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三、項(xiàng)目范圍控制要素分析：
1．項(xiàng)目范圍定義的依據(jù)
1.1關(guān)鍵業(yè)務(wù)需求
企業(yè)在定義其項(xiàng)目實(shí)施范圍時(shí)，要注意緊緊圍繞著企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)以及核心業(yè)務(wù)，以內(nèi)部價(jià)值鏈為主線，而非全部業(yè)務(wù)，一應(yīng)俱全。實(shí)施信息系統(tǒng)的目的是提高企業(yè)的競爭力和內(nèi)部管理效率，因此我們要定位在能夠?yàn)槠髽I(yè)的效益和效率產(chǎn)生最大價(jià)值的方面，而不是涵蓋企業(yè)的全部業(yè)務(wù)。要避免出現(xiàn)主次不分，胡子眉毛一把抓的現(xiàn)象。
2．項(xiàng)目范圍控制要素
一般來說，在啟動(dòng)項(xiàng)目初期，業(yè)主就應(yīng)該提出一個(gè)比較穩(wěn)定的項(xiàng)目范圍，為項(xiàng)目的實(shí)施提供一個(gè)牢固的前提和框架，同時(shí)也是為后期的項(xiàng)目管理劃出一個(gè)明晰的“圈”，所有項(xiàng)目活動(dòng)的開展，包括項(xiàng)目成本、質(zhì)量和時(shí)間的控制也應(yīng)該在此范圍內(nèi)進(jìn)行。但是，在實(shí)際的操作過程中，這個(gè)“圈”的邊界有可能會(huì)出現(xiàn)模糊、擴(kuò)大的現(xiàn)象，甚至這些擴(kuò)大和模糊的部分給項(xiàng)目帶來風(fēng)險(xiǎn)。我們從下圖看：
如果項(xiàng)目范圍即既定的的面積S不變，C、Q、T就可以在一個(gè)固定的S的邊界限制下給出一個(gè)約束的關(guān)系模型。但是，如果S的值并不是固定，就如上圖所示出現(xiàn)邊界模糊或者向外擴(kuò)展時(shí)，
C、Q、T就失去可依賴的邊界限制，其之間的約束關(guān)系就會(huì)變得復(fù)雜。因此，我們?cè)趯?duì)項(xiàng)目范圍進(jìn)行控制時(shí)，一是要保證項(xiàng)目初期的S是準(zhǔn)確可靠的，盡量減少邊界的模糊性；二是要保證項(xiàng)目實(shí)施過程中S的穩(wěn)定，盡量避免擴(kuò)大化，或是說讓擴(kuò)大化受到合理的控制。
2.1內(nèi)部價(jià)值鏈
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項(xiàng)目預(yù)算——項(xiàng)目拆分及概算分?jǐn)偂?xiàng)目合同——訂單——采購——庫存——材料發(fā)放——合同支付——成本歸集
可以看出價(jià)值鏈中的每個(gè)環(huán)節(jié)構(gòu)成了企業(yè)內(nèi)部的核心業(yè)務(wù)，因此，我們?cè)诙x項(xiàng)目范圍的時(shí)候就可以貫穿著這個(gè)價(jià)值鏈，把價(jià)值鏈中的每個(gè)環(huán)節(jié)定義成具體的項(xiàng)目需求和范圍，并且遵循一個(gè)閉環(huán)的原則來進(jìn)行描述，如下述對(duì)項(xiàng)目預(yù)算范圍定義中，從預(yù)算編制開始到預(yù)算回歸分析，接著又進(jìn)行預(yù)算編制，形成一個(gè)完整的閉環(huán)。
通過上述的定義，我們就可以為價(jià)值鏈定義出多個(gè)閉環(huán)，而每個(gè)閉環(huán)將構(gòu)成一個(gè)整體的閉環(huán)，同時(shí)也構(gòu)成項(xiàng)目范圍的邊界。
2.2內(nèi)部管理成本
業(yè)主在實(shí)施項(xiàng)目過程中，對(duì)超出了原項(xiàng)目范圍內(nèi)定義的需求我們可以用以下的標(biāo)準(zhǔn)來作出判斷。
2.2.1是否對(duì)關(guān)鍵業(yè)務(wù)構(gòu)成關(guān)鍵的影響
項(xiàng)目實(shí)施中，在對(duì)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行詳細(xì)需求調(diào)研的階段，業(yè)務(wù)部門不可避免地會(huì)提出很多與其業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)，或者是一些新的想法，當(dāng)遇到這種情況的時(shí)候，業(yè)主方的信息部門要作出一個(gè)合適的判斷，是否可以包含在項(xiàng)目范圍內(nèi)。
首先，這個(gè)業(yè)務(wù)需求是否在關(guān)鍵業(yè)務(wù)描述中已經(jīng)涵蓋，或者說這個(gè)需求是否對(duì)關(guān)鍵的業(yè)務(wù)構(gòu)成足夠的影響力。如果不是，建議可以不納入項(xiàng)目的范圍內(nèi)，或者暫時(shí)不納入本次的項(xiàng)目范圍內(nèi)，而作為日后一個(gè)擴(kuò)展的功能。
