如今，隨著項(xiàng)目規(guī)模越來(lái)越大，涉及領(lǐng)域越來(lái)越廣泛，項(xiàng)目?jī)?nèi)部關(guān)系越來(lái)越復(fù)雜，項(xiàng)目管理的目標(biāo)是使項(xiàng)目效率得以提高，質(zhì)量得到有力保證，成本得到有效控制。
一、什么是項(xiàng)目控制
項(xiàng)目控制是收集和分析項(xiàng)目數(shù)據(jù)以保持成本和進(jìn)度的過(guò)程。項(xiàng)目控制的功能包括啟動(dòng)、計(jì)劃、監(jiān)控、溝通和結(jié)束項(xiàng)目成本和進(jìn)度。最終，項(xiàng)目控制是衡量項(xiàng)目狀態(tài)的迭代過(guò)程，根據(jù)這些衡量預(yù)測(cè)可能的結(jié)果，然后在這些預(yù)測(cè)結(jié)果不可接受的情況下改進(jìn)項(xiàng)目績(jī)效。
雖然一個(gè)項(xiàng)目可能涉及許多參數(shù)，如質(zhì)量、范圍等，但項(xiàng)目控制側(cè)重于成本和進(jìn)度因素，并持續(xù)監(jiān)測(cè)其任何風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目控制的主要目標(biāo)是將成本和進(jìn)度與最初計(jì)劃的差異降至最低。項(xiàng)目控制的核心是分析情景并提供建議的監(jiān)控功能的一部分。項(xiàng)目控制為項(xiàng)目經(jīng)理引入了必要的現(xiàn)實(shí)檢查，為項(xiàng)目資源和目標(biāo)如何隨時(shí)間變化提供了更基于數(shù)據(jù)的視圖。
二、項(xiàng)目控制的好處
在大型項(xiàng)目中，各種活動(dòng)部件可能使其難以與初始計(jì)劃保持一致。然而，密切監(jiān)測(cè)、分析和監(jiān)管可以控制這種情況。當(dāng)正確執(zhí)行控制時(shí)，各種規(guī)模的項(xiàng)目都會(huì)獲得顯著的好處。例如：提高了成本和竣工日期的項(xiàng)目可預(yù)測(cè)性;提高對(duì)項(xiàng)目各個(gè)階段財(cái)務(wù)狀況的可見(jiàn)性;緩解項(xiàng)目范圍蔓延的能力;通過(guò)結(jié)構(gòu)良好的項(xiàng)目為未來(lái)項(xiàng)目提供有意義的基準(zhǔn)數(shù)據(jù);提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的工作滿意度。
三、泛普項(xiàng)目管理軟件如何進(jìn)行項(xiàng)目控制?
1.計(jì)劃并追蹤資源
泛普項(xiàng)目管理軟件支持跨部門(mén)、跨站點(diǎn)、跨項(xiàng)目的資源分配及有效跟蹤其實(shí)際使用率，以防資源申請(qǐng)者輕易夸大資源的需求，同時(shí)也使資源申請(qǐng)者更努力地去估計(jì)真正的資源需求。
2.跟蹤團(tuán)隊(duì)和任務(wù)進(jìn)度
使用泛普項(xiàng)目管理軟件項(xiàng)目經(jīng)理可以規(guī)劃每個(gè)項(xiàng)目任務(wù)并指定受讓人。任務(wù)完成后，系統(tǒng)會(huì)實(shí)時(shí)更新進(jìn)度，管理人員可以確保一切都按計(jì)劃進(jìn)行。這種方式可讓責(zé)任及承諾得到適當(dāng)?shù)募訌?qiáng)。在系統(tǒng)內(nèi)，你可以查看團(tuán)隊(duì)成員是分配不足還是分配過(guò)多。如有必要，可以重新分配這些任務(wù)以保持項(xiàng)目的順利運(yùn)行。
3.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別及提前預(yù)警
泛普項(xiàng)目管理軟件提供了一種細(xì)致的方法。通過(guò)提供實(shí)時(shí)概覽、高亮異常情況、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題與風(fēng)險(xiǎn)自動(dòng)跟蹤與上報(bào)，連續(xù)監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)并制定應(yīng)急計(jì)劃以解決和緩解問(wèn)題。這樣不但可以減少對(duì)預(yù)算和進(jìn)度的影響，還有助于防止將來(lái)發(fā)生某些風(fēng)險(xiǎn)。
泛普項(xiàng)目管理軟件為所有團(tuán)隊(duì)成員提供了一個(gè)協(xié)作平臺(tái)，從而可以更高效地協(xié)同工作。項(xiàng)目經(jīng)理可以控制其項(xiàng)目的計(jì)劃，監(jiān)視和報(bào)告，并讓利益相關(guān)者保持最新?tīng)顟B(tài)。
