杭州OA實(shí)務(wù):流程評(píng)述之應(yīng)付帳款流程

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對(duì)于杭州OA項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，其核心就是企業(yè)管理流程。在后續(xù)的文章中，筆者將以一定的篇幅介紹一下制造企業(yè)的管理流程。一方面是對(duì)我以前工作的總結(jié)，另一方面，也希望借此能夠那些需要幫助的人提供一些幫助。

在文章中，我將以公司的實(shí)際案例描述企業(yè)管理流程，同時(shí)，也會(huì)強(qiáng)調(diào)在流程操作中可能出現(xiàn)的問(wèn)題，特別是企業(yè)實(shí)際管理流程跟杭州OA提供的標(biāo)準(zhǔn)流程不一致的地方。同時(shí)，也會(huì)對(duì)杭州OA項(xiàng)目過(guò)程中，業(yè)務(wù)重組的相關(guān)知識(shí)及技能做一些介紹。

這里我將給大家介紹的第一個(gè)流程是應(yīng)付帳款流程。

應(yīng)付帳款流程說(shuō)說(shuō)是一個(gè)流程，其實(shí)，根據(jù)應(yīng)付帳款形式的不同，其還可以細(xì)分為好幾個(gè)流程。如應(yīng)付帳款逐筆結(jié)轉(zhuǎn)流程、應(yīng)付帳款月結(jié)流程、應(yīng)付帳款暫估流程等等。出于篇幅的限制，我這里對(duì)于應(yīng)付帳款逐筆結(jié)轉(zhuǎn)流程與應(yīng)付帳款月結(jié)流程將合并講述。而因?yàn)閼?yīng)付帳款暫估流程比較特殊，我將分開(kāi)來(lái)講解。

我先以應(yīng)付帳款月結(jié)為例，進(jìn)行說(shuō)明。

假設(shè)，某企業(yè)當(dāng)月的某個(gè)供應(yīng)商一共有四筆交易記錄，明細(xì)如下：

1、5月4日供應(yīng)商送貨20萬(wàn)，企業(yè)開(kāi)入庫(kù)單A。

2、5月10日供應(yīng)商送貨15萬(wàn)，企業(yè)開(kāi)入庫(kù)單B。

3、5月26日供應(yīng)商送貨10萬(wàn)，企業(yè)開(kāi)入庫(kù)單C。

4、5月31日供應(yīng)商送貨20萬(wàn)，企業(yè)開(kāi)入庫(kù)單D。

到5月底、6月初，企業(yè)就要進(jìn)行應(yīng)付帳款作業(yè)。結(jié)合杭州OA系統(tǒng)，企業(yè)用戶(hù)該如何開(kāi)展相關(guān)工作呢?

第一步：采購(gòu)員提出應(yīng)付帳款的需求。

在月底，采購(gòu)要跟供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)帳。對(duì)帳是一件比較頭疼的問(wèn)題，因?yàn)槠浔容^煩瑣，沒(méi)有多少技術(shù)含量，只要人細(xì)心就可以了。其實(shí)在對(duì)帳中，還是有些技巧的。

我以前有個(gè)客戶(hù)，對(duì)帳的大部分工作由企業(yè)自己做。具體的說(shuō)，就是月底供應(yīng)商送來(lái)一份出貨明細(xì)表，然后，公司的采購(gòu)員根據(jù)此表一張張的尋找進(jìn)貨記錄與采購(gòu)記錄，進(jìn)行逐筆的核對(duì)。如此，對(duì)帳的工作明顯都推給了企業(yè)。其實(shí)，我們?nèi)舨捎昧撕贾軴A系統(tǒng)后，我們可以反過(guò)來(lái)。每月底，我們可以從系統(tǒng)里導(dǎo)出一份當(dāng)月的進(jìn)貨記錄，然后把這份記錄發(fā)給供應(yīng)商，讓其進(jìn)行核對(duì)。我們只需要對(duì)于供應(yīng)商有異議的條目進(jìn)行復(fù)核即可。如此，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，工作量就會(huì)輕松很多。

再對(duì)帳時(shí)，要注意兩個(gè)問(wèn)題。

一是月結(jié)的時(shí)間問(wèn)題。我遇到的大部分客戶(hù)，都是按自然月結(jié)帳，也就是說(shuō)，以自然月為單位，跟供應(yīng)商對(duì)帳。但是，也有不少的客戶(hù)，不采取自然月，而手工的劃分月結(jié)時(shí)間。如我有一個(gè)客戶(hù)，其規(guī)定的月結(jié)時(shí)間是25日截止，26日送的貨都當(dāng)是下個(gè)月進(jìn)的貨。故若遇到這種情況，我們?cè)谙到y(tǒng)里導(dǎo)出進(jìn)貨明細(xì)表的時(shí)候，要注意選擇具體的日期，如4月26日到5月25日，這就是5月份應(yīng)該結(jié)帳的進(jìn)貨記錄。也就是說(shuō)，若按照這個(gè)客戶(hù)的要求，則以上的例子中，只有第一、二條記錄可以作為5月份的貨款依據(jù)。

