推進新型文檔管理模式，安全度過“跳槽季”

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      “最是一年春好處，絕勝煙柳滿皇都”，在這陽春三月到來之際，也迎來了企業(yè)人員流動的跳槽高峰季。對企業(yè)而言，員工的“跳槽季”到來，意味著企業(yè)又一度進入了“信息流失危險期”，企業(yè)機密是否也會隨之一并“跳槽”呢？據(jù)相關(guān)機構(gòu)調(diào)查，78%的企業(yè)內(nèi)部資料失竊，來自于內(nèi)部人員流動！這一比例不禁令人發(fā)指，它揭示了大部分企業(yè)在信息管理中存在的巨大安全隱患。

      對于企業(yè)來說，商業(yè)機密無疑是其命根。它是企業(yè)人力、物力、資金投入后的直接成果，承載著企業(yè)的生存與發(fā)展重任。然而，信息化的推進，在為商業(yè)機密的存儲和應用帶來便捷的同時，也使其深陷失竊的安全威脅中。

      前年國內(nèi)媒體紛紛報道的“浙江凱恩紙業(yè)技術(shù)失竊案”就是一個慘痛的教訓。據(jù)有關(guān)報道聲稱，此次技術(shù)外泄案件使凱恩股份的直接損失高達上千萬元，間接損失不可計量，并且還使其行業(yè)領(lǐng)先地位受損。
 

人員流動，商業(yè)機密危在旦夕

      最近的一份調(diào)查顯示，幾乎有一半的員工承認在離職時會帶走原公司的資料。調(diào)查還發(fā)現(xiàn)，85%的職員可以輕松地下載這些具有“競爭力”的資料和信息。

      不僅如此，在環(huán)境的逼迫下，有的員工經(jīng)不住利益的誘惑，將公司商業(yè)機密出賣給競爭對手；更有甚者，為了對企業(yè)進行打擊報復，將客戶信息、技術(shù)文檔、設計圖紙、財務報表等惡意刪除破壞。不光員工如此，各大企業(yè)也使出了渾身解數(shù)來搶占市場份額，惡意挖人、商業(yè)竊密等事件時有發(fā)生。

商業(yè)機密外泄，又將給企業(yè)造成怎樣的影響？

商業(yè)機密外泄---企業(yè)發(fā)展的絆腳石

      機密的外泄，給當事企業(yè)造成的損失都是難以估量的，讓其付出的代價是相當慘痛的。一旦出現(xiàn)機密失竊，不僅會使企業(yè)遭受巨額的經(jīng)濟損失，阻礙其發(fā)展，有時甚至還會導致企業(yè)的倒閉。

危機四起---企業(yè)苦尋良策

      “我們公司封鎖了所有的USB端口，為什么我們的機密還是不翼而飛呢？”在很多企業(yè)中，他們普遍認為，我堵住了那么我的數(shù)據(jù)就是安全的。殊不知，這樣的做法治標不治本！

      青島某鑄造機械廠就曾發(fā)生或類似的事件。據(jù)介紹，該鑄造廠內(nèi)部安全管理體系十分健全，幾十年來，從未發(fā)生過任何失竊時間?？删驮谇安痪茫瑤酌夹g(shù)人員以加班為由，將幾塊包含重要技術(shù)圖紙的硬盤拆卸帶走，并另起爐灶。當時引起了軒然大波，也令該廠的領(lǐng)導們開始重新審視安全管理體制。

      當今時代，企業(yè)的商業(yè)機密已換化為具體的數(shù)字載體。例如，CAD圖紙、Office文檔、源代碼、方案、配方工藝、競標書等。

泛普文件管理系統(tǒng)文檔管理專家提供解決企業(yè)機密信息安全問題的良策

      企業(yè)對于商業(yè)機密的保護屬于一種“危機投資”，防患于未然顯得十分重要。如果等到事故發(fā)生之后，企業(yè)才認識到其投資價值，顯然為時已晚。如果想杜絕此類現(xiàn)象發(fā)生，僅憑人力管理是很難做到的，這時就需要借助專業(yè)文檔管理軟件，為企業(yè)內(nèi)部機密資料安裝“電子防盜加密鎖”。

1、通過對人員設置權(quán)限來控制文檔的安全性

      泛普專家（www.zhidesoft.com）認為，在統(tǒng)一管理平臺中，可以為不同人員設定相應的權(quán)限，如瀏覽、編輯、下載、拷貝、刪除…等等操作都是通過權(quán)限來完成的，適當降低機密文件在公司內(nèi)部的可視性，避免員工隨意拷貝重要資料，實現(xiàn)企業(yè)文檔的安全管理。

2、通過對文件設置權(quán)限來控制文檔的安全性

      除了針對人員設置權(quán)限，也可針對于文件設置相應的權(quán)限，如文檔鎖定，同時有效控制在流程中文件的安全性與保密性。

3、建立存儲加密機制，防止外部泄密

      存儲在同一服務器中的文件可以實現(xiàn)加密混淆，如果是通過非正常渠道獲得的文件資料根本無法打開瀏覽，使企業(yè)管理者不再擔心存在文檔被盜用的風險，對文檔安全真正推心置腹。

4、文檔審計，記錄所有相關(guān)操作歷史

      記錄集中存儲的每個文檔的整個生命周期操作歷史，每個人員在不同時刻對文檔進行的哪些操作都可以完整的記錄下來，跟隨文檔生命周期保存，直至文檔廢除?？梢员苊獬霈F(xiàn)問題后員工責任的互相推諉。對每篇文檔信息歷史追蹤是非常必要的安全管理手段。

      現(xiàn)如今，及時為企業(yè)機密資料裝備“電子防盜加密鎖”已刻不容緩。企業(yè)應及時借助文檔安全管理軟件，來應對處于人員流動高峰的“信息流失危險期”，杜絕機密文件“跳槽”現(xiàn)象。在增效節(jié)支的同時，保障機密資料不落入他人之手，讓智慧資料走上它原本的正確用途。