其次，如果此需求對(duì)關(guān)鍵業(yè)務(wù)構(gòu)成必要的影響，那么信息部門應(yīng)該進(jìn)一步作以下分析：
（1） 目前系統(tǒng)功能是否可以解決這個(gè)需求？如果可以，實(shí)現(xiàn)難度如何？
（2） 如果實(shí)現(xiàn)難度不大，可以納入項(xiàng)目范圍。如果實(shí)現(xiàn)難度大，那么進(jìn)行成本分析。
2.2.2項(xiàng)目成本分析
（1） 內(nèi)部資源是否足夠應(yīng)付新需求的實(shí)現(xiàn)？包括業(yè)務(wù)部門人員、技術(shù)人員、軟硬件支撐。
（2） 在整體項(xiàng)目計(jì)劃當(dāng)中是否允許作這樣的調(diào)整？能否在項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)間內(nèi)完成？
（3） 是否能保證項(xiàng)目的質(zhì)量？會(huì)不會(huì)對(duì)其他功能造成影響？
如果上述成本分析回答都是肯定的，那么就可以把需求納入實(shí)施范圍，如果全為否，建議就不把其納入本項(xiàng)目范圍。但是由于該項(xiàng)需求是一個(gè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)需求，可以考慮把此項(xiàng)目作為擴(kuò)展功能在以后實(shí)現(xiàn)，目前可以采用其他靈活的方式處理。如果上述的回答中有肯定也有否定的，那么我認(rèn)為首先要以內(nèi)部資源的問題作為重點(diǎn)，如果此條件不能滿足，即使勉強(qiáng)把其納入項(xiàng)目范圍內(nèi)也只會(huì)造成項(xiàng)目的延遲，還不如干脆等條件滿足的情況下再實(shí)施，目前先采取其他靈活的方式處理，這樣既保證當(dāng)前項(xiàng)目在原既定范圍內(nèi)完成，新需求在新的項(xiàng)目中實(shí)現(xiàn)。如果內(nèi)部資源條件滿足，那就要判斷是否對(duì)項(xiàng)目的計(jì)劃和質(zhì)量造成影響或者說造成多大的影響？這種影響能否被接受和控制等等。如果會(huì)失去控制，建議不納入范圍而采取其他方式解決。
我們可以總結(jié)出如下一個(gè)問題分析列表：
項(xiàng)目范圍分析問題列表 |
項(xiàng)目范圍控制因素 |
問題分析 |
對(duì)問題的回答 |
是否可納入項(xiàng)目范圍 |
后續(xù)分析 |
關(guān)鍵前提條件同時(shí)滿足 |
1、是否對(duì)關(guān)鍵業(yè)務(wù)構(gòu)成關(guān)鍵的影響 |
1．1這個(gè)業(yè)務(wù)需求是否在關(guān)鍵業(yè)務(wù)描述中已經(jīng)涵蓋，或者說這個(gè)需求是否對(duì)關(guān)鍵的業(yè)務(wù)構(gòu)成足夠的影響力。 |
是① |
|
2.1 |
|
否② |
否 |
|
② |
2、實(shí)現(xiàn)難度分析 |
2．1目前系統(tǒng)功能是否可以解決這個(gè)需求？ 難度不大？ |
是③ |
是 |
|
①③ |
否④ |
|
3 |
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3、項(xiàng)目成本分析
C=f(Q,T,S) |
3．1內(nèi)部資源分配是否足夠？ |
是⑤ |
是
|
|
①④⑤⑦⑨ |
否⑥ |
3．2時(shí)間是否允許？ |
是⑦ |
否⑧ |
否 |
①④⑥⑧⑩ |
3．3是否能夠保證項(xiàng)目質(zhì)量？ |
是⑨ |
否⑩ |
四、在控制項(xiàng)目范圍時(shí)要注意控制好實(shí)施雙方之間的利益關(guān)系：
項(xiàng)目成本控制對(duì)項(xiàng)目實(shí)施雙方來說，特別是對(duì)項(xiàng)目范圍的理解上常會(huì)存在著利益沖突關(guān)系，因此業(yè)主方在控制項(xiàng)目范圍時(shí)要注意切實(shí)把握好關(guān)鍵業(yè)務(wù)的范疇，把控住項(xiàng)目的成本，而且此成本不光是指實(shí)施一方消耗的成本，還要注意結(jié)合自身內(nèi)部資源的問題，重點(diǎn)考慮好內(nèi)部的管理成本。企業(yè)實(shí)施信息系統(tǒng)本身是一項(xiàng)高管理成本的項(xiàng)目，如果項(xiàng)目范圍本身控制不當(dāng)，很容易造成無形的內(nèi)部管理成本的巨大消耗，而在實(shí)際的管理效益上獲得的收益卻不高，在這種低的效益/投資比下，無疑是一種不可取的項(xiàng)目管理方向，因此，企業(yè)進(jìn)行信息化項(xiàng)目管理的時(shí)候，要站在中立、客觀的立場上分析范圍的“度”，采取適度則取，過度則收的原則。
企業(yè)如何在信息化項(xiàng)目中進(jìn)行項(xiàng)目范圍管理（上）（陳倩慈）
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陳倩慈
專欄
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