看板管理給工作協(xié)同帶來的益處

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　　我們的工作中充滿了大大小小的“項(xiàng)目”：項(xiàng)目立項(xiàng)、工程實(shí)施、財(cái)務(wù)管理等，無論何種性質(zhì)的項(xiàng)目，協(xié)作都是其中必不可少的一環(huán)。當(dāng)某個(gè)項(xiàng)目任務(wù)繁雜、時(shí)間周期長、參與人數(shù)多時(shí)，就容易遇到管理混亂、信息不對稱、項(xiàng)目細(xì)節(jié)遺漏等問題，最終將導(dǎo)致項(xiàng)目無法保質(zhì)保量地完成。

　　尤其是在設(shè)計(jì)工程行業(yè)，上述情況十分常見。往往項(xiàng)目規(guī)模越大，因項(xiàng)目管理不夠完善導(dǎo)致的損失就越大。有些管理問題甚至成為了久久無法解決的管理“痛點(diǎn)”，時(shí)刻困擾著公司和項(xiàng)目管理者，一些常見的痛點(diǎn)有：

　　1.管理難。項(xiàng)目周期長，整個(gè)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)流程在多個(gè)部門之間流轉(zhuǎn)，期間也可能出現(xiàn)項(xiàng)目成員更替、部門政策變化等情況，導(dǎo)致信息總是不對稱，項(xiàng)目管理者無法隨時(shí)查看任務(wù)的進(jìn)行狀況，只能抓大放小，留下隱患;普通項(xiàng)目成員與管理者之間溝通不及時(shí)，任務(wù)難以交付。

　　2.信息化難。管理者缺乏信息化手段，項(xiàng)目經(jīng)理很難即時(shí)掌握項(xiàng)目進(jìn)度，無法合理規(guī)劃施工項(xiàng)目或調(diào)配資源。

　　3.合作難。對于需要多人合作的任務(wù)，常常出現(xiàn)責(zé)任不明確，任務(wù)周期難以界定，工作進(jìn)展不同步等問題。

　　4.提高效率難。管理員工績效在項(xiàng)目中非常重要，若無法及時(shí)統(tǒng)計(jì)，會(huì)導(dǎo)致相應(yīng)獎(jiǎng)金發(fā)放不及時(shí)。

　　5.總結(jié)難。項(xiàng)目結(jié)束后，復(fù)盤工作量大，項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)難以沉淀。

　　上述痛點(diǎn)究其原因，是公司管理能力的發(fā)展跟不上業(yè)務(wù)的發(fā)展。也就是說，管理能力成為了公司的一塊短板。面對管理難題，許多大型公司選擇自主開發(fā)管理系統(tǒng)，甚至發(fā)展出了獨(dú)到的管理理念，經(jīng)過多年實(shí)踐，其中有一種管理方式被認(rèn)為非常適用于以項(xiàng)目為核心的行業(yè)，那就是看板。

　　看板管理，來自日語 “看板”，カンバン，日語羅馬拼寫：Kanban，最初來自豐田生產(chǎn)模式中的重要概念，指為了達(dá)到及時(shí)生產(chǎn)(JIT)方式控制現(xiàn)場生產(chǎn)流程的工具?？窗骞ぞ咭话阌迷趫F(tuán)隊(duì)、企業(yè)的生產(chǎn)環(huán)境中，作為一種團(tuán)隊(duì)任務(wù)的協(xié)同工具存在?？梢宰寛F(tuán)隊(duì)成員即時(shí)了解任務(wù)的內(nèi)容與進(jìn)度。

　　泛普軟件開發(fā)的企業(yè)協(xié)作系統(tǒng)，基于上述管理原則，可以有效幫助企業(yè)解決管理難題，不管你是項(xiàng)目經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、市場主管還是公司的CEO，都可以使用泛普軟件企業(yè)協(xié)作系統(tǒng)高效管理項(xiàng)目進(jìn)度、實(shí)時(shí)查看分析報(bào)表、統(tǒng)籌管理項(xiàng)目資源。與傳統(tǒng)管理方式比起來，看板管理的優(yōu)勢主要有以下兩點(diǎn)：

　　(一) 直觀可視

　　直觀可視具體表現(xiàn)在三個(gè)方面：項(xiàng)目資源直觀可視、任務(wù)管理直觀可視、項(xiàng)目進(jìn)展直觀可視。

　　傳統(tǒng)管理方式將信息儲(chǔ)存在電腦或紙質(zhì)文件中，不易查看且信息之間關(guān)聯(lián)性不強(qiáng);任務(wù)管理中的計(jì)劃、信息與資源無法統(tǒng)籌管理;項(xiàng)目管理難以做到即時(shí)更新。

　　在企業(yè)協(xié)作系統(tǒng)中可分別為不同類別的項(xiàng)目創(chuàng)建模板，通過任務(wù)看板將流程可視化;文件在項(xiàng)目中統(tǒng)一管理，每個(gè)文件的來源與關(guān)聯(lián)信息都可追溯;系統(tǒng)提供多種視圖或表格供管理者實(shí)時(shí)查看項(xiàng)目進(jìn)展。

　　(二) 高效推動(dòng)

　　高效推動(dòng)有兩個(gè)前提：高效獲取信息以及高效溝通。

　　使用傳統(tǒng)的管理方式，因項(xiàng)目資源管理混亂、責(zé)任界定不清晰等問題，項(xiàng)目成員難以做到以上兩點(diǎn)。

　　企業(yè)協(xié)作系統(tǒng)將項(xiàng)目信息實(shí)時(shí)同步給參與者，員工可在線上看到項(xiàng)目進(jìn)展、分派給自己的任務(wù)以及相應(yīng)資源，并且系統(tǒng)提供提醒功能以及線上消息發(fā)送功能，可大大降低員工的時(shí)間成本以及溝通成本。

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