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首先，應(yīng)當(dāng)說知識管理的實(shí)施不一定咬必須要使用軟件予以支撐，但是軟件的良好應(yīng)用則可以促進(jìn)知識管理的有效開展，能夠強(qiáng)制性地將很多東西具體落實(shí)、積累和分享到位。軟件的應(yīng)用可以有強(qiáng)制性的層面，從中可以產(chǎn)生一種制度，僅僅依靠員工自覺去履行是很難堅(jiān)持下去的。比如，企業(yè)項(xiàng)目結(jié)束后，根據(jù)制度規(guī)定必須要有人將所有資料進(jìn)行上傳，而且要形成知識地圖，這樣就使得其他人能夠及時看到相關(guān)資料，這其中就有強(qiáng)制性的成分。知識管理需要建立在軟件系統(tǒng)上的強(qiáng)制性作為底色，這樣在這個底色上才能夠涂抹出其他精彩的顏色。
其次，信息系統(tǒng)可以幫助企業(yè)有效節(jié)省成本，這是相對于將信息資料紙質(zhì)化表現(xiàn)來講的，如果一個好的經(jīng)驗(yàn)要通過打印發(fā)放給員工，不同地域的員工接收還需要郵寄費(fèi)用，這些都是需要一定額度的成本的，但是信息系統(tǒng)就可以擺脫這種限制，有權(quán)限的人都可以瀏覽，新的版本也可以及時看到。
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