東興區(qū)食品藥品監(jiān)督管理局機關公文管理制度

 
關于印發(fā)《機關公文管理制度》的通知

各監(jiān)管所、機關各股室（隊、中心）:

　　為加強局機關公文管理，提高工作效率和質(zhì)量，實現(xiàn)機關公文處理工作的科學化、制度化、規(guī)范化。根據(jù)局機關實際，現(xiàn)將《機關公文管理制度》印發(fā)你們，請遵照執(zhí)行。

　　
　                　2014年7月2日

　　內(nèi)江市東興區(qū)食品藥品監(jiān)督管理局     2014年7月2日印發(fā)

內(nèi)江市東興區(qū)食品藥品監(jiān)督管理局機關公文管理制度

　　為加強局機關公文管理，提高工作效率和質(zhì)量，實現(xiàn)機關公文發(fā)文處理工作的科學化、制度化、規(guī)范化，特制定本制度。

　　一、上報、下發(fā)公文處理程序

　?。ㄒ唬┢鸩莨?，必須做到觀點明確，條理清晰，表述清楚，用語準確。

　?。ǘ└鞴墒遥?、中心）擬制公文，應由股室（隊、中心）負責人審閱把關，然后按公文審批程序處理。

　　（三）公文審批程序：

　　1、全局性工作、人事、財務方面公文，股室（隊、中心）草擬—分管領導審核—局長簽發(fā)--局辦公室編號、打印、司印。

　　2、業(yè)務性公文，股室（隊、中心）草擬--局辦分管領導審核—相關分管領導簽發(fā)--局辦公室編號、打印、司印。

　　3、空白執(zhí)法類文書，法規(guī)股草擬（提供樣模）--局辦分管領導審核—法規(guī)股分管領導審定簽發(fā)--局辦公室司印。

　　4、業(yè)務性報表、資料，股室（隊、中心）草擬--相關分管領導審定簽發(fā)--局辦公室司印。

　　5、信息，股室（隊、中心）草擬--相關分管領導審核--局辦分管領導審定簽發(fā)--局辦公室承辦。

　　6、空白資料、表格、文書等印刷，股室（隊、中心）草擬--相關分管領導審核--局辦分管領導審定簽發(fā)--局辦公室承辦。

　?。ㄋ模┕拇蛴『?，由公文擬稿人負責做好校對工作。公文印制必須做到準確、及時、規(guī)范、保密。

　?。ㄎ澹┕募陌l(fā)，原則上由公文起草股室（隊、中心、）負責。

　?。┕挠“l(fā)完畢后，局辦公室必須按照規(guī)定將公文的定稿、正本和有關材料收集齊全，進行立卷歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。

　　二、收文處理程序

　　所有收文一律由局辦公室統(tǒng)一簽收登記和管理。收文辦理一般包括簽收、登記、擬辦、批辦、分辦、承辦、督辦、辦結、歸檔、銷毀、保密等程序。

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　　局辦公室文檔管理人員每天接收或下載省市局、市區(qū)及

　　相關部門的公文；查看黨政網(wǎng)、電子政務外網(wǎng)、市局網(wǎng)站等相關平臺是否有上級交辦公文；通過收發(fā)文件交換站、郵寄和傳真的信函、郵件應及時簽收、拆封、登記，呈送局辦分管領導簽批。

　　凡從上述渠道接收電子版公文后,作為正式公文先行辦理；收到正式公文后，再將電子版公文辦理過程中產(chǎn)生的有關材料并入正式公文，繼續(xù)辦理或者歸檔。

　　（二）登記

　　1、凡接收的公文，除寫明“親收”、“親啟”或署有個人姓名的信件由本人拆封外，統(tǒng)一由局辦分管文檔管理人員簽收、拆封、登記、編號；特殊情況下，由局辦分管文檔管理人員或局辦分管負責人先行簽收后轉收發(fā)人員。

　　2、文檔管理人員按發(fā)文機關分類登記，沒有密級且屬不須本局承辦的閱知件、發(fā)給個人或無工作關系的抄件、或沒有保存價值的公文，可不予登記；直送相關股室（隊、中心）辦理的公文，相關股室（隊、中心）先簽收后，即轉局辦公室登記后再行辦理。

　　（三）擬辦、批辦、分辦

　　簽收的公文及簡報等，一般應當在30分鐘內(nèi)送局辦分管領導提出擬辦意見，文檔管理人員根據(jù)局辦分管領導閱批意見，在60分鐘內(nèi)分送到相關領導閱批或承辦股室（隊、中心）、承辦人承辦；緊急或有時間要求的公文隨到隨辦，急件公文要及時通知承辦人。

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　　文檔管理人員將領導閱批的公文，做好登記后及時轉有關股室（隊、中心）、承辦人承辦，有關股室（隊、中心）簽收公文、領導簽批件由局辦公室文檔管理人員傳送相關股室（隊、中心）、承辦人，要保證承辦件及時辦理，確保工作效率。承辦股室（隊、中心）、承辦人需要原件的，到局辦公室辦理相關手續(xù)后借出，公文辦理完畢及時存檔。

　　承辦股室（隊、中心）、承辦人收到承辦件后及時進行確認，對不屬于股室（隊、中心）職責的應迅速與局辦公室聯(lián)系，經(jīng)局辦分管領導確認后轉其他股室（隊、中心）承辦，不得積壓或自行轉辦；各承辦股室（隊、中心）要按辦理時限要求將承辦公文的辦理情況報相關分管領導，并定期進行自查，防止漏辦或延誤工作。公文涉及兩個以上承辦股室（隊、中心）時，由主辦股室（隊、中心）負責牽頭，相關股室（隊、中心）密切配合不得推諉。

