企業(yè)辦公自動化協(xié)同管理軟件應用分析

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    0 引言

    隨著信息化和知識經(jīng)濟時代的到來，中國的企業(yè)正面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，知識經(jīng)濟時代的企業(yè)不再是單純的金融資本或物質(zhì)資源作為企業(yè)生存發(fā)展的根本，而是以企業(yè)運作知識為生存發(fā)展的根本。在此之前，公司的辦公仍然采用傳統(tǒng)的辦公模式，各種報告采用逐層提交、逐層審批，在很大程度上制約了辦公效率的提高，而且造成了辦公資源浪費。為改善這種狀況，適應公司的不斷發(fā)展以及管理水平的不斷提高，實施辦公自動化(OA)系統(tǒng)已是大勢所趨。

    1 實施方案

    如果一個公司統(tǒng)管幾個分公司，可以在公司本部通過內(nèi)部局域網(wǎng)登錄OA系統(tǒng)，各生產(chǎn)基地通過Internet登錄OA系統(tǒng)，進行文件接收、新聞查看、經(jīng)營報表發(fā)布，實現(xiàn)本部與各生產(chǎn)基地共同使用OA系統(tǒng)，達到協(xié)同辦公、信息共享的目標。

    (1)軟件介紹

    在此使用的OA服務(wù)器采用Windows 2003 Server操作系統(tǒng)，辦公自動化軟件采用金蝶K／3 OA系統(tǒng)。K3／OA以先進的群件系統(tǒng)Lotus Note 1t5為平臺，集計算機軟件、硬件、網(wǎng)絡(luò)、通訊、多媒體于一體的基于信息動態(tài)交換，協(xié)調(diào)各部門的活動，以達到單位整體目標的辦公自動化應用軟件。金蝶K／3OA基于知識管理(KM)理論，完全采用WEB化設(shè)計，實現(xiàn)B／S結(jié)構(gòu)；在整體架構(gòu)上采用了XML數(shù)據(jù)接口，所有的模塊設(shè)計采用獨立的數(shù)據(jù)庫，保證了模塊的結(jié)構(gòu)化。數(shù)據(jù)庫設(shè)計支持自動分庫，并且設(shè)計了函件數(shù)據(jù)庫進行文件的異服務(wù)器傳遞。

    (2)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)

    系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)如圖l所示。

圖1 系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)

    (3)服務(wù)器設(shè)置

    OA服務(wù)器雙網(wǎng)卡，一個網(wǎng)卡設(shè)置成內(nèi)部地址用于公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)訪問；另一個網(wǎng)卡連接到防火墻的DMZ端口，設(shè)置此網(wǎng)卡的IP信息，在防火墻中設(shè)置外網(wǎng)訪問規(guī)則，達到被外網(wǎng)訪問的目的。

    2 軟件主要功能

    (1)登錄管理

    每個使用者都有自己的用戶帳號和密碼，以區(qū)分每個用戶在系統(tǒng)中的權(quán)限和使用功能，通過帳號和密碼登錄系統(tǒng)確保身份和安全。

    (2)公文收發(fā)管理

    公文收發(fā)系統(tǒng)是辦公自動化系統(tǒng)中重點實現(xiàn)的功能模塊。主要是用來實現(xiàn)收發(fā)文的自動化處理，縮短文件傳閱和辦理時間，進而提高各部門辦公效率。通過系統(tǒng)菜單“網(wǎng)絡(luò)辦公”中的“收文管理”和“發(fā)文管理”可以方便的實現(xiàn)公文的辦理和查閱。

    (3)企業(yè)工作流

    辦公自動化系統(tǒng)運行之后，公司的辦公流程全部轉(zhuǎn)移到系統(tǒng)中操作。在“企業(yè)工作流”模塊中，可以實現(xiàn)工作報告提交審批等各種辦公業(yè)務(wù)流的操作。

    (4)辦公事務(wù)

    通過辦公事務(wù)系統(tǒng)可以實現(xiàn)請示匯報和及時發(fā)相關(guān)信息，提高了各項辦公事務(wù)的處理效率。

    (5)個人事務(wù)

    實現(xiàn)個人郵件收發(fā)和修改個人資料，以及實現(xiàn)日程安排和密碼修改及出差授權(quán)等功能。

    (6)檔案管理

    實現(xiàn)文件的登記、檢索、打印、統(tǒng)計、歸檔、注銷、借閱登記等操作，還可以上傳文件的實體或掃描件，及對案卷進行排序、合并等編輯。該功能主要為系統(tǒng)檔案管理員使用，其他工作人員主要使用在線借閱檔案功能。

    (7)網(wǎng)上交流

    辦公自動化系統(tǒng)集成了“在線交流”和“論壇”功能，可以滿足工作人員實時交流和論壇發(fā)布帖子的需要，使得辦公自動化系統(tǒng)的使用更加靈活和人性化。

    (8)輔助辦公

    可以進行車輛管理、辦公用品管理，滿足辦公室對辦公資源的合理調(diào)配和管理的需要o

    3 實施效果

    (1)提高辦公效率

    可以方便快捷地共享信息，合理使用辦公資源。改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理。從而提高辦公質(zhì)量，改善辦公條件，減輕勞動強度，高效地協(xié)同工作，實現(xiàn)管理和決策的科學化，防止或減少人為的差錯和失誤，提高工作效率。

    (2)節(jié)約辦公經(jīng)費

    以前一份公文從擬稿到成文，要修改多遍，發(fā)文時又要耗費大量的人力物力進行復印和分發(fā)，實施辦公自動化后，各種文件資料全部電子化，通過電腦管理和存取，實現(xiàn)無紙化辦公，減少損失浪費，節(jié)約經(jīng)費支出，減少辦公成本。

    (3)工作人員責任心增強

    實施辦公自動化系統(tǒng)之后，工作人員在系統(tǒng)中辦公的操作都會被系統(tǒng)記錄，使得每一步驟的細節(jié)都有據(jù)可查，出現(xiàn)問題時責任更加明確，提高了工作人員的責任心。

    (4)提高工作人員素質(zhì)和管理水平

    網(wǎng)絡(luò)辦公是管理方法的升華，是一種改革，要求每個工作人員對自身素質(zhì)培養(yǎng)要更加重視，進一步學好計算機等知識，以適應時代的要求。同時，規(guī)范的操作養(yǎng)成良好的習慣，使公司的管理也更加規(guī)范，管理水平逐步提高。

    (5)保密性增強

    原有的紙質(zhì)辦公文件，如果保管不當會造成信息泄露，而應用辦公自動化系統(tǒng)之后，由于采用了帳戶密碼的方式進行了管理，權(quán)限分配明確，沒有權(quán)限的人員看不到保密的文件，也不存在紙質(zhì)文件流失的可能，大大減少了保密文件信息泄露的幾率。

    4 結(jié)束語

    OA系統(tǒng)的應用，可以使公司文件、公司新聞、生產(chǎn)經(jīng)營報表、規(guī)章制度等內(nèi)容都在OA系統(tǒng)中發(fā)布，極大提高了辦公效率，節(jié)省了辦公經(jīng)費。OA系統(tǒng)應用到各生產(chǎn)基地將更加有利于信息交流和共享，有利于提高管理水平，為整個公司的運作搭建一個統(tǒng)一高效的辦公信息平臺。