電力設計院協同oa辦公管理軟件平臺系統的設計思路

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 　　隨著我國社會主義市場經濟的持續(xù)發(fā)展,建筑電力設計院文檔資料的管理在社會中起著重要的作用。文檔管理工作是一項長期的基礎工作,它既是建筑電力工程建設的依據,又是工程建設成果的真實記錄,文檔管理工作的好壞,將影響到整個工程的進度和質量。因此,我們應運用現代化手段提高工程圖文檔管理水平,使工程文檔更加科學、合理、標準。

　　作為一個將現代化辦公與網絡相結合而產生的辦公方式，泛普建筑電力設計院協同OA辦公系統一直活躍在新技術應用領域革命的前端，系統本著實用、易用、好用的設計原則，為國內建筑電力設計院等各行各業(yè)的文檔管理和辦公管理而服務。

　　一、系統總體設計原則

　　1、平臺化設計

　　把簡單的個性的應用通過傻瓜式的自定義平臺快速構建，在產品中部署了大量的開發(fā)與自定義工具，包括信息文檔平臺、工作流程平臺、項目管理平臺、自定義模塊平臺等，最大程度的滿足用戶個性應用，幫助用戶隨需應變。

　　2、易用性設計

　　在易用性設計方面的指導思想是讓用戶少記東西、少操作、簡潔、容易理解，同時遵循時間管理要求，幫助用戶對事情進行分類處理等，面向前臺用戶，“做不需要培訓的軟件”是我們一貫的追求。

　　3、整體性設計

　　系統不僅僅在建筑電力設計院企業(yè)的日常辦公中滿足企業(yè)的基本需求，而且在項目管理功能上亦能體現其強大的管理能力，從而更好的讓企業(yè)更好的發(fā)展。

　　二、系統文檔管理的設計目的

　　1、實現對文檔的集中存儲和管理，方便查詢使用。

　　2、保證文檔的存儲安全，提高文檔的安全訪問級別。

　　3、實現文檔的上傳、分發(fā)、查詢和共享，提高辦公效率，保證文檔的高效率的使用。

　　三、系統文檔管理的設計功能

　　1、文檔分類統計

　　文檔協同管理軟件能夠對各種文檔資料文件進行分類管理，便于對文檔進行整理歸類，實現文檔集中管理，以便查詢使用。

　　2、文檔發(fā)布

　　文檔可以記錄權限、發(fā)布、推薦、閱讀信息、下載信息、附件打印、編輯信息、文檔效期等功能。支持文檔技術多種文件格式，提供了基于瀏覽器的word編輯器，可以在線發(fā)表文章，如工作總結、組織機構新聞、刊物等，并可調整文章內容的字體大小、顏色、設置超鏈接。

　　3、文檔展示

　　建筑設計文檔協同管理OA系統在首頁的工作區(qū)中自動展示各類別的文檔資料，可以快捷方便的點擊進去查看最新的文檔，也可以通過“更多”按鈕點擊鏈接到文檔模塊中進行查看，提高了員工對新知識的快速掌握能力。

　　4、文檔權限

　　根據部門角色人員設置相應權限，可以控制文檔的下載、打印、編輯、查看等權限，文檔查閱時可進行轉發(fā)、轉郵件等操作。

　　5、文檔檢索

　　系統支持大容量主題詞文檔檢索功能，支持模糊查詢、組合條件查詢等，提高查找速度。

　　6、文檔預覽

　　支持PC端在線預覽及APP端在線預覽功能，即不下載文檔的情況下可在線查閱文檔的詳細內容保持OFFICE/WPS的原有格式展示。

　　四、實行泛普建筑電力設計院協同OA辦公系統文檔管理的好處

　　1、提高工作效率

　　電子文檔的可檢索性可以加快資料查詢的速度，同時通過電子文檔的管理，員工不用拿著各種文檔資料分部門依次發(fā)放給大家查閱，大大的提高了辦公效率。

　　2、節(jié)省運營成本

　　系統最主要的特點之一是實現無紙化辦公，無紙化辦公節(jié)約了大量的紙張及表單印刷費用，完善的信息交流渠道甚至可以大幅降低電話費及差旅費用。

　　3、消除信息孤島

　　文檔管理使得文檔知識傳播更加便利，可以徹底消除由于企業(yè)內部各業(yè)務系統相互獨立、數據不一致，信息共享程度不高、管理分散，管理維護工作量大等因素形成的一個個信息孤島。

　　4、實現知識傳播

　　系統能實現企業(yè)對知識的高效管理、積累沉淀、傳播、應用。完全擺脫人員流動造成的知識的流失。

　　5、保障文檔安全

　　克服傳統的紙質文檔或者傳統電子文檔容易被修改、文件外傳導致泄密等弊端，對應權限控制和安全機制保證了文檔資料的安全性。

　　6、實現知識的及時更新同步

　　公司的協同OA辦公系統都是同的同一服務器，每個員工進行文檔修改、發(fā)布等操作之后，其他員工的電腦上同事更新，保證文檔數據的及時性和先進性。

　　7、提高企業(yè)競爭力、凝聚力

　　員工與上級溝通很方便，信息反饋暢通，為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了舞臺。無疑，企事業(yè)的單位的內部凝聚力將大大增強。

　　泛普建筑電力設計院OA文檔協同管理系統滿足文檔信息的“產生、處理、存儲、使用、保管、互動”等過程的管理，易用、適用、好用性強，在多個行業(yè)中實施推廣，經驗豐富，充分體現企業(yè)規(guī)范管理、提高辦公效率的核心思想，幫助企業(yè)迅速建立便捷、規(guī)范的辦公環(huán)境。