河北省統(tǒng)計局文件管理程序

　　一、目的

　　為了加強本局質(zhì)量管理體系文件管理，確保體系文件的適宜性和充分性，制定本程序。

　　二、適用范圍

　　適用于本局質(zhì)量管理體系文件的管理。

　　三、職責

　　（一）局長負責質(zhì)量管理體系重要文件的批準。

　?。ǘ┓止芨本珠L負責審核、批準分管范圍內(nèi)的質(zhì)量管理體系文件；根據(jù)局長授權簽發(fā)有關文件。

　?。ㄈ┚謽宿k負責質(zhì)量體系文件的評審、修訂、組織實施與日常監(jiān)督；負責組織編寫相關的質(zhì)量管理體系文件。

　?。ㄋ模└鲉挝回撠煴締挝幌嚓P的程序文件、行政公文、規(guī)章制度、操作規(guī)程等體系文件的起草和日常管理。

　　四、工作程序

　?。ㄒ唬┵|(zhì)量管理體系文件包括質(zhì)量方針、質(zhì)量目標、質(zhì)量手冊、相關程序文件、管理制度、公文等。

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　　本局以公文形式發(fā)出的文件，按行政公文管理的相關規(guī)定予以編號標識和管理。

　　外來文件的標識采用原文件編號進行標識。

　　對已作廢但可能作為資料查閱的文件，應視不同情況明確做出“作廢”標識。

　　（三）文件的編制審批和發(fā)布

　　質(zhì)量手冊、年度質(zhì)量目標和其他綜合性質(zhì)量管理體系文件由局標辦組織相關單位編寫。

　　質(zhì)量管理體系重要文件（如質(zhì)量方針、質(zhì)量手冊、局質(zhì)量目標等）由局長批準發(fā)布。

　　程序文件由分管局領導批準發(fā)布。

　　各處室內(nèi)部使用的工作制度由處室主要負責人審核批準。

　　各種業(yè)務公文按行政公文管理的相關規(guī)定，由相關單位組織起草、征求意見、修改，報主管局長審定、簽發(fā)，重要公文由局長審定簽發(fā)。

　　文件起草單位依據(jù)政府信息公開的相關規(guī)定，結合文件內(nèi)容，提出“主動公開”、“依申請公開”或“不予公開”的建議，隨文件一同報批。

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　　質(zhì)量手冊、年度質(zhì)量目標和質(zhì)量管理體系綜合性文件由局標辦在全局范圍內(nèi)統(tǒng)一發(fā)放；業(yè)務公文由各相關單位根據(jù)確定的發(fā)放范圍和數(shù)量統(tǒng)一發(fā)放。

　　局政務公文依據(jù)省行政機關公文管理相關規(guī)定和《河北省統(tǒng)計局公文處理工作辦法（暫行）》規(guī)定執(zhí)行，辦公室負責保存《發(fā)文記錄》、《收文記錄》。

　　（五）文件的管理

　　涉密文件按保密文件管理相關規(guī)定和《河北省統(tǒng)計系統(tǒng)保密工作暫行規(guī)定》執(zhí)行。

　　文件領用單位/人收到文件后，應對領用的文件加以妥善使用和保管，分類存放于干燥、通風、安全的地方，防止污損、遺失。

　　文件因破損嚴重影響使用時，使用者應向發(fā)文單位申請辦理文件更換手續(xù)，交回破損文件，換發(fā)新文件。

　　發(fā)生文件遺失時，由遺失人向發(fā)文單位申請補發(fā)。

　　（六）外來文件的使用及整理

　　局辦公室負責國家、省、市及相關單位的文件、材料的接收、批辦及管理。

　　局機關各單位在日常工作過程中應注意識別和收集與業(yè)務相關的國家法律法規(guī)、標準、規(guī)范性文件的最新版本，及時反饋到辦公室及相關使用單位，以及時更新。

　　（七）文件的評審

　　各文件使用單位和人員在文件使用過程中，注意其適用性和有效性，發(fā)現(xiàn)問題時，應以書面或口頭形式與文件起草單位進行溝通，需要更改時按照本程序“四（八）”款的要求進行更改。

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　　文件需要更改時，申請人應說明更改原因及更改內(nèi)容，由原審批單位/人進行審批。當原審批人不在職時，由接替其職位人員審批。

　?。ň牛┪募淖鲝U及銷毀

　　文件作廢時，由發(fā)文單位提出申請，經(jīng)分管局領導批準后予以廢止。需要時，由發(fā)文單位逐一收回。

　　作廢文件銷毀由發(fā)文單位填寫《檔案銷毀清冊》，經(jīng)分管局領導審批后由局辦公室按規(guī)定處理。

　　有參考作用的作廢文件，由相關單位提出留用申請，填寫《檔案銷毀清冊》，經(jīng)分管局領導批準后，由發(fā)文單位在文件上加蓋“作廢留用”章后，方可留用并妥善保管。

　　（十）保密及檔案管理

　　執(zhí)行中央、省以及局保密及檔案管理的相關規(guī)定。

　　五、依據(jù)文件

　　1.黨政機關公文處理工作條例

　　2.河北省統(tǒng)計局公文處理工作辦法（暫行）

　　3.河北省統(tǒng)計局關于改進文件制發(fā)工作的規(guī)定

　　4.河北省統(tǒng)計系統(tǒng)保密工作暫行規(guī)定

　　5.中華人民共和國檔案法

　　6.河北省統(tǒng)計局文件材料歸檔范圍及文書檔案保管期限表

　　7.河北省統(tǒng)計局檔案資料借閱制度

　　8.河北省統(tǒng)計局音像檔案管理辦法

　　9.河北省統(tǒng)計局檔案庫房管理制度

　　10.河北省統(tǒng)計局印章管理暫行規(guī)定

　　11.記錄管理程序

　　六、記錄

　　1.河北省統(tǒng)計局收文簿

　　2.河北省統(tǒng)計局發(fā)文簿

　　3.河北省統(tǒng)計局收文呈辦箋

　　4.河北省統(tǒng)計局發(fā)文呈辦箋

　　5.河北省統(tǒng)計局內(nèi)部請示（報告）

　　6.河北省統(tǒng)計局機要文件辦理卡片

　　7.河北省統(tǒng)計局文件會簽單

　　8.情況報告

　　七、附件

　　文件管理流程圖及相關記錄