北京OA信息化與OA應(yīng)該如何結(jié)合？

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   在我們探討知識(shí)管理如何與OA應(yīng)用相結(jié)合之前，我們首先要弄清一個(gè)問(wèn)題：究竟什么是知識(shí)管理?
   引用斯維拜(Karl E Sverby)從認(rèn)識(shí)論角度對(duì)知識(shí)管理的定義，便是“利用組織的無(wú)形資產(chǎn)創(chuàng)造價(jià)值的藝術(shù)。”也就是說(shuō)，知識(shí)首先不同于傳統(tǒng)的資產(chǎn)，它更多的以“無(wú)形”的形式存在，這也是我們通常說(shuō)的隱性知識(shí)，例如人的經(jīng)驗(yàn)、心得，人所掌握的技能等，而無(wú)形的知識(shí)卻是無(wú)價(jià)的，知識(shí)管理就是要用科學(xué)的方式獲取、組織、分享、更新、創(chuàng)新這些知識(shí)，從而在企業(yè)組織中成為管理運(yùn)營(yíng)的智慧資本，給企業(yè)帶來(lái)價(jià)值。因而我們說(shuō)，知識(shí)管理是一種全新的經(jīng)營(yíng)管理模式，它要求企業(yè)將知識(shí)視為企業(yè)最重要的戰(zhàn)略資源，把最大限度地掌握和利用知識(shí)作為提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵;從實(shí)踐的層面上來(lái)說(shuō)，知識(shí)管理一方面需要及時(shí)獲取存在于企業(yè)內(nèi)外部的各種信息、數(shù)據(jù)、文檔等，另一方面還需要對(duì)與知識(shí)相關(guān)的活動(dòng)進(jìn)行充分的管理和支持，這就需要把知識(shí)本身、使用知識(shí)的人、傳播知識(shí)的活動(dòng)等各方面的資源協(xié)調(diào)統(tǒng)一起來(lái)。

   了解了知識(shí)管理的基本概念后，OA又該如何提供對(duì)知識(shí)管理的支撐呢?從知識(shí)管理的五大要素一一分析如下：

    知識(shí)的獲?。撼爽F(xiàn)成的文檔資料外，知識(shí)更多的存在于的日常活動(dòng)的過(guò)程中，并不斷的在產(chǎn)生和更新的過(guò)程中。因此OA應(yīng)擴(kuò)大其對(duì)企業(yè)管理的涵蓋面，深入企業(yè)的運(yùn)營(yíng)，同時(shí)將知識(shí)管理貫穿于企業(yè)運(yùn)作的各個(gè)環(huán)節(jié)，讓企業(yè)可以隨時(shí)隨地的關(guān)注、跟蹤和攫取業(yè)務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的知識(shí)，并進(jìn)行及時(shí)的記錄，而不必從頭撰寫文檔或單純的以文檔的形式展現(xiàn)。例如對(duì)一個(gè)客戶從獲得信息到簽單的銷售過(guò)程可以很方便的隨時(shí)被記錄，簽單結(jié)束后便可自動(dòng)形成知識(shí)庫(kù)的一部分;另外就是OA也可以進(jìn)一步擴(kuò)展成為搜索、整合和組織各種外部信息的平臺(tái)，并將其中的信息轉(zhuǎn)化為知識(shí)供訪問(wèn)者共享。

    知識(shí)的整理：OA中積累了眾多企業(yè)內(nèi)部文檔，這些文檔都是雜亂無(wú)章的，因此需要對(duì)各種結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化知識(shí)的有序管理。這包括提供對(duì)各種形式(PPT、EXCEL、WORKD、圖片、掃描)文檔的存儲(chǔ);對(duì)各種數(shù)據(jù)和信息的轉(zhuǎn)化;提供可高度定義的知識(shí)目錄;提供可細(xì)分的，多角度的共享權(quán)限安全設(shè)定;提供各種知識(shí)展現(xiàn)平臺(tái);提供知識(shí)與知識(shí)之間的關(guān)聯(lián)等。

    知識(shí)的分發(fā)：完成了知識(shí)的獲取和整理后，下一步就需要將這些有價(jià)值的知識(shí)通過(guò)OA系統(tǒng)中的共享和邀請(qǐng)閱讀方式在企業(yè)內(nèi)部廣泛的傳播。也可以以其他各種形式展現(xiàn)，例如內(nèi)外網(wǎng)站、企業(yè)新聞、電子期刊、相關(guān)文檔等;另一方面還可以通過(guò)知識(shí)訂閱、交流社區(qū)、即時(shí)通訊、網(wǎng)絡(luò)學(xué)校、工作流程等進(jìn)行分發(fā);分發(fā)對(duì)象可以為某個(gè)部門的人員，也可以為整個(gè)企業(yè)或外部的合作伙伴等。

    知識(shí)的利用：完成了知識(shí)分發(fā)后，下一步的工作就是促進(jìn)人員有效的對(duì)知識(shí)進(jìn)行汲取，并對(duì)知識(shí)的轉(zhuǎn)化進(jìn)行評(píng)估和分析。這包括知識(shí)的查詢，如提供出色的信息檢索功能、知識(shí)關(guān)聯(lián)、知識(shí)地圖等使企業(yè)在業(yè)務(wù)過(guò)程中可以迅速地獲得需要查找的信息;學(xué)習(xí)評(píng)估和考核，提供各種學(xué)習(xí)和測(cè)驗(yàn)工具;知識(shí)分析和統(tǒng)計(jì)，從各種角度分析知識(shí)的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容以及被閱讀的情況，判別知識(shí)的價(jià)值和人員的趨向等。

    知識(shí)的創(chuàng)新：知識(shí)被汲取并加以利用后，又會(huì)在實(shí)踐中產(chǎn)生新的知識(shí)。因此知識(shí)管理還需要利用創(chuàng)建、溝通、交流等手段讓新的知識(shí)顯性化，補(bǔ)充到原有的知識(shí)體系中，并重新進(jìn)入知識(shí)獲取、存儲(chǔ)、共享、利用、創(chuàng)新的新一輪循環(huán)，以實(shí)現(xiàn)知識(shí)的不斷更新和積累。這包括在日常工作中隨時(shí)和便利的創(chuàng)建知識(shí);新知識(shí)能夠迅速進(jìn)入原有的知識(shí)體系;與人力資源管理相結(jié)合，對(duì)知識(shí)積累的考核和激勵(lì);突破組織界限，進(jìn)行動(dòng)態(tài)的靈活的溝通交流，聯(lián)合內(nèi)外部的知識(shí)力量等。

    總之OA不僅提供基本的信息和事務(wù)管理平臺(tái)，還應(yīng)該關(guān)注這些信息和業(yè)務(wù)過(guò)程中所包含的知識(shí)，并利用一系列知識(shí)管理工具實(shí)現(xiàn)對(duì)其的獲取、轉(zhuǎn)化、存儲(chǔ)和利用，以支持企業(yè)知識(shí)型組織的建立，以知識(shí)管理有效的提升個(gè)人和組織的能力!應(yīng)該說(shuō)，引入知識(shí)管理是辦公自動(dòng)化領(lǐng)域的一場(chǎng)革命，必將給OA帶來(lái)更高層面的應(yīng)用價(jià)值。