從“切糕”看文檔管理軟件的擇優(yōu)之道

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      前不久的“切糕”事件引起了社會的廣泛關注，一石驚起千層浪，大家在驚嘆的同時議論紛紛。隨著“切糕”事件的熱度正在降溫，很多人對此都持有各自的言論和觀點。這件事情給了各行各業(yè)一個警示，切糕拿來議論不如用來反思，筆者從“切糕”的視角告訴大家文檔管理軟件選擇中應注意的問題。

      切糕多為一次性買賣，賣完了就換地方，并且其中的內容物不明確，讓消費者望而卻步，產品的屬性不明與服務體系的缺乏讓切糕在人們心中大為跌價，消費者不僅要承擔超出期望的經濟負擔，還要警惕著吃壞了肚子誰來賠呢？

      小小切糕尚且如此，由此可見，貼合用戶需求、誠信的服務體系、合理的經銷方式對于一個文檔管理品牌來講也是尤為重要的。

      企業(yè)應如何選擇文檔管理產品呢？

一、了解企業(yè)需求

      企業(yè)在選擇一款文檔管理軟件時應首先考慮企業(yè)對文檔管理的要求是什么，要根據企業(yè)的實際情況去選擇。

      客戶要首先從行業(yè)入手，如：教育行業(yè)、餐飲行業(yè)、建筑工程行業(yè)、物流行業(yè)等，都有各自領域的管理軟件，如：餐飲管理軟件、圖紙管理軟件、文檔管理軟件、流程管理軟件等。如果對文檔管理沒有特殊要求的，就要從企業(yè)所需的功能入手考慮，比如ISO文控、安全管理、集中存儲、遠程協(xié)作、權限管理等等。每款軟件都有自己的特色功能與領域，就如選擇“切糕”還是“薩其馬”。企業(yè)管理者應該首先了解有哪些軟件具備企業(yè)所需要的功能，再從中擇優(yōu)。

二、了解產品品質

      對于文檔管理產品，品質是非常重要的。要綜合了解軟件的穩(wěn)定性、技術、兼容性、擴展性等因素。優(yōu)秀的產品具有明確的屬性，不會像切糕一樣含糊不清。

選擇文檔管理軟件時應注意：

1、沒有最好的軟件，只有最適合自己的軟件。

2、再好的軟件可不可能面面俱到，解決所有問題。
 

3、系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性是文檔管理的重中之重。

      技術層面：目前數據庫主要有MYSQL、SQLSERVER，對于文檔管理系統(tǒng)來說，采用什么數據庫與企業(yè)的規(guī)模比較相關，絕大部分企業(yè)可以采用比較常用的數據庫如MYSQL，這樣使用維護都可以做的比較方便，超大規(guī)模企業(yè)可以考慮用SQLSERVER這樣的數據庫，可以保障數據比較安全、系統(tǒng)比較穩(wěn)定，但同時必須有專門的系統(tǒng)管理員來維護，成本比較高。

      同時還要考慮軟件的兼容性和擴展性，能夠隨著硬件產品不斷更新，如果軟件不能隨著企業(yè)的發(fā)展壯大不斷擴展，隨時都有可能被淘汰風險。

三、服務保障體系

      軟件的服務體系尤為重要。服務體系是誠信的重要標志。“切糕”式的一次性銷售是文檔管理軟件的大忌，如果文檔管理軟件的服務商沒有很好的服務意識、不具備很好的服務能力的話，那么，再好的產品也是無法發(fā)揮出應有的功效的。通常軟件的服務包含三個方面：

1、售前咨詢：包括了解用戶的真正需求、根據客戶需要選型推薦最適合的產品；

2、售中實施、培訓：節(jié)非常重要的環(huán)節(jié)，包括上門安裝（或遠程指導），基于角色的專員培訓（遠程培訓）。

3、售后服務：包括電話支持、在線客服支持、計算機遠程協(xié)助、維護升級服務以及建立客戶檔案等。好的軟件應當對每個客戶輔之一套滿足客戶需要的完整的售后服務計劃。

      考察一個系統(tǒng)服務商服務意識和服務能力簡單易行的方法是看其是否建立了相對完整的服務流程和服務標準。如果一個軟件提供商連最起碼的服務流程和服務標準都沒有建立起來，就很難相信其在今后的服務中能及時滿足用戶的服務需求。

四、不要跌進價格誤區(qū)

      很多企業(yè)在選擇產品時往往注重最貴的就是最好的；還有一部分企業(yè)沒有認識到高質量的文檔管理軟件的重要性，而一味選擇便宜的。這種以價格為準則的消費觀念極為不適應文檔管理產品，企業(yè)以為選擇了價格低廉的軟件是“賺”，其實相對于其具有的功能來看，性價比非常低。“消費者以為5塊錢一斤，后來發(fā)現是5塊錢一兩”的情況絕對不僅限于切糕。

      文檔管理產品只有最適合企業(yè)的，并不遵循貴即是好的原則，一些新興品牌軟件相比于較早上市的文檔管理軟件，性能更穩(wěn)定、效率更高、更加簡單易操作。要選擇文檔管理軟件不僅要從功能入手考慮，還要綜合產品的服務。軟件不僅僅是產品，更是服務，是產品和服務的混合體，因此，選擇軟件與其說是選擇產品，不如說是選擇一個長期的合作伙伴。選擇軟件時不要受到價格因素影響，以防給企業(yè)帶來更大損失。

五、好的文檔管理軟件所具備的特點

      企業(yè)管理者在選擇文檔管理軟件時可以注意一些細節(jié)，一般好的文檔管理軟件在細節(jié)上做的非常精致：

      檢索速度：“時間就是速度，時間就是力量！”一個優(yōu)秀的文檔管理軟件可以承載非常大的文檔數量，用戶可以在百萬文檔，幾十萬目錄結構的的基礎上參考軟件的檢索速度。如果在如此龐大的文檔數量之上進行檢索還能很快找到所需資料，那么這款文檔管理軟件非常值得企業(yè)入手。

      自動化管理：好的文檔管理系統(tǒng)非常注重文檔的自動化管理，最大化減少手動的文檔管理。用戶可以看看各類文檔管理系統(tǒng)的自動化設置是否人性化、符合企業(yè)的實際需求，真正貼切企業(yè)文檔自動化管理需求。

      人性化、易操作：企業(yè)在選擇文檔管理軟件時，還應考慮到用戶體驗是不是完美，很多文檔管理軟件功能非常強大，但是產品操作十分復雜，未經過培訓的員工看的眼花繚亂，怠于使用。好的文檔管理軟件應該在不改變用戶日常操作的基礎上進行高質量的文檔管理。

      安全性：安全管理即文檔管理的重中之重，企業(yè)在選擇文檔管理軟件時要著重考察軟件的安全性，如權限劃分是否合理，防拷貝、定時備份、審計等功能，都是文檔管理軟件安全性保障比不可少的功能。

六、國內外知名文檔管理系統(tǒng)參考：

      市面上口碑較好的文檔管理系統(tǒng)：IBM、EMC、泛普文件管理系統(tǒng)等。

      筆者從“切糕”角度反思，告知走出選擇文檔管理產品的誤區(qū)，從企業(yè)需求、產品品質、服務保障體系等相關條件入手，結合價格因素與產品細節(jié)，選擇最適合企業(yè)實情的軟件。文檔管理軟件是產品功能與其身后的服務體系的結合體，可以給企業(yè)良好的誠信保障。選擇最適合的文檔管理軟件，讓您的企業(yè)在秩序中穩(wěn)步發(fā)展。