基于管理工作效率提升的辦公自動化意義探究

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摘 要：隨著計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息化管理逐漸成為各個企業(yè)的重要管理手段。辦公自動化對于提高工作效率和工作質(zhì)量以及廣泛的利用社會各種信息資源具有重要的作用，已成為事業(yè)單位進(jìn)行管理工作的重要手段和內(nèi)容，特別是對于事業(yè)單位管理工作效率的提升，辦公自動化可謂是發(fā)揮了不可替代的作用。文章基于事業(yè)單位管理工作效率的提升，對辦公自動化建設(shè)和應(yīng)用的意義進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：辦公自動化 管理工作效率 意義

在很多企事業(yè)單位中，管理人員每天都會有大量的文案和檔案資料需要處理，面對復(fù)雜的工作流程，決策者需要依據(jù)各種信息做出重要的決定，因此，在新形勢下，事業(yè)單位建立一套自動化辦公系統(tǒng)很有必要。辦公自動化具有方便、快捷的特點(diǎn)，不僅能夠使事業(yè)單位改變傳統(tǒng)的辦公管理理念，加速其管理手段的現(xiàn)代化進(jìn)程，豐富文案、檔案等資料的記載形式和保存形式，還能夠有效的節(jié)約人力資源，減輕管理人員的工作壓力，特別是對于提高管理人員的管理工作效率具有重要的意義，對事業(yè)單位的各項(xiàng)管理工作產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。

1.有利于事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動化和一體化

檔案是眾多企事業(yè)單位、機(jī)構(gòu)和組織等在社會活動中形成文字、視頻、圖像以及其他信息的原始記錄，也可作為歷史的真實(shí)記載，因此，檔案管理工作對于事業(yè)單位的發(fā)展具有特殊的意義。檔案管理工作主要任務(wù)是對檔案進(jìn)行收集、整理、檢定、儲存、檢索等，而自動化辦公使檔案記載、保存形式等先進(jìn)和豐富起來，將自動化辦公融入事業(yè)單位的檔案管理中，檔案管理人員能夠充分運(yùn)用辦公自動化系統(tǒng)和軟件，對資料進(jìn)行準(zhǔn)確、快速、自動化的管理，并保證檔案信息的真實(shí)性、可靠性和安全性；另外，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案資料的處理和管理是兩個獨(dú)立的環(huán)節(jié)，分工明確，一般由不同的工作人員進(jìn)行檔案的處理和管理，但是隨著自動化辦公的引入，事業(yè)單位逐漸轉(zhuǎn)變了管理觀念，在管理方式上逐漸走向統(tǒng)一，不再將檔案管理工作看作是一項(xiàng)獨(dú)立的工作，而是一項(xiàng)將單位文件管理工作和檔案管理工作融為一體的綜合性工作，將檔案管理過程看作是工作人員加工信息的全過程?？傊?，自動化辦公對于事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動化和一體化具有重要的意義。

2.能夠加快事業(yè)單位信息化管理進(jìn)程

辦公自動化是一項(xiàng)服務(wù)于某種目標(biāo)的系統(tǒng)，它主要是通過計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)等發(fā)展起來的，可以說，沒有信息化，也就不會有現(xiàn)代化，因此，廣大事業(yè)單位想要實(shí)現(xiàn)信息化和現(xiàn)代化，必須將建立信息化辦公模式作為一項(xiàng)重要的工程，不斷將計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等應(yīng)用到辦公當(dāng)中，使單位的各項(xiàng)管理工作通過計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)辦公來完成，這對于簡化管理工作程序、提高工作效率有著積極的意義。與此同時，事業(yè)單位也必須認(rèn)識到，信息化建設(shè)是一個復(fù)雜且系統(tǒng)的過程，不能一蹴而就，它不僅涉及到計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)等，還涉及到管理學(xué)科、行為學(xué)科、工程學(xué)科、系統(tǒng)學(xué)科等，特別是辦公自動化系統(tǒng)，它在信息化管理系統(tǒng)中的地位非常重要。對于事業(yè)單位的信息化管理系統(tǒng)來說，有針對性的對辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)劃和設(shè)計并科學(xué)應(yīng)用于辦公業(yè)務(wù)中，不僅能夠確保信息傳遞的真實(shí)性、快捷性和安全性，還能夠使信息化管理系統(tǒng)的功能作用不斷擴(kuò)展和延伸，使其充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息化的作用，加快了信息化管理進(jìn)程。

3.對于提高工作人員的工作效率具有重要的意義

在辦公自動化系統(tǒng)中，具有多功能模塊，不僅有檔案管理模塊，還有辦公、信息模塊等，通過辦公自動化平臺，各部門之間彼此加強(qiáng)溝通和交流，能夠更好的實(shí)現(xiàn)信息共享，還能夠有效的改善和提高各部門之間的辦公工作能力、處理信息的能力，這樣就使工作效率得到了顯著的提高。此外，各部門的工作人員能夠通過辦公自動化平臺獲得不同部門、不同區(qū)域的信息，并能夠及時加強(qiáng)與其他工作人員的溝通和交流，了解最新信息和動態(tài)，使得他們的辦公能力和事務(wù)處理能力有效的得到提升，最終提高了工作效率，保證辦公的規(guī)范化和科學(xué)化，對于提升事業(yè)單位整體管理工作效率和現(xiàn)代化管理水平具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

4.有利于工作人員綜合素質(zhì)的提高

辦公自動化系統(tǒng)作為重要的現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，具有很強(qiáng)的適用性，其應(yīng)用的主要目的實(shí)現(xiàn)信息資源共享。而事實(shí)上，辦公自動化對工作人員提出了更高的要求。這主要是因?yàn)檗k公自動化系統(tǒng)是一項(xiàng)先進(jìn)的、涉及到多學(xué)科、多領(lǐng)域的系統(tǒng)，工作人員要想通過辦公自動化提高管理工作效率，就必須掌握熟練的計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相關(guān)的理論知識和實(shí)際操作能力，還要熟悉辦公自動化的工作流程，而由于涉及到管理，工作人員還需掌握一定的管理學(xué)科、行為學(xué)科的知識等，總之，在信息管理過程中，工作人員只有不斷提高自身的素質(zhì)和能力，才能更好的適應(yīng)辦公自動化對綜合性人才的需求。由此可見，辦公自動化有利于工作人員在工作過程中不斷提升自己的整體素質(zhì)、工作效率和管理水平。

5.結(jié)語

總之，辦公自動化對事業(yè)單位管理工作效率的影響是深遠(yuǎn)的，它將單位各個部門密切的聯(lián)系了起來，強(qiáng)化了單位內(nèi)部工作人員、部門之間的交流和協(xié)同工作，不僅有利于事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動化和一體化，加快事業(yè)單位信息化管理進(jìn)程，還對于提高工作人員的工作效率、整體素質(zhì)以及事業(yè)單位的整體管理水平具有重要作用。當(dāng)前，科技仍在不斷進(jìn)步，而辦公自動化技術(shù)也將會在信息化環(huán)境的發(fā)展過程中日新月異，未來，自動化辦公必將成為事業(yè)單位事務(wù)辦公的主要趨勢。

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