上海市電子公文歸檔管理實施辦法（暫行）

　　核心提示：上海市電子公文歸檔管理實施辦法（暫行）（發(fā)布日期：2010-02-09）第一條為了保障電子公文的科學保管和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》，結合本市實...

上海市電子公文歸檔管理實施辦法（暫行）

（發(fā)布日期：2010-02-09）

第一條為了保障電子公文的科學保管和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》，結合本市實際，制定本辦法。

第二條本辦法所稱電子公文，是指本市各類電子政務系統(tǒng)中形成或處理的，具有公文規(guī)范格式的電子文件。

電子公文歸檔，是指文書部門或業(yè)務部門將按規(guī)范程序形成的電子公文，按一定要求向本機關檔案部門移交的過程。

歸檔電子公文，是指具有查考和利用價值，并按一定要求歸檔后作為檔案保存的電子公文。

第三條本辦法適用于本市各級黨和國家機關，其他組織可參照執(zhí)行。其他類型電子文件的歸檔管理可參照本辦法。

第四條電子公文歸檔管理的原則是：遵循電子公文形成特點和規(guī)律，維護電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，便于電子公文的科學保管和長期有效利用。

第五條本市各機關應當將電子公文歸檔管理納入本地區(qū)、本系統(tǒng)、本機關電子政務建設、公文管理和機關有關部門的職責范圍，明確分管領導，加強監(jiān)督檢查，切實落實機構、人員、資金等保障措施。

第六條市和區(qū)縣檔案行政管理部門應明確電子公文歸檔管理職責，對同級機關電子公文歸檔管理工作實行監(jiān)督、指導。

電子公文形成單位應指定專人負責電子公文的歸檔工作，將電子公文的形成、積累、收集、整理、鑒定、歸檔、保管和利用納入機關文書處理程序和相關人員的崗位職責；各機關檔案部門應參與和指導電子公文的形成、辦理、收集和歸檔等各工作環(huán)節(jié)。

電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，歸檔前由形成部門負責，歸檔后由檔案部門負責。

第七條電子公文的歸檔范圍及保管期限，由檔案部門會同文書部門、信息技術部門，根據(jù)本機關電子政務的應用情況，參照國家和本市的有關規(guī)定劃定，并不斷予以補充和完善。歸檔類目和編號應按照本機關檔案分類的結構與層次設定。

第八條電子公文一般在辦理完畢后即時歸檔，也可在形成部門保留一段時間后實行批量歸檔；可以卸載到脫機載體上進行歸檔，也可通過計算機網(wǎng)絡進行歸檔。

第九條電子公文形成時應由公文處理系統(tǒng)自動產(chǎn)生相關的元數(shù)據(jù)和背景信息，在擬制、流轉等過程中及時進行跟蹤、檢查和補充，并隨同電子公文一并歸檔。

電子公文處理系統(tǒng)及其網(wǎng)絡系統(tǒng)，應采取穩(wěn)妥的身份識別、權限控制、防計算機病毒及防攻擊等技術措施，以確保電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性。涉密的電子公文必須標明相應的密級，并禁止在非涉密網(wǎng)和非涉密信息系統(tǒng)中傳輸、處理。

第十條電子公文形成機關應當將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質公文與電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立邏輯關聯(lián)；對已經(jīng)實行電子簽名的并具有法律效力的電子公文，需要永久保存的，歸檔時仍應當附加具有憑證作用的紙質公文，國家法律、法規(guī)或本市地方性法規(guī)、政府規(guī)章另有規(guī)定的，從其規(guī)定。

第十一條各機關檔案部門在接收電子公文時，應對歸檔電子公文逐件核查其技術狀況，確保歸檔電子公文無病毒、未壓縮、未加密并采用符合檔案管理要求的存儲格式，發(fā)現(xiàn)問題及時將其退回形成部門整改；通過脫機載體進行歸檔的電子公文，檔案部門還應對其載體進行檢驗，確保載體清潔、無劃痕、無病毒、未磁化、符合保管期限要求等。

檔案部門驗收合格后，應當按規(guī)定辦理電子公文移交手續(xù)。

第十二條歸檔電子公文以件為單位進行整理，按照本機關檔案分類方案進行分類，并拷貝至符合保管期限要求的載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

第十三條歸檔電子公文參照DA/T 18進行著錄，同時按照保證其真實性、完整性和有效性的要求和相關標準與規(guī)范，補充電子公文特有的著錄項目和其他標識，并將結果制成機讀目錄和紙質目錄。

第十四條各機關檔案部門的檔案計算機管理系統(tǒng)，應當納入本機關電子政務系統(tǒng)，并與電子公文管理系統(tǒng)相銜接，設置足夠容量的存儲空間，存放歸檔保存的電子公文，使歸檔的電子公文能被有效識別，便于管理和利用。有條件的機關應當把公文管理和檔案管理整合成統(tǒng)一的文檔一體化管理系統(tǒng)。

涉密電子公文載體的保存，應按照不同密級的管理規(guī)定，選擇安全保密的場所和部位，配備必要的軟硬件加密技術。

第十五條各機關檔案部門應會同信息技術部門每年對電子公文的讀取設備的更新情況進行一次檢查。設備環(huán)境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性；如不兼容，應進行載體轉換，原載體保留時間不少于3年，保留期滿后按保密要求進行處置。

第十六條各機關檔案部門應在確保載體安全可利用的前提下，定期對歸檔電子公文進行可識別性檢測和轉存。對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施。對磁性載體上的歸檔電子公文，每4年轉存一次，原載體同時保留時間不少于4年。

第十七條歸檔電子公文的利用應嚴格遵守國家有關規(guī)定，防止非法調(diào)閱和復制。檔案部門應當按權限提供利用歸檔電子公文，封存的歸檔電子公文只供內(nèi)部管理，不得直接提供利用。

各機關檔案部門提供利用有密級要求的歸檔電子公文時，應嚴格遵守國家有關保密的規(guī)定，采用聯(lián)網(wǎng)方式提供利用的，應采取穩(wěn)妥的身份認定、權限控制和審計跟蹤，并安裝加密機、防火墻和防電磁泄漏等設備。

第十八條超過保管期限的歸檔電子公文的鑒定和銷毀，按照紙質檔案的有關規(guī)定辦理。屬于保密范圍的歸檔電子公文，如存儲在不可擦除載體上，應連同存儲載體一起銷毀并在網(wǎng)絡中徹底清除。不屬于保密范圍的歸檔電子公文可進行邏輯刪除。已銷毀的歸檔電子公文由檔案部門列出銷毀目錄存檔備查。

第十九條本辦法由上海市檔案局負責修訂和解釋。本辦法未盡事宜，參照國家其他有關電子文件的標準和規(guī)范執(zhí)行。

第二十條本辦法自2006年4月1日起施行。

發(fā)布：2007-03-27 15:19 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關閉]

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