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知識管理實施過程中，要建立企業(yè)內(nèi)部文檔積累與更新制度和外部知識內(nèi)化機(jī)制，原因如下：
對員工來說，一方面，企業(yè)平時提供工具，收集、整理與各員工工作緊密相關(guān)的各種有價值的信息和知識，這些信息和知識不僅包括像報告、項目總結(jié)、模板、電子數(shù)據(jù)表、參考書、說明書等各種紙質(zhì)資料，也包括各種工具、設(shè)備和特殊的應(yīng)用軟件，有了相應(yīng)的知識庫，新員工就能很快地熟悉自己的工作環(huán)境，學(xué)習(xí)和借鑒其他員工的經(jīng)驗；另一方面，企業(yè)對有效的組織信息進(jìn)行文檔化和分類，為便于傳遞信息提供制度性保障，可以為員工創(chuàng)造一個知識共享的環(huán)境，提高其工作效率和創(chuàng)新能力。
對企業(yè)來說，企業(yè)將個人知識提升為組織知識，可以減少因員工休假、離職而造成的損失。
另外，任何企業(yè)都不可避免地需要從企業(yè)外部吸收個人或組織的知識。無論外部的知識來自何處，其內(nèi)化程度都決定了企業(yè)是否真正獲得了這些外部知識，并將其轉(zhuǎn)化為自身的知識資源，也決定了這些知識對企業(yè)的價值和意義。
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