深圳某公司OA辦公系統(tǒng)實施情況匯報書

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1.1公司現(xiàn)狀及項目實施目標

目前深圳XX有限公司的信息化建設，已經擁有公司網站和正在上線的erp系統(tǒng)，內部溝通雖然已經使用部分軟件，但是無法達到整合、協(xié)同軟件和分布式管理的業(yè)務需求；而且日常的OA辦公自動化行政辦公及公文審批，仍采用比較傳統(tǒng)的手工作業(yè)方式進行處理。

1、OA流程管理方面
沒有完善的規(guī)章制度、作業(yè)流程，導致行政審批不規(guī)范，隨意性較強，當審批人出差或不在辦公現(xiàn)場時，審批流程無法繼續(xù)，從一定程度上影響辦事效率。而且公司管理層無法對內部行政及業(yè)務審批進行有效的監(jiān)控。

1. 礦文檔管理方面

通過紙質和電子版相結合管理，雖然文檔都集中在文控部門集中管理，但對各類文檔沒有明確的授權管理，員工的查詢借閱比較十分困難，沒有規(guī)劃統(tǒng)一的知識共享平臺，不利于知識的傳播和積累。

1. 內部溝通方面

主要采用電話，會議，口頭溝通和一些簡單的局域網溝通軟件等實現(xiàn)，從一定程度上影響溝通的效率，不能很好地實現(xiàn)多樣化的溝通交流。

1. 分布式辦公方面

隨著公司規(guī)模的不斷擴大，公司實現(xiàn)分布式辦公是必然趨勢，為了適應這方面管理和辦公的需要，一套能夠滿足分布式辦公需要的協(xié)同辦公平臺是必需的。
通過現(xiàn)代化的辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)公司管理規(guī)范化、網絡化、無紙化、協(xié)助公司人員進行日常辦公管理，提高信息共享和傳遞的自動化程度，減少事務消耗，實現(xiàn)公文流轉監(jiān)控，創(chuàng)造協(xié)同工作穩(wěn)定的辦公環(huán)境，使企業(yè)提高辦公效率，降低運作成本，提高競爭力。

2. 項目實施的主要成果

2.1OA系統(tǒng)的應用模塊和應用范圍

已經應用OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的業(yè)務模塊包括：

系統(tǒng)名稱	明細模塊	完成情況	應用范圍	備注
OA協(xié)同辦公系統(tǒng)	協(xié)同審批	完成	深圳XX有限公司本部	目前OA系統(tǒng)整體應用順利
	文件傳閱	完成
	知識中心	完成
	在線論壇	完成
	新聞中心	完成
	通知公告	完成
	消息中心	完成
	通訊錄	完成
	電子郵件	完成
	會議管理	完成
	工作管理	完成
	設置中心	完成
	系統(tǒng)管理	完成

 

2.2項目基本情況介紹

基本信息
客戶名稱
實施顧問		項目經理
客戶方系統(tǒng)管理員		客戶方項目經理
項目啟動時間	2010-01-20	計劃交付時間			2010-05
項目變更天數(shù)		實際實施交付時間			2010-05
系統(tǒng)上線時間	2010-04-30	項目延期
系統(tǒng)環(huán)境信息
客戶服務器配置	型號：IBM		CPU：Intel(R) Xeon(R) E5540 2.53G
	硬盤：90G		內存：2GB
操作系統(tǒng)及版本	Windows Server 2008 R2 Standard		數(shù)據(jù)庫及版本	Microsoft SQL Server 2005
殺毒軟件			網絡帶寬	4MB
OA系統(tǒng)信息
OA版本	V5.31標準版	并發(fā)用戶數(shù)		150
OA安裝目錄
DATA原文目錄
注冊信息
系統(tǒng)集成情況	獨立OA
外網訪問地址

 

2.3項目實施成果

系統(tǒng)運行范圍		深圳XX有限公司
項目啟動時間		2010-01-20	系統(tǒng)上線時間	2010-04-30	實施交付時間	2010-07-01
實 施 工 作 明 細	協(xié)同審批	共完成了13個表單制作和13個流程的定制。 所完成的流程經過各部門業(yè)務人員的討論和確認，并選定在公司本部正式運行。
	知識中心	完成深圳聯(lián)亨知識中心的各級欄目框架搭建。 完成欄目權限的設置。 已經全部投入使用并不斷完善中。
	互動溝通	完成文件傳閱、電子郵件、消息等多樣化的溝通方式的建立及培訓工作，方便員工間的溝通。 新聞中心、通知公告、消息中心等模塊已投入使用。
	信息共享	完成新聞、通知公告、在線論壇、通訊錄等模塊的初始化及培訓工作。 OA系統(tǒng)管理員有能力根據(jù)業(yè)務需求進行調整和管理。
	用戶培訓	完成深圳聯(lián)亨OA系統(tǒng)管理員的培訓。 完成深圳聯(lián)亨普通用戶全員培訓。
	已移交文檔	OA系統(tǒng)用戶手冊(普通用戶版) OA系統(tǒng)用戶手冊(系統(tǒng)管理員版) OA系統(tǒng)安裝部署手冊 OA系統(tǒng)備份手冊
	已確認文檔	系統(tǒng)安裝確認單 藍圖設計方案書 培訓結果確認單(管理員) 系統(tǒng)上線確認單 項目實施成果確認單

