OA辦公自動(dòng)化軟件選型會(huì)遇到的五個(gè)問題是什么

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我國(guó)企業(yè)常會(huì)利用OA辦公自動(dòng)化軟件來改善企業(yè)的辦公效率，為使得后期應(yīng)用更順暢，前期選型工作就尤為重要。

信息化的企業(yè)都需要一套OA辦公系統(tǒng)，那么作為協(xié)同OA項(xiàng)目的主要負(fù)責(zé)人，在組織賦予CIO肩負(fù)起協(xié)同OA項(xiàng)目選型和建設(shè)職責(zé)的同時(shí)，不少CIO卻滿懷激情地沖向了陷阱。如何避免落入這些陷阱呢？具體如下：

OA辦公自動(dòng)化軟件選型陷阱一：缺乏長(zhǎng)期規(guī)劃

　　CIO一般有當(dāng)前的項(xiàng)目規(guī)劃，而無(wú)長(zhǎng)期戰(zhàn)略規(guī)劃，為項(xiàng)目的早夭埋下了伏筆。

OA辦公自動(dòng)化軟件選型陷阱二：實(shí)施急功近利

　　從需求開始，有專業(yè)的人員進(jìn)行需求的采集、提煉、評(píng)估，形成應(yīng)用的“概念設(shè)計(jì)”；經(jīng)過評(píng)審后，技術(shù)高手會(huì)充分考慮諸多因素后提出“構(gòu)架設(shè)計(jì)”，評(píng)審后才會(huì)到開發(fā)部形成“應(yīng)用設(shè)計(jì)”，評(píng)審后才會(huì)有“代碼開發(fā)”，然后是“功能測(cè)試”，最后才能交給你。這期間，所有的環(huán)節(jié)都應(yīng)該是最優(yōu)秀的人力資源在保障質(zhì)量，所以你千萬(wàn)不要指望找到一個(gè)非常廉價(jià)還百依百順的供應(yīng)商，根據(jù)你的指令快速而完美地幫你達(dá)成目標(biāo)。

OA辦公自動(dòng)化軟件選型陷阱三：需求貪大求全

　　如果你堅(jiān)信自己采集的需求是一種客觀的需求，是必須被100%滿足的需求，你就離失敗不遠(yuǎn)了。那么，如何認(rèn)識(shí)自己的需求？

　　首先，絕大多數(shù)的協(xié)同OA需求都是發(fā)問卷給相關(guān)人采集匯總而得來的，以這樣的形式采集匯總的需求造就了中國(guó)過去近20年幾乎所有的協(xié)同OA都走項(xiàng)目化；

　　其次，看著別人的協(xié)同OA產(chǎn)品還湊合拿來就用。如果你也是這樣整理需求的，那簡(jiǎn)直就是自殺，這種看上去合乎邏輯的需求成型方式里面卻埋藏著失敗的種子；

　　再次，世上沒有一套現(xiàn)成的軟件能夠100%地滿足。依據(jù)企業(yè)各部門甚至個(gè)人的需求開發(fā)出來的協(xié)同OA軟件，可能功能看上去非常豐富，但實(shí)際上卻形成了一個(gè)個(gè)以部門為中心的應(yīng)用孤島，最后大家用起來一頭霧水。

　　所以，如果我們要以整個(gè)組織高效協(xié)同為目標(biāo)，那么，把我們協(xié)同在一起的功能軟件才是企業(yè)真實(shí)所需；

　　最后，企業(yè)CIO要提醒大家放下本位主義，先找到一個(gè)組織共性的需求，然后才是關(guān)鍵部門的需求，最后才是重要角色的需求。

OA辦公自動(dòng)化軟件選型陷阱四：片面追求新技術(shù)

　　對(duì)新技術(shù)的片面性追求常常導(dǎo)致項(xiàng)目成為了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人（特別是CIO）自?shī)首詷返幕萎a(chǎn)物。探索的精神無(wú)可厚非，但是畢竟嘗試性的技術(shù)探索對(duì)于組織應(yīng)用所期望的穩(wěn)定性、實(shí)用性而言是高風(fēng)險(xiǎn)和高成本的。

　　我們相信CIO對(duì)于協(xié)同OA軟件的評(píng)估側(cè)重應(yīng)用和技術(shù)是理性的，但我們也同時(shí)注意到，CIO對(duì)于推動(dòng)組織建立新型工作行為模式的艱巨性和挑戰(zhàn)性的重視程度不夠，常在對(duì)未來技術(shù)應(yīng)用發(fā)展趨勢(shì)的無(wú)限可能性的冥思苦想中忽略了組織與協(xié)調(diào)成本，導(dǎo)致系統(tǒng)實(shí)施成為踏入泥潭的第一步。

OA辦公自動(dòng)化軟件選型陷阱五：實(shí)施缺乏導(dǎo)向

實(shí)施被不少CIO理解為軟件開放、安裝調(diào)試、培訓(xùn)、測(cè)試、上線這一類的事務(wù)，但我們認(rèn)為這不是實(shí)施，至少實(shí)施的目標(biāo)錯(cuò)了，不是結(jié)束一個(gè)軟件的部署過程，而是在這個(gè)過程中達(dá)成管理提升的目的。如果前面所說的工作是必需的過程，那么達(dá)成管理目標(biāo)才是實(shí)施的結(jié)果。遺憾的是，極少有CIO在實(shí)施計(jì)劃中明確地提出管理提升目標(biāo)，最高的層次也就是具體枝節(jié)需求的滿足。