酒店物資采購工作流程

　　1、為搞好酒店的采購工作，保證優(yōu)質(zhì)廉價的供應，確保經(jīng)濟指標的完成，以及防止一些不良傾向的發(fā)生，特制定本制度。

　　2、財務部是酒店采購工作的專業(yè)部門，酒店所需物品原則上均由其統(tǒng)一購買，其他部門有參與監(jiān)督、支持配合權(quán)，未經(jīng)同意不得擅自采購。

　　3、所有采購活動必須遵守國家有關(guān)法令、法律和法規(guī)。

　　4、相關(guān)人員在采購、收貨的過程中，必須遵守商業(yè)道德，努力提高業(yè)務水平，適應市場經(jīng)濟的發(fā)展要求；講究文明禮貌，遵紀守法；以酒店利益為主，相互監(jiān)督，相互配合，共同把關(guān)。

　　一、采購項目的申請

　　1.部門根據(jù)營業(yè)情況需要在部門、庫房沒有該項目或該項目不足的情況下可以申購；庫房在庫存定額不足的情況下要根據(jù)物資定額提出申購。申購前部門和庫房必須認真檢查部門及庫房該項目庫存量及消耗量。

　　2.庫房儲備以外的項目由各使用部門提出申購。申購之前必須查詢庫房是否有該項目的儲備或替代品。

　　二、采購項目的審批、擇商、確認、報價與購買

　　1.經(jīng)確認實屬必要購買項目，必須由庫房或使用部門填寫申購單，經(jīng)部門負責人、庫管員、分管領(lǐng)導簽字，經(jīng)總經(jīng)理審批后交采購統(tǒng)一辦理。

　　2.酒店所需商品由財務部負責安排采購；

　　3.采購員應按照申購項目進行采購，如有疑問可直接與申購部門進行溝通。在確認無誤后，應按照要求盡快安排采購。如該項物資由長期供應商供應，可直接聯(lián)系供應商供應。如果沒有長期供應商應尋找至少三家供應商進行業(yè)務洽談，經(jīng)過對比、篩選，并報有關(guān)人員同意后進行采購。對于零星項目的采購可安排采購員在市場上直接采購，但要做好采購監(jiān)督工作。

　　4.供應商的優(yōu)惠、折扣、贈送、回扣、獎金、獎品等歸酒店所有，任何部門或人員不得占為私有。

　　5.對有特殊要求的或需要加工定做的采購項目，申購部門需要作詳細的說明或提供樣品，供應商報價時必須提供樣品或有關(guān)資料，經(jīng)部門負責人及有關(guān)人員同意后方可辦理采購。

　　6.財務部對內(nèi)要主動與部門保持密切聯(lián)系，樹立服務意識，熟知酒店物品的標準和使用情況；對外經(jīng)常做好市場調(diào)查研究，掌握市場信息；積極主動向使用部門推薦適路產(chǎn)品及質(zhì)優(yōu)價廉的替代品；積極主動向酒店提供市場情況及購買策略。

　　7.所有采購項目擇商、報價必須由財務部在充分準備、掌握市場行情的條件下?lián)駜?yōu)確定；使用部門有權(quán)了解所需物品的價格和提出質(zhì)疑。財務部在擇商報價中必須認真研究對待；使用部門必須在工作中要主動與財務部溝通配合，對所掌握的供應商情況及購物意向要主動通報財務部，由其選定質(zhì)優(yōu)價廉服務好的供應商。

　　8.確屬疑難采購項目，財務部應及時與使用部門進行溝通，研究對策，必要時可由使用部門派人一同采購。無力解決的必須及時上報，不得拖延誤事。

　　9.所有采購項目依據(jù)有效申購單由財務部安排采購員統(tǒng)一購買，其他部門一般不得自行購買。

　　10.在購買過程中要認真檢查所購物品的品質(zhì)、商標、期限、等內(nèi)容，堅決杜絕假冒偽劣等不合格產(chǎn)品流入酒店。

　　三、采購項目的驗收

　　1.無論是供應商還是采購購回的物品必須首先于庫房聯(lián)系，由庫房根據(jù)申購表驗收貨物。不允許直接將貨物交與使用部門。

　　2.對于不符合采購申請表的采購，庫房人員有權(quán)拒收。供應商或采購人員辦理入庫驗收手續(xù)后，庫管員應開立入庫單，并將入庫單客戶聯(lián)交采購員或供應商辦理結(jié)算。

　　3.庫房在驗貨過程中對項目質(zhì)量、規(guī)格等難以確認的情況下應主動請使用部門一起驗收。

　　4.在驗收過程中庫房或使用部門有權(quán)對不符合要求的物品提出退貨要求，經(jīng)確認實屬不符的由采購人員或供應商辦理退貨。

　　5.購買、收貨和使用三個環(huán)節(jié)上的相關(guān)人員要相互監(jiān)督、相互合作，共同做好工作。對于有爭議的問題應各自向上級報告協(xié)調(diào)解決。

　　四、采購項目的結(jié)算

　　1.采購人員零星的采購可以直接支付現(xiàn)金。但不得超過1000元，超過1000元的必須辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算；必須辦理現(xiàn)金結(jié)算的須經(jīng)總經(jīng)理同意。

　　2.供應商結(jié)算的2000元以下可以辦理現(xiàn)金結(jié)算，超過2000元的必須辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算。