二是發(fā)票的問(wèn)題。在大部分生產(chǎn)企業(yè)中，都有增值稅發(fā)票的管理要求，因?yàn)槠淇梢杂脕?lái)抵扣銷(xiāo)項(xiàng)稅額。一般情況下，有兩種發(fā)票管理方法。一是逐項(xiàng)開(kāi)發(fā)票，也就是說(shuō)，每進(jìn)一次貨就開(kāi)一次發(fā)票。這種發(fā)票管理比較簡(jiǎn)單，因?yàn)槠涓少?gòu)單、入庫(kù)單是一一對(duì)應(yīng)的，但是，工作量比較大。無(wú)論是供應(yīng)商開(kāi)發(fā)票還是企業(yè)自己認(rèn)證發(fā)票，都比較麻煩。另外是一個(gè)月開(kāi)一次發(fā)票。也就是說(shuō)，跟供應(yīng)商對(duì)完帳后，供應(yīng)商就開(kāi)一張發(fā)票過(guò)來(lái)，發(fā)票的金額就是當(dāng)月產(chǎn)生的總金額。對(duì)于杭州OA系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，這兩者都支持。前者，就是逐筆結(jié)帳流程，后者就是月結(jié)流程。由于增值稅發(fā)票，在一定程度上也是企業(yè)的資產(chǎn)，所以，在供應(yīng)商材料入庫(kù)單上，杭州OA也作了限制。當(dāng)采購(gòu)員收到發(fā)票時(shí)，采購(gòu)員需要在入庫(kù)單上注明發(fā)票的號(hào)碼，以表示供應(yīng)商開(kāi)了發(fā)票。若沒(méi)有發(fā)票信息，則系統(tǒng)可以控制，該入庫(kù)單不能生成應(yīng)付帳款信息。

采購(gòu)員對(duì)帳完成后，就會(huì)把相關(guān)的單據(jù)遞交給財(cái)務(wù)人員，讓其再次對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)。

第二步：財(cái)務(wù)人員核對(duì)

采購(gòu)員對(duì)帳無(wú)誤后，填寫(xiě)付款申請(qǐng)單給財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)會(huì)再次核對(duì)相關(guān)信息。

到了財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)人員主要會(huì)核對(duì)單據(jù)是否齊全。不同的企業(yè)對(duì)于申請(qǐng)貨款需要哪些單據(jù)有其不同的要求。我的客戶(hù)，大部分都是四單合一，即采購(gòu)單、供應(yīng)商送貨單、原材料入庫(kù)單與發(fā)票申請(qǐng)單四單一致。為了方便財(cái)務(wù)人員核對(duì)，系統(tǒng)提供了“四單報(bào)表”。這張報(bào)表以入庫(kù)單為依據(jù)，查找對(duì)應(yīng)的供應(yīng)商入庫(kù)單單號(hào)(如果在系統(tǒng)中有輸入的話(huà))、采購(gòu)單號(hào)及發(fā)票號(hào)碼。通過(guò)這張報(bào)表財(cái)務(wù)人員就可以一目了然的知道，單據(jù)是否齊全。若單據(jù)不齊全，財(cái)務(wù)人員就可以把付款申請(qǐng)單退回給采購(gòu)，讓其重新整理，直到單據(jù)齊全為止。

一般情況下，入貨的數(shù)量、價(jià)格等基本信息經(jīng)過(guò)采購(gòu)員對(duì)帳后，很少會(huì)有錯(cuò)誤。不過(guò)有時(shí)候，發(fā)票的金額可能會(huì)產(chǎn)生誤差。如當(dāng)月供應(yīng)商當(dāng)月發(fā)生退貨時(shí)，本來(lái)應(yīng)該開(kāi)紅字發(fā)票對(duì)沖的，但是，這么處理起來(lái)比較麻煩。所以，可能退貨的金額直接在當(dāng)月發(fā)票上扣掉。所以，當(dāng)月的開(kāi)票金額跟當(dāng)月的應(yīng)付金額可能不一致。系統(tǒng)會(huì)提示相關(guān)的報(bào)警信息，若用戶(hù)覺(jué)得這沒(méi)有錯(cuò)，則可以忽略這個(gè)報(bào)警信息。

第三步：自動(dòng)生成應(yīng)付單據(jù)。

財(cái)務(wù)人員核對(duì)無(wú)誤后，就可以進(jìn)行自動(dòng)生成應(yīng)付單據(jù)作業(yè)。這支作業(yè)的主要用途就是把“原材料入庫(kù)單”轉(zhuǎn)換成“應(yīng)付帳款”單據(jù)。

