文檔管理的安全性問題

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 　　文檔管理的安全性問題

　　如何管理積累的大量知識文檔使其不至于流失，并得到充分的利用，是讓很多企業(yè)非常頭疼的問題。科學的文檔管理能讓這個難題迎刃而解。

　　知識管理正在得到我國企業(yè)的廣泛重視。企業(yè)管理層在推進知識管理時候常常會遇到很多問題：知識管理的戰(zhàn)略該如何制定?企業(yè)的知識資源該如何梳理?企業(yè)知識管理系統該如何建設和應用?解決以上問題的關鍵在于科學的文檔管理。

　　企業(yè)在進行文檔管理時，通常會被三個問題困擾。其一，企業(yè)的知識資源內容龐雜、體系繁多，如何通過一個統一的體系對這些知識進行分類;其二，當所有知識都已被放在系統中統一管理起來后，應用時該如何確保這些知識的安全性;其三，面對海量的知識文檔，用戶如何才能快速地定位、檢索到所需的文檔內容。

　　目錄設置 有效分類文檔

　　企業(yè)知識文檔的數量往往都很大，這就需要設置知識庫的目錄來進行管理。企業(yè)可以按照部門、企業(yè)組織架構來設置文檔的目錄。如把集團的文檔單獨放在一個目錄下，把不同業(yè)務部門的文檔放在不同業(yè)務部門的目錄下。但是，這種分類方法可能會有個問題：當企業(yè)組織結構發(fā)生變化時，就需要重新調整分檔的分類。因此，采用這種分類方法時，要將組織結構與職能部門的特點結合起來。

　　知識庫目錄一般是分層級的。第一層可以按照企業(yè)大的組織結構來設置，如集團、子公司A、子公司B等這樣一個體系來設置。第二層可根據職能部門的特點來劃分。財務部、人力資源部等部門的職能相對穩(wěn)定，如財務管理包含的成本管理、固定資產管理、財務報表管理等內容，這對所有企業(yè)來說基本上是相同的。因此，可以按照這個維度設置知識庫的二級目錄。再比如說，營銷領域在管理學上有非常清晰的界定，包括4p理論、5p理論等。按照這些理論來設置營銷領域的文檔目錄，也是一個比較好的方法。這樣，就無須再探討營銷領域的職能到底屬于哪個部門。

　　此外，設置知識庫目錄還需要遵循兩大原則。

　　第一，相互獨立、完全窮盡。互相獨立是指如果一個文檔在某一個目錄下存在，就不能出現在其他目錄。目錄之間是相互獨立的，不能重疊、交叉。完全窮盡是指知識庫目錄應該覆蓋企業(yè)所有的文檔，要避免有些文檔找不到合適的目錄存放。

　　第二，層級不宜過多。一般來講，企業(yè)知識庫目錄設置不能超過四層。否則，就會影響員工維護、應用知識庫的積極性。同時還要注意的是，知識庫目錄的設置要以滿足用戶需求為準則。

　　權限體系 保證文檔安全

　　由于每一個知識庫目錄都對應著相應的部門，找到知識庫目錄和公司部門對應的映射關系，就可以通過橫向的權限設置來控制文檔，如財務相關目錄下的文章主要在財務部門應用，營銷相關目錄下的文檔在營銷部門和市場部門應用，業(yè)務部門的文檔主要在業(yè)務部門應用。這樣，就避免了部門之間交叉泄露的可能性。

　　縱向文檔權限的設置要考慮文檔和用戶兩個因素。企業(yè)可以給每個文檔設置相應的安全級別。有些普通的文檔，如企業(yè)文化、常用的規(guī)章制度等，其安全級別是比較低的，可以在企業(yè)內部充分共享。而像合同、財務相關的機密報表等文檔，只能在小范圍內內容共享，其安全級別就應該設置得比較高。同樣，還可以給系統中的每個用戶都設置安全級別，