泛普協(xié)同辦公管理平臺整體解決方案

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泛普協(xié)同辦公管理平臺整體解決方案
整體規(guī)劃，分步實施：針對企業(yè)信息化進程中遇到和存在的種種問題，泛普提出的是整體解決方案，提供的是一個長遠的平臺應用規(guī)劃，進行分步實施。
綜上所述， 能滿足XX集團業(yè)務需求和并支撐XX集團戰(zhàn)略發(fā)展要求的協(xié)同管理應用平臺藍圖：
以人為核心，工作流程為血脈，面向SOA對象構建協(xié)同應用管理平臺：
 
整個系統(tǒng)以人力資源和工作流程為基礎應用模塊。人力資源管理主要是對組織機構、人事結構、角色、權限的維護，從而作為用戶在系統(tǒng)中進行信息讀取和應用操作，以及整個業(yè)務流程定義的基礎；工作流程管理主要根據(jù)用戶的實際情況設定各種業(yè)務流程，同時作為獨立的引擎承載信息到各個功能模塊，保證信息的協(xié)同性和關聯(lián)性。人力資源和工作流程的高度可定義性保證了整個協(xié)同管理平臺、協(xié)同平臺的靈活性，可以適應企業(yè)組織結構和業(yè)務流程的重組。
同時，基于此協(xié)同管理應用平臺，為XX集團打造公司內(nèi)部(包括員工與員工之間、部門內(nèi)部、部門與部門之間、分子公司之間)的應用協(xié)同、公司與外部伙伴(可包括供應商、合作單位、客戶等)之間的應用協(xié)同，便于XX集團涉及到的業(yè)務價值鏈的每部分都可以充分享用相應的資源：
XX集團協(xié)同辦公OA管理平臺協(xié)同辦公管理平臺系統(tǒng)應實現(xiàn)公司和下屬企業(yè)兩級用戶和應用系統(tǒng)的協(xié)同，提高辦公效率；按照“全公司一套系統(tǒng)、一個平臺、一個門戶、二級應用”的總體建設思路，構建一個基于互聯(lián)網(wǎng)的、電子一體化的、覆蓋XX集團的、統(tǒng)一的現(xiàn)代化辦公協(xié)同平臺和企業(yè)信息門戶，滿足XX集團跨時間、跨區(qū)域、跨部門的公司化協(xié)同管理要求；根據(jù)不同的業(yè)務，建立分類的企業(yè)知識庫，形成企業(yè)的知識地圖，將人員、流程和業(yè)務、客戶、分銷商、供應商等緊密集成在一起，促進信息的有效利用和科技創(chuàng)新。從管理的層面上看，本平臺的設計應基于資源協(xié)同，實現(xiàn)“以點帶面”和“協(xié)同運作”，任何一個因素的變化都在系統(tǒng)中的相關點反應出來，并通過本平臺提供給企業(yè)各部門、以及企業(yè)的外部資源，從而使業(yè)務過程達到高效、協(xié)作的目的。用戶只需在統(tǒng)一的平臺和界面中便可獲得所有的信息及完成必要的操作，而不必在不同的平臺、數(shù)據(jù)庫和應用系統(tǒng)之間切換。
應用泛普解決方案，以及功能強大的協(xié)同辦公管理平臺---泛普OA系統(tǒng)，總體上為按照XX集團的實際需求為導向，以應用促進信息化建設，吸收當今先進的管理系統(tǒng)應用經(jīng)驗，進行統(tǒng)一規(guī)劃，分階段實施，穩(wěn)步建設，有效保護并擴展系統(tǒng)的投資。在此解決方案中主要為XX集團實現(xiàn)以下目標：
1. 實現(xiàn)“零距離，分權化”管理
 使得XX集團領導能夠?qū)φ麄€公司運營進行有效掌控，既有宏觀面的把握和實時了解，又有層層追溯的深入功能；
 提供完備的零距離垂直化管理模式，同時有效的將高層管理層的精力節(jié)約至戰(zhàn)略性發(fā)展問題；
 建立職責明晰的崗位部門建制，將日常工作權力分化給協(xié)同辦公管理平臺的下屬中層管理人員；
2. 建立流程審批管理平臺和管控體系
自定義工作流引擎：通過IT技術，基于先進的工作流引擎，實現(xiàn)管理的規(guī)范化、標準化和高效化，通過流程的建立和規(guī)范，通過系統(tǒng)的流程數(shù)據(jù)分析，最終達到優(yōu)化流程。通過流程優(yōu)化，減少XX集團辦公業(yè)務中的非增值活動、等待時間、重復和協(xié)調(diào)的工作量，在解決協(xié)同辦公管理平臺和信息共享的同時，實現(xiàn)在線業(yè)務流轉和管理，真正提高辦公效率，挖掘和發(fā)揮員工價值；基于今后全局工作流應用推廣的需要，需要從安全和部署方面能滿足XX集團今后需求擴展的要求，做到行業(yè)領先。