在這個(gè)轉(zhuǎn)換的過(guò)程中，有很多后臺(tái)的命令要處理。如：

1、價(jià)稅分離?，F(xiàn)在大部分企業(yè)供應(yīng)商報(bào)價(jià)時(shí)，都是含稅價(jià)格。也就是說(shuō)，采購(gòu)價(jià)格中包含17%的增值稅。但是，在應(yīng)付帳款時(shí)，是要價(jià)稅分離的。所以，在自動(dòng)生成應(yīng)付單據(jù)這支作業(yè)運(yùn)行時(shí)，會(huì)根據(jù)相關(guān)信息，與判斷該張單據(jù)是否是含稅，及對(duì)應(yīng)的稅率，然后執(zhí)行價(jià)稅分離動(dòng)作。不過(guò)，不同的杭州OA軟件可能價(jià)稅分離的運(yùn)行時(shí)點(diǎn)不一樣，如有的在采購(gòu)單審核時(shí)就會(huì)進(jìn)行價(jià)稅分離。

2、預(yù)計(jì)付款日期的計(jì)算?，F(xiàn)在大部分企業(yè)出于現(xiàn)金流的考慮，一般不會(huì)采取立即付款的付款策略。而會(huì)采取如到貨后一個(gè)月或者結(jié)帳后一個(gè)月等類(lèi)似的付款條件。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)客戶(hù)對(duì)應(yīng)的付款條件及其他的一些信息來(lái)計(jì)算預(yù)計(jì)付款的日期。這里作為實(shí)施顧問(wèn)或者系統(tǒng)管理員，要注意不同的付款條件具體代表的含義是什么。如上例中，若客戶(hù)采取的是到貨后幾天付款的付款條件的話(huà)，則可能會(huì)根據(jù)不同的付款日期生成多張應(yīng)付帳單;而若客戶(hù)采取的是結(jié)帳后幾日付款的話(huà)，則當(dāng)月的入庫(kù)單只生成一張應(yīng)付單據(jù)。所以，付款條件的設(shè)置，也會(huì)影響到應(yīng)付帳款的生成。

3、進(jìn)貨單信息的更新。在進(jìn)貨單上，有個(gè)結(jié)帳字段，若該字段選中，表示該筆進(jìn)貨單已經(jīng)結(jié)帳，已經(jīng)不能做任何的修改，包括刪除動(dòng)作。這是一個(gè)非常重要的功能。這可以保證入庫(kù)單跟應(yīng)付帳款單據(jù)的內(nèi)容一致。當(dāng)某張應(yīng)付帳款單據(jù)因?yàn)槟撤N原因刪除時(shí)，也會(huì)更新這個(gè)字段，更新為不選中。如此，又可以更改相關(guān)的入庫(kù)單，我們也可以重新的結(jié)帳。

第四步：應(yīng)付憑單錯(cuò)誤的修改。

一般情況下，應(yīng)付憑單是不會(huì)產(chǎn)生什么錯(cuò)誤的。其若真的出現(xiàn)什么錯(cuò)誤的話(huà)，也是入庫(kù)單或者其他基本信息的錯(cuò)誤而造成的。如供應(yīng)商的付款條件錯(cuò)誤或者進(jìn)貨單上的進(jìn)貨日期錯(cuò)誤，可能導(dǎo)致應(yīng)付帳款上的預(yù)計(jì)付款日期錯(cuò)誤;進(jìn)貨單上的價(jià)格或者數(shù)量錯(cuò)誤，也會(huì)影響到應(yīng)付帳款上的金額，等等。

若應(yīng)付憑單真的發(fā)生錯(cuò)誤改如何處理呢?

一般情況下，我們是不建議用戶(hù)直接修改應(yīng)付憑單。因?yàn)檫@會(huì)導(dǎo)致跟原始單據(jù)不一致，以后稽核時(shí)，容易產(chǎn)生問(wèn)題。所以，我們建議，在應(yīng)付憑單上發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，最好把應(yīng)付憑單刪除或者作廢掉。然后修改入庫(kù)單等原始單據(jù)，修改完成后，再重新結(jié)帳。這么做，雖然比較麻煩一點(diǎn)，但可以保證應(yīng)付帳款憑證跟原始單據(jù)一致，方便以后的管理。這不僅是系統(tǒng)的要求，也是企業(yè)管理實(shí)務(wù)的要求。當(dāng)然，若用戶(hù)覺(jué)得沒(méi)必要重頭開(kāi)始改起，那用戶(hù)也可以直接在應(yīng)付憑單上進(jìn)行更改。只是，用戶(hù)要記住為什么要更改，否則的話(huà)，以后要查詢(xún)更改原因的話(huà)，那就比較困難了。時(shí)過(guò)境遷，到時(shí)候不一定有人會(huì)記得。

以上講的就是應(yīng)付帳款的月結(jié)流程。其實(shí)，月結(jié)流程跟逐筆結(jié)帳流程差不多，只是一個(gè)多對(duì)一與一對(duì)一的關(guān)系，這里就不再重復(fù)說(shuō)明了。（IT專(zhuān)家網(wǎng)）