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　　局領導批示要求承辦股室（隊、中心）提出辦理意見、落實或研究處理的批示件，由局辦跟蹤催辦，承辦股室（隊、中心）原則上在2個工作日反饋辦理情況。急件急辦，領導明確簽署時間要求的，以領導簽批時限為準。情況復雜的，承辦股室（隊、中心）應將辦理情況及時報告領導。涉及多個股室（隊、中心）的，由主辦股室（隊、中心）牽頭、溝通、協(xié)調(diào)達成一致意見后，在規(guī)定工作日內(nèi)報簽批領導。特殊情況的要向分管領導說明并報告辦理進展情況，報告結果一般不得超過規(guī)定工作日或領導簽批時限。

　　（六）辦結

　　凡請閱知的人員都已簽字的，視為辦理完畢，具體情況如下：

　　1、已按領導批示，認真承辦，履行了處理程序，并有結果；

　　2、對上級機關公文，已通過行文或其他方式貫徹執(zhí)行；

　　3、對同級機關函件已明確答復；

　　4、對下級機關請示已作批復；

　　5、呈閱件在規(guī)定傳閱范圍內(nèi)傳閱完畢。

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　　承辦、閱辦完的公文要及時退給局辦公室統(tǒng)一處理，有存檔價值和存查必要的公文，按照《局檔案管理制度》由局辦公室立卷歸檔（承辦過程中形成的所有文字、音像資料等，原則按誰主辦誰負責送歸局辦公室存檔）；承辦件辦結后，承辦股室（隊、中心）將辦理結果和承辦件一并送局辦公室存檔。

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　　根據(jù)《檔案法》，對保管期限已滿或原基礎不好的案卷或保管期限不明確的案卷，由指導科檔案管理人員對擬銷毀檔案提出存毀的初步意見，并對擬銷毀檔案按類別造冊登記，由局檔案工作鑒定領導小組鑒定，確定銷毀或續(xù)存，經(jīng)審查不予銷毀的檔案仍繼續(xù)保存，并在銷毀清冊上詳細注明；銷毀清冊及銷毀檔案書面報告，必須經(jīng)分管檔案工作的領導簽字，方能生效；經(jīng)鑒定批準銷毀的檔案，必須送指定地點銷毀，不準出賣或做其它用；銷毀檔案時必須派專人護送到指定地點，由兩人以上監(jiān)督銷毀，并在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人要簽名蓋章，以示負責。

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　　文件要嚴格按照傳閱范圍進行傳閱，在傳閱過程中，不得從閱夾中抽留文件，不得帶回家中。

　　對秘密文件復印要遵守國家有關規(guī)定并注意以下保密事項：

　　1、復印國家秘密文件，局辦公室要指定專人負責，同時建立嚴格的登記制度并由分管辦公室領導審批；

　　2、“絕密”文件和中央領導同志的內(nèi)部講話記錄，發(fā)文部門規(guī)定不準翻印的文件，未經(jīng)原發(fā)文機關批準不得自行復??；

　　3、嚴禁復印中央各種文稿和中央領導同志的內(nèi)部講話稿；

　　4、嚴禁將國家秘密文件拿到社會上營業(yè)性的復印場所復印；

　　5、對復印的國家秘密文件要與原文件一樣進行嚴格管理。

　　三、公文處理責任及考核。

　　各股室（隊、中心）負責人為所發(fā)公文的第一責任人，具體擬稿人為具體責任人。公文的處理質(zhì)量列入股室（隊、中心）的目標考核。具體為：

　?。ㄒ唬┻`反公文處理程序，越級辦文或未經(jīng)領導簽發(fā)

　　辦文的，一次扣減所在股室（隊、中心）年終考核分值5分。

　?。ǘ┌垂奶幚沓绦蛞?guī)定,所有局發(fā)公文必須經(jīng)領導簽發(fā)，未經(jīng)領導簽發(fā)便編號、印制、司印的文件一律無效，并扣除相關股室（隊、中心）年終目標考核分值各2分,造成重大影響的追究有關人員責任。

　?。ㄈ┪唇?jīng)局辦分管領導審核把關的文件，一律不得送局相關分管領導審閱、簽發(fā)，除一些特殊文件有特殊規(guī)定外，所有文件須有局辦分管領導審核簽署意見，局辦公室因把關不嚴造成錯件，一次扣局辦公室目標考核分值0.1分。

　?。ㄋ模┕拇蛴『煤笥≈魄?，公文擬稿人要認真做好校對工作，凡在公文印制好后發(fā)現(xiàn)錯字、別字、病句或其它邏輯、語法明顯錯誤的內(nèi)容，一次扣減校對人員所在股室（隊、中心）年終考核目標分值0.2分，并承擔由錯件印制所造成的經(jīng)濟損失。

　　（五）公文擬稿人應對文件擬稿認真負責。局辦分管領導在校對科（局）辦理公文時，對公文中發(fā)現(xiàn)有病句、錯字、別字的，一次直接扣除股室（隊、中心）目標管理分值0.1分；局辦公室司印人員不認真，未經(jīng)領導簽發(fā)而司印的，一次扣局辦公室目標考核分值2分。

　?。┕牡牡赘濉⒄暮陀嘘P與公文有聯(lián)系的材料收集齊全，作為追究責任的依據(jù)。