3. 利用泛普OA系統(tǒng)進行公文管理，實現(xiàn)無紙化辦公
公文自動流轉，節(jié)省時間、提高效率、減少人為失誤；方便地查詢流程執(zhí)行情況，以及流程的責任人、相關文檔等信息；根據(jù)執(zhí)行狀態(tài)，自動進行下一步操作及決定工作的執(zhí)行者。實現(xiàn)無紙化辦公，企業(yè)中的所有文檔進行集中的電子化管理，包括檔案、財務文檔、工程文件、技術文檔、報告、合同等；
 實現(xiàn)辦公流程規(guī)范化，包括公文流轉、報告的審批流程、人事管理流程、預算流程、采購流程、年（月）度計劃報批流程等，通過辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)自動運轉；
 內(nèi)部文件流轉自動化，可根據(jù)文檔（如合同）的不同狀態(tài)自動進行下步操作，并決定誰是相關責任人；
 實現(xiàn)工作的執(zhí)行透明化，任務執(zhí)行狀態(tài)查詢方便，實現(xiàn)管理者與員工之間的互動；實現(xiàn)組織內(nèi)部的協(xié)同辦公管理平臺；
 個人工作的有效組織，便于管理層有效組織部門計劃；
 會議全過程管理：會議建立，召集，議程管理，會議結束等；
4. 有效地組織和管理企業(yè)員工及其工作
在系統(tǒng)中為每個員工建立信息檔案，需要時可快速地了解相關員工的信息；您可以確切地知道您的每一個員工的特點、專長、工作業(yè)績等；深入了解到每個員工所進行的工作，所完成的工作以及完成情況；根據(jù)需要在系統(tǒng)中為相關員工分配和去除權限和工作職責，增強組織的柔性；根據(jù)業(yè)務需要以及員工的工作安排情況，將他們組織到不同的項目中；總之，實現(xiàn)管理層與員工、員工之間的互動。建立XX集團的組織架構，方便管理層對整個公司的掌控并提供一定的決策支持；
 人事公告、通知和發(fā)文的發(fā)布平臺；
 定崗，定編，建立完善的符合現(xiàn)代化企業(yè)運作的電子組織形式，使公司運作順暢；
 建立員工卡片，員工資料集中管理，查詢方便；
 建立人力資源庫，實現(xiàn)從提請用人到新員工入職的全過程管理；
 任務的下達、執(zhí)行自動化，提高工作效率；
 勞資、培訓、黨務等的管理流程化、規(guī)范化；
 科學的績效考核方案；
 工會、婦女、員工關懷的建設和運行；
 完善靈活的人力資源狀況報表。
5. 構建統(tǒng)一的內(nèi)外協(xié)同的企業(yè)信息門戶：
 構建個性化的公司門戶、工廠門戶、部門門戶、個人門戶、領導決策支持門戶、供應商門戶、客戶門戶等，同時實現(xiàn)公司以及客戶和供應商通過外部門戶按照權限進行統(tǒng)一的信息訪問入口，實現(xiàn)異構系統(tǒng)之間統(tǒng)一身份論證。
 通過不同門戶的管理，外部供應商、客戶通過門戶與各內(nèi)部機構實時交換信息。外部資源可以在信息門戶中查看最新的資料，并與企業(yè)內(nèi)部人員即時溝通。通過不同門戶，針對不同服務對象將信息進行分門戶個性化管理：對普通員工來說，可以及時為他們提供與工作相關的信息，為其日常辦公提供一個高效協(xié)同的工作平臺；對部門主管來說，可以提供部門的相關信息，并可實時收集客戶的意見和建議，及時反饋。
6. 建立知識管理和傳播共享體系
有關的所有信息，包括合同、項目方案書、工程進度和計劃表、質(zhì)量情況表、研究報告、檔案、政策方針、法律法規(guī)、公文、工作計劃、發(fā)票、合同、會議通知、新聞等由信息系統(tǒng)集中管理；需要時可快速查詢相關信息，再不會發(fā)生信息丟失的現(xiàn)象；實時地了解到公司內(nèi)外所發(fā)生的任何事情；員工的知識、經(jīng)驗記錄在系統(tǒng)中，避免公司的知識流失；方便地追蹤相關文檔的狀態(tài)、責任人等信息，提高管理效率。將現(xiàn)有電子郵件系統(tǒng)整合到系統(tǒng)當中。
