政協(xié)常德市委員會(huì)機(jī)關(guān)文件收發(fā)管理工作規(guī)范

第一章　　總則

　　第一條　　為使機(jī)關(guān)的公文處理工作規(guī)范化、制度化，根據(jù)有關(guān)文件規(guī)定和工作需要，特制定本規(guī)范。

　　第二條　　辦公室文件收發(fā)、管理工作在秘書(shū)長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，由秘書(shū)科承擔(dān)，各專(zhuān)委會(huì)和辦公室科室配合。

　　第三條　　辦公室秘書(shū)科確定專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)文件收發(fā)、管理工作。

　　第四條　　辦公室設(shè)立專(zhuān)門(mén)用于收發(fā)和保管文件的機(jī)要室。機(jī)要室必須安裝鐵門(mén)，配備存放文件的鐵質(zhì)保險(xiǎn)柜。

　　第五條　　在文件收發(fā)、管理工作中，必須嚴(yán)格執(zhí)行《國(guó)家保密法》及相關(guān)法律、法規(guī)。

第二章　　收文處理

　　第六條　　簽收。外單位送交市政協(xié)和市政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)的公文，統(tǒng)一由辦公室秘書(shū)科負(fù)責(zé)簽收。非緊急、特殊情況，不得直接送交市政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)處理。簽收公文要認(rèn)真檢查包裝是否完整，核對(duì)投遞單上寫(xiě)的收文單位和編號(hào)與文件袋上的收文單位和編號(hào)是否一致，逐件清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取處理措施。

　　第七條　　登記。秘書(shū)科對(duì)當(dāng)日收進(jìn)的公文要及時(shí)逐件進(jìn)行分類(lèi)、登記。登記應(yīng)將公文標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、密級(jí)、份數(shù)、收文日期及傳遞辦理情況逐項(xiàng)填寫(xiě)清楚。急件隨到隨登記，立即分辦送閱。收文登記本應(yīng)視同機(jī)要件保存。

　　第八條　　分送。秘書(shū)科對(duì)當(dāng)日收到的公文登記后，送辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)提出擬辦意見(jiàn)。

　　第九條　　擬辦。辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公文內(nèi)容，提出公文辦理意見(jiàn)。需提出辦理意見(jiàn)的文件主要是：（1）上級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)并需要貫徹落實(shí)的文件；（2）本機(jī)關(guān)所屬部門(mén)主送本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示件；（3）平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)需要答復(fù)的文件。有些重要或機(jī)密性較強(qiáng)的文件雖不需辦理，也要提出閱讀分發(fā)意見(jiàn)。

　　做好擬辦工作，要認(rèn)真研究來(lái)文的內(nèi)容和發(fā)文機(jī)關(guān)的要求，周密考慮適宜的處理方案。擬辦意見(jiàn)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要。

　　第十條　　傳閱。需主席、副主席、秘書(shū)長(zhǎng)閱批的公文及信件，由秘書(shū)科及時(shí)送交主席、副主席、秘書(shū)長(zhǎng)閱批，領(lǐng)導(dǎo)閱批后，秘書(shū)科及時(shí)取回辦理。只供閱讀的文件，一般先送主要領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)，再送其他領(lǐng)導(dǎo)。對(duì)需要辦理的文件，則先送主管領(lǐng)導(dǎo)，再送主要領(lǐng)導(dǎo)和其他領(lǐng)導(dǎo)。特殊情況下，也可按實(shí)際需要調(diào)整傳閱順序。傳閱文件由文件管理人員逐人送取，閱文對(duì)象之間不橫傳。收回閱文夾時(shí)，要檢查閱文對(duì)象是否簽字，清點(diǎn)送閱的文件是否齊全。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)閱文時(shí)作的批示，要及時(shí)落實(shí)或交辦。

　　第十一條　　批辦。政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)、秘書(shū)長(zhǎng)對(duì)公文進(jìn)行批示，提出辦理意見(jiàn)。辦理意見(jiàn)應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明，并指明承辦部門(mén)或承辦人，緊急公文應(yīng)注明辦理時(shí)限。

　　第十二條　　承辦。凡需要市政協(xié)貫徹執(zhí)行的公文，由辦公室或?qū)Ｎ瘯?huì)承辦。

　?。ㄒ唬┏修k公文應(yīng)按照即來(lái)即辦的原則，正確區(qū)分輕重緩急有序辦理，不得延誤、推諉。辦理結(jié)果要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)反饋。

　?。ǘ?duì)需要轉(zhuǎn)發(fā)貫徹執(zhí)行的公文，辦公室要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示草擬轉(zhuǎn)發(fā)文件，并按照發(fā)文程序?qū)徟?span>
　?。ㄈ?duì)只需要知曉內(nèi)容、了解情況的，在公文處理單上簽名即可。