2.4上線階段業(yè)務數(shù)據(jù)匯總

2.4.1工作流及表單

整理上線的公文和企業(yè)工作流程
	進料不合格電子流
	制程不合格品處理電子流
	成品生產中不良品退料電子流
	管理問題處理電子流
	客戶投訴質量問題處理電子流
	文件評審電子流
	IT設備故障報修流程
	員工請假審批流程
	電腦、軟件及網絡設備申請審批流程
	ERP系統(tǒng)問題反饋流程
	員工辭職申請審批流程
	費用報銷審批流程
	差旅費報銷審批流程

 

2.4.2系統(tǒng)應用效果截圖

包括首頁、各模板首頁、知識中心分類架構樹、各模塊能反映業(yè)務數(shù)據(jù)的界面，客戶啟用的所有模塊都必須要有效果圖。

1. 首頁效果圖

1. 知識中心首頁圖

1. 公文處理首頁圖

3. 項目文檔移交清單

實施階段	項目文檔	文檔格式		公司存檔	提交客戶
		電子	紙質
項目準備	售前、實施前期溝通紀要	P		P
	實施任務分配單	P		P
	OA項目組花名冊	P		P	P
	項目實施計劃	P	P	P	P
	項目啟動大會會議紀要	P		P
	軟件安裝完成確認單	P	P	P	P
	系統(tǒng)安裝備份手冊	P			P
	注冊碼申請單	P		P
	調研計劃及調研提綱	P		P
	項目調研計劃	P		P
	項目調研溝通記錄	P		P
	項目調研報告	P		P
藍圖設計	培訓結果確認書（系統(tǒng)管理員）	P	P	P	P
	業(yè)務藍圖確認書	P	P	P	P
系統(tǒng)上線	基礎數(shù)據(jù)初始化結果確認書	P		P
	培訓結果確認書（最終用戶培訓）	P	P	P	P
	系統(tǒng)上線確認單	P	P	P	P
	項目實施成果確認單	P	P	P	P
	用戶操作手冊	P			P
	項目總結報告	P		P	P
	項目驗收確認單	P	P	P	P
維護服務	項目文檔移交清單	P		P
日常工作	現(xiàn)場專業(yè)實施服務單	P		P
	會議紀要	P		P

 

4. 項目實施總結

經過近兩個月的工作，在深圳聯(lián)亨各級領導的重視下，在深圳聯(lián)亨OA項目組和全體用戶的積極配合下，OA系統(tǒng)的實施工作取得了階段性的成果，系統(tǒng)的整體應用得到了較好的推動，用戶登陸積極踴躍，利用OA系統(tǒng)進行工作流程審批、信息和知識的查詢、同事間溝通互動，工作質量和效率得到明顯改進、提高。OA系統(tǒng)對加強內部信息交流、提高工作效率等方面發(fā)揮著越來越重要的作用。

4.1OA系統(tǒng)運行情況總結

1. 系統(tǒng)登錄使用情況

在正常的工作時間段，平均在線人數(shù)基本平穩(wěn)的保持在100人左右，隨著審批流程的不斷優(yōu)化和用戶對系統(tǒng)的接受程度、熟悉程度的不斷提高，用戶已經逐步養(yǎng)成登陸OA系統(tǒng)辦理審批、查詢信息和資料、與同事間進行溝通交流的習慣。審批流程的辦理數(shù)量逐步穩(wěn)定，業(yè)務辦理質量也顯著提高，誤操作逐漸減少。用戶的問題也從系統(tǒng)操作方面向實際應用方面轉變，已經開始了主動的實際應用。

1. 系統(tǒng)應用情況

 

時間段	協(xié)同審批		文件傳閱
	未結	辦結
2010年5月		93	666
2010年6月	26	359	2206

 
協(xié)同審批和文件傳閱為深圳聯(lián)亨日常工作中使用頻率最高的功能模塊，通過上面的一組數(shù)據(jù)對比可以發(fā)現(xiàn)，隨著系統(tǒng)推廣的不斷深入，用戶登錄系統(tǒng)積極，系統(tǒng)的利用率顯著提高。

4.2項目實施過程中產生的問題與難點回顧

1. 項目調研階段的需求過分擴大。由于客戶信息化水平整體不高，很多人以為OA系統(tǒng)是萬能的，可以處理任何實際工作中的事。經過跟客戶的溝通和講解，讓客戶了解OA系統(tǒng)的適用范圍，有效的控制了需求的無限擴大。
2. 客戶內部管理制度不規(guī)范，人為因素特別嚴重。使用系統(tǒng)前，辦理審批事項的人員隨意性比較大，經常出現(xiàn)‘越級’審批現(xiàn)象。通過程序中流程處理的控制，減少了這種不規(guī)范的操作，使管理和監(jiān)管更加規(guī)范。
3. 系統(tǒng)上線初期，用戶使用OA系統(tǒng)積極性不高。由于習慣了傳統(tǒng)的手工操作模式，上線初期還是有部分抵觸心里存在，隨著整體推廣的深入和OA系統(tǒng)帶來的工作效率的提升，這個問題逐漸得到緩解和改善。
4. 公文審批流程的不斷優(yōu)化。在系統(tǒng)上線初期，客戶公文審批流程經常性的進行調整和優(yōu)化，在雙方項目組的共同努力下，這個問題得到很好的解決，而且審批流程也基本穩(wěn)定。

5. 項目后續(xù)服務建議

5.1服務部聯(lián)系人：

5.2項目后續(xù)維護建議

1. 定期對客戶進行電話溝通，了解系統(tǒng)應用情況；
2. 按階段對服務程序數(shù)據(jù)庫進行檢查、備份升級；