實現(xiàn)對公司范圍內(nèi)的文檔進行統(tǒng)一管理、按照權限共享的同時，促進知識文檔在公司范圍內(nèi)的利用、創(chuàng)新和信息發(fā)布，從而促進公司范圍內(nèi)知識資源的整合。在知識管理過程中需要加強知識地圖的建設、公共的討論溝通，促進知識的分享和文化的統(tǒng)一。
 將公司的所有文檔進行結構化 的存儲，并提供各種途徑的查詢功能；
 建立公司級的知識庫，并且將管理權限細化到不同類別的知識文檔；
 分門戶、分權限、個性化管理機構內(nèi)部所有文檔；
 建立公司內(nèi)部信息發(fā)布體系，使得新聞，人事任免，重大規(guī)章制度調(diào)整等做到及時有效的傳達給公司所有相關員工；
7. 會議管理
實現(xiàn)內(nèi)部會議申請發(fā)起和審核以及決議的執(zhí)行管理，同時可滿足避免時間沖突和會議提醒；以及對會議形成的決議一個追蹤，包括對會議決議的任務下達、在執(zhí)行過程中的監(jiān)督、反饋處理。
8. 計劃任務管理
實現(xiàn)XX集團對公司、部門、員工目標的制定、分解、下達，并可對計劃的執(zhí)行及時反饋和監(jiān)督。滿足高層領導、中層干部、主管可及時對下屬相關的工作內(nèi)容進行督導和提醒，并可適當?shù)淖鳛榭己藚⒖紨?shù)據(jù)。
9. 日程管理
滿足領導、員工日常工作安排制定，并可通過短信、郵件方式及時提醒所需處理的事項。同時通過與供應鏈相關的流程、計劃任務、會議管理等其他通道的結合使用，把這些通道中的相關內(nèi)容集中展現(xiàn)在日程中，形成日程處理中心，并可反饋到各自模塊中。
10. 三方業(yè)務系統(tǒng)集成整合
 流程集成平臺：流程與ERP,財務系統(tǒng)之間的集成(如采購申請自動生成采購訂單，付款申請自動生成財務付款憑證等。
 門戶集成平臺：實現(xiàn)erp系統(tǒng)、財務系統(tǒng)以及其他業(yè)務系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)報表自動在協(xié)同辦公管理平臺決策支持門戶中按照權限以圖形化報表方式展現(xiàn)，同時異構系統(tǒng)頁面數(shù)據(jù)直接在協(xié)同辦公管理平臺門戶中展現(xiàn)。同時供應商和客戶可以通過相應外部門戶實時獲取相關數(shù)據(jù)，并實現(xiàn)與公司內(nèi)部相關部門實時互動和交流。
 基礎數(shù)據(jù)同步：ERP等業(yè)務系統(tǒng)已經(jīng)發(fā)生訂單的客戶及供應商可以實現(xiàn)與協(xié)同辦公管理平臺中客戶和供應商進行同步。
11. 綜合事務辦公平臺
實現(xiàn)公司范圍內(nèi)的行政辦公流程(如：公文管理平臺、行政審批類通知公告、信息、文件審批發(fā)布)、辦公用品、固定資產(chǎn)、會議室、車輛的管理，以及日程計劃、任務安排、項目計劃、代辦事宜的動態(tài)管理，整合現(xiàn)有郵件系統(tǒng)等。
12. 系統(tǒng)權限管理基礎架構
系統(tǒng)權限管理：作為一個集團，不同的級別的領導需要有不同的系統(tǒng)信息進行相關權限文檔的支撐和信息數(shù)據(jù)管理，實現(xiàn)個性化的信息需求。XX集團的一般員工可以通過權限控制只能了解與自己相關的信息,部門經(jīng)理通過權限控制了解到的是整個部門所有員工的信息,公司決策層通過權限的控制了解到的不僅是整體業(yè)務的信息,還包括研發(fā),人事行政,財務等.系統(tǒng)通過一般用戶輸入的信息源,按照系統(tǒng)的權限,自動統(tǒng)計相關的信息,將數(shù)據(jù)進行匯總以報表的形式分別呈現(xiàn)給不同權限和角色的人,從而使公司不同權限的管理層對公司當前的現(xiàn)狀快速作出基于客觀事實的反應,滿足不同權限的人對信息個性化的需求.同時作為系統(tǒng)維護而言，系統(tǒng)管理員可以通過授權給相應的子系統(tǒng)管理員和相應的模塊管理管理員，由他們來維護各自組織架構里面的功能需求，系統(tǒng)管理員只要維護公司與下屬機構的流程就可以。
系統(tǒng)分級管理：
針對公司多級、多層、多地辦公的特征，系統(tǒng)今后擴展要求能做到分級系統(tǒng)管理員、流程分權、知識文檔分權、門戶分權、崗位角色分權、報表分權管理。