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知識管理系統(tǒng)同信息管理工具的一個很大區(qū)別在于，知識管理系統(tǒng)是一個活的有機(jī)體，它可以從外界不斷獲取新的數(shù)據(jù)、信息，并且系統(tǒng)中的知識內(nèi)容又有部分被不斷淘汰。
那么，知識庫在內(nèi)容上的更新需要注意哪幾方面呢？
1.訂立評價(jià)原則
評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的作用主要在于能夠規(guī)范提交知識庫材料內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)，一方面可以引導(dǎo)員工提供與主題相關(guān)的文章，另外，可以降低知識主管在審核提交材料時的難度。
2.中心式的知識管理
知識庫中的知識內(nèi)容除了標(biāo)準(zhǔn)的文檔外，還有大部分的內(nèi)容來源于不同的員工，這種分散的機(jī)制必然會使知識庫的內(nèi)容關(guān)聯(lián)性下降，增加檢索成本。
知識管理系統(tǒng)通過中心式的管理可以提高效率，從而可以使問題得到解決。根據(jù)企業(yè)規(guī)模的不同，企業(yè)可以設(shè)立單層或多層次的知識管理部門，負(fù)責(zé)審核個人提交的材料，只有符合評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的材料才可以進(jìn)入知識庫。
3.內(nèi)容更新機(jī)制
處在知識及其豐富的時代，如果知識庫的內(nèi)容得不到及時更新，就會降低知識庫的有序性。在企業(yè)中需要設(shè)定知識主管來判斷知識的有效性，與此同時，軟件的結(jié)構(gòu)也要同這種機(jī)制相適應(yīng)。
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