如何利用OA造就企業(yè)“google”

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Google的價(jià)值不用再討論：讓人隨時(shí)隨地訪問(wèn)到任何在互聯(lián)網(wǎng)上公開(kāi)的自己感興趣的內(nèi)容，通過(guò)強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)爬蟲(chóng)把分布在全世界各地的連接在互聯(lián)網(wǎng)上的公開(kāi)信息進(jìn)行集中檢索和建立自動(dòng)化的全文索引。

如果我們把一個(gè)企業(yè)的內(nèi)部可以看作一個(gè)有限的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)，大家都想到了如何在自己的單位內(nèi)部建立這樣有價(jià)值的"內(nèi)部google"，讓單位內(nèi)部的人員可以隨時(shí)隨地能夠訪問(wèn)到自己想要的關(guān)心企業(yè)內(nèi)部的信息和數(shù)據(jù)。所以很多企業(yè)開(kāi)始在企業(yè)內(nèi)部部署相應(yīng)的搜索引擎，但當(dāng)我們部署完成的時(shí)候發(fā)現(xiàn)事情并不是一個(gè)搜索引擎那么簡(jiǎn)單？

企業(yè)內(nèi)部的信息屬性與GOOGLE所展現(xiàn)信息有一個(gè)本質(zhì)的區(qū)別：信息對(duì)象有嚴(yán)格的權(quán)限屬性，如果一個(gè)員工搜索到不應(yīng)該他看到的信息的時(shí)候?qū)σ粋€(gè)企業(yè)來(lái)講是完全不可接受的。

所以當(dāng)我們想用協(xié)同辦公軟件來(lái)形成內(nèi)部"google"，必須面對(duì)如下問(wèn)題并要解決好：

1、 如何做好內(nèi)部的信息的權(quán)限劃分？

2、 如何建立獨(dú)立的自動(dòng)更新的有權(quán)限劃分的索引？

3、 如何形成類(lèi)似"Google"信息的自增長(zhǎng)體系？

 一、 如何做好內(nèi)部的信息的權(quán)限劃分？

企業(yè)信息的要點(diǎn)：惟有保證信息的安全下才來(lái)保證信息的共享和方便獲得

首先我們需要定義好對(duì)一個(gè)信息對(duì)象的權(quán)限操作：讀、寫(xiě)、修和刪，所以我們?cè)谝?guī)劃內(nèi)部的信息分類(lèi)的時(shí)候首先要對(duì)這些的權(quán)限進(jìn)行定義。

對(duì)不同分類(lèi)的信息我們需要嚴(yán)格設(shè)定好相應(yīng)的讀、寫(xiě)、修和刪的操作，惟有保證信息的安全下才來(lái)保證信息的共享和方便獲得。

第一步：建立一棵企業(yè)內(nèi)部信息分類(lèi)樹(shù)；

第二步：對(duì)這個(gè)分類(lèi)樹(shù)的節(jié)點(diǎn)進(jìn)行權(quán)限劃分：誰(shuí)可以新建、誰(shuí)可以查看、誰(shuí)可以復(fù)制、誰(shuí)可以刪、誰(shuí)可以修改等細(xì)致權(quán)限；

第三步：在針對(duì)一個(gè)具體信息對(duì)象的時(shí)候同樣需要對(duì)所對(duì)應(yīng)的目錄樹(shù)上的權(quán)限劃分進(jìn)行二次劃分以保證信息的絕對(duì)安全（根據(jù)孫悟空的表現(xiàn)，可對(duì)孫悟空的緊箍咒可以隨時(shí)進(jìn)行縮放）；

 第四步：對(duì)二次權(quán)限控制還不夠的，還可以對(duì)信息對(duì)象進(jìn)行批量修改共享設(shè)置，以便得到最好的共享范圍。

通過(guò)以上幾步完成對(duì)信息權(quán)限的劃分，以便在建立索引時(shí)可以被獲得相應(yīng)的權(quán)限對(duì)應(yīng)列表。

二、 如何建立獨(dú)立的自動(dòng)更新的有權(quán)限劃分的索引？

搜索引擎技術(shù)已經(jīng)相對(duì)成熟，而且應(yīng)在在企業(yè)內(nèi)容各類(lèi)搜索引擎也已經(jīng)遍地開(kāi)花，所以我們對(duì)采用哪種搜索引擎不在此展開(kāi)；關(guān)鍵是在部署搜索引擎和建立索引時(shí)必須要把我們剛才講的權(quán)限的劃分對(duì)應(yīng)起來(lái)，建立有明確權(quán)限劃分的索引。

這樣我們?cè)谄髽I(yè)內(nèi)部初步建立起來(lái)一個(gè)"小型的有權(quán)限劃分的google"，對(duì)企業(yè)員工來(lái)講完全可以自助來(lái)獲得需要的信息，而且對(duì)公司來(lái)講也完全可以放心這些信息是在完全受控的條件進(jìn)行的。

但是我們的工作還沒(méi)有完成，為什么google那么被我們喜歡不僅是很google展現(xiàn)歷史的信息，還有更重要的是源源不斷的新的即時(shí)信息被納入到google中，所以我們還必須解決一個(gè)信息的自增長(zhǎng)問(wèn)題。

三、 如何形成類(lèi)似"Google"信息的自增長(zhǎng)體系？

如果我們?cè)谄髽I(yè)內(nèi)部的google只是一潭死水的話，那么這個(gè)小google也會(huì)被員工最后被拋棄，所以我們必須要讓我們企業(yè)內(nèi)部的小google完成這個(gè)信息自增長(zhǎng)的使命，而這樣的使命正好是我們協(xié)同辦公軟件的拿手好戲：

1、 通過(guò)協(xié)同辦公的郵件系統(tǒng)與我們的文檔權(quán)限體系、搜索引擎和索引建立無(wú)縫集成，為什么？因?yàn)槠髽I(yè)目前大多的信息都是要郵件來(lái)傳播，如何這個(gè)活水源頭能夠被把握住得花，那么我們就事半功倍。

2、 協(xié)同辦公提供每一個(gè)計(jì)算機(jī)的自動(dòng)批量歸檔功能，這樣一旦員工機(jī)器上的文檔信息被新增以后就可以被探測(cè)到被自動(dòng)詢問(wèn)是否要按照既定的權(quán)限體系進(jìn)行歸檔。

3、 發(fā)動(dòng)所有的員工使用協(xié)同辦公(OA)軟件，并把所有工作痕跡留在OA中，這樣完全就解決了我們的信息來(lái)源。（因?yàn)槲覀兊拇_不能象GOOGLE的爬蟲(chóng)一樣去隨便到每一個(gè)員工的機(jī)器上抓取數(shù)據(jù)，這個(gè)必須要有人的判斷參與）

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)，對(duì)建立企業(yè)內(nèi)部GOOGLE這樣的事情已經(jīng)是一種必然選擇，關(guān)鍵是要處理好信息的安全性和共享性，這樣協(xié)同辦公(OA)軟件必能為我們的企事業(yè)單位帶來(lái)很大的價(jià)值。（CIO時(shí)代）