　?。ㄋ模┕某修k完畢，承辦人要在公文處理單上注明承辦結(jié)果、承辦人和完成時(shí)間。

　　第十三條　　催辦。辦公室秘書(shū)科對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門(mén)辦理的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。對(duì)逾期未辦的公文，要查明情況和責(zé)任。

　　需要催辦的公文主要有以下幾類(lèi)：一是需要答復(fù)的上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)市政協(xié)的公文；二是向政協(xié)聯(lián)系工作、商洽事務(wù)的公文；三是各區(qū)縣（市）向市政協(xié)的請(qǐng)示、報(bào)告類(lèi)公文；四是市政協(xié)轉(zhuǎn)交辦理，需要對(duì)方回復(fù)的公文。

　　第十四條　　立卷。公文辦結(jié)后應(yīng)及時(shí)將公文底稿、文印件和有關(guān)材料整理立卷。

　　第十五條　　歸檔。公文歸檔應(yīng)根據(jù)公文的特征、相互聯(lián)系和保存價(jià)值進(jìn)行分類(lèi)、整理、立卷，完整地反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，并便于保管、查找和利用。歸檔文件應(yīng)設(shè)立兩套案卷，及時(shí)移交檔案室。

第三章　　發(fā)文處理

　　第十六條　　對(duì)以辦公室名義制發(fā)的文件，要認(rèn)真做好登記、送印、施印、分裝、傳遞、歸檔工作。

　　第十七條　　登記。秘書(shū)科要設(shè)立專(zhuān)門(mén)的發(fā)文登記本，對(duì)已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審簽的文稿進(jìn)行登記。登記的項(xiàng)目有：發(fā)文字號(hào)、文件標(biāo)題、秘密等級(jí)、分發(fā)范圍、印刷份數(shù)、送印日期。登記前，應(yīng)仔細(xì)檢查領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的手續(xù)是否完備，文件版式格式標(biāo)注的項(xiàng)目有無(wú)遺漏和差錯(cuò)，附件是否齊全，辦文程序是否正確。

　　第十八條　　送印。對(duì)擬印的文件作好登記后，文件起草單位要及時(shí)送文印室，付印時(shí)要履行文稿交接手續(xù)。文稿的校對(duì)工作，由文件起草單位負(fù)責(zé)。

　　第十九條　　施印。除會(huì)議紀(jì)要和有特定版頭的普發(fā)性文件外，其他文件都應(yīng)加蓋相應(yīng)的印章。文件施印必須壓蓋文件署名和成文日期，印痕平正。

　　第二十條　　傳遞。文件的傳遞可根據(jù)不同情況，分別采用內(nèi)送和外投的方式。發(fā)辦公室領(lǐng)導(dǎo)和內(nèi)部單位的文件，一般采用內(nèi)送方式；受文單位較遠(yuǎn)的采用外投方式，一般通過(guò)郵政部門(mén)投遞到受文單位，也可由文件起草單位派專(zhuān)車(chē)、專(zhuān)人直接送達(dá)。

　　第二十一條　　歸檔。文件發(fā)出后，文件管理人員應(yīng)將領(lǐng)導(dǎo)批示、文件底稿和若干份數(shù)正式文件以及其他必須歸檔的資料及時(shí)收集整理，定期歸檔。

第四章　　文件管理

　　第二十二條　　文件的閱讀傳達(dá)。文件的閱讀傳達(dá)應(yīng)嚴(yán)格按發(fā)文機(jī)關(guān)的要求執(zhí)行。如需擴(kuò)大閱讀傳達(dá)范圍，必須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。

　　第二十三條　　文件的復(fù)制。因工作需要翻印或復(fù)制上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)給的文件，須經(jīng)文件制發(fā)機(jī)關(guān)同意。經(jīng)批準(zhǔn)同意翻印或復(fù)制的文件，翻印件和復(fù)制件上要標(biāo)明翻印、復(fù)制機(jī)關(guān)的名稱(chēng)。翻印、復(fù)印的文件按正式文件一樣管理，不得任意擴(kuò)大閱讀范圍。

　　第二十四條　　文件的匯編。匯編上級(jí)機(jī)關(guān)的秘密以上文件需向上級(jí)機(jī)關(guān)寫(xiě)出書(shū)面請(qǐng)示，并附上匯編文件的目錄，經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批復(fù)授權(quán)后方可匯編。經(jīng)批準(zhǔn)匯編的文件，匯編本應(yīng)按編入文件的最高密級(jí)標(biāo)注密級(jí)，并按機(jī)要文件進(jìn)行管理。匯編文件只發(fā)組織，不發(fā)個(gè)人。

　　第二十五條　　文件的清退、銷(xiāo)毀。文件管理人員每年要對(duì)上年度的文件進(jìn)行清理，要按要求清退并寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告。對(duì)上交、歸檔以后余留的文件，要進(jìn)行登記整理，經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到保密部門(mén)指定的地方銷(xiāo)毀。