淺談項目手冊在工程管理中的應用

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　　「摘要」 作為一種正式的溝通方式，項目手冊包含了相當豐富的項目信息。本文結(jié)合實際工程項目，闡明項目手冊的作用以及所能達到的目的。

　　對于一個復雜的工程項目，簽訂的合同可能有幾十份之多，這意味著有幾十家工程承包商為項目服務。如何迅速有效地在承包商們及業(yè)主之間架起溝通的橋梁，使處于不同工程實施階段、擔任不同角色的承包商及時地了解工程的概況、目標，自覺地遵守項目管理規(guī)范，顯然具有很現(xiàn)實的意義。

　　1　項目手冊的主要內(nèi)容

　　項目手冊的主要內(nèi)容包括：工程項目概況、項目目標、項目參加者、合同、信息管理、項目管理規(guī)范等。

　　項目手冊作為一種正式的溝通方式，包含了相當豐富的項目信息。它是項目和項目管理基本情況的集成，其基本作用是為了項目參加者之間的溝通。一本好的項目手冊可以使項目的基本情況透明，有利于程序化、規(guī)范化工作，使各參加者，特別是剛進入這個項目的參加者，能夠很快地熟悉項目的基本情況和過程，以便于工作的開展和進行。

　　2　項目手冊的應用

　　常州工學院體育館項目于2002年12月26日開工，到2004年9月10日竣工，其間歷時21個月。整個工程由基建處負責，并成立體育館項目組進行項目管理。根據(jù)項目技術(shù)復雜、分包商數(shù)量多、協(xié)調(diào)難度大等特點，在項目初期編制了體育館項目手冊。在建設過程中，遇到了許多問題，對項目手冊一些內(nèi)容進行了修改。從結(jié)果評價來看，達到了預期的效果。

　　在項目管理規(guī)范中，針對目前行業(yè)發(fā)展特點及大環(huán)境的制約，結(jié)合項目特點及背景，對項目各參加者進行了更具可操作性的定義及責任的描述，如，業(yè)主、項目、管理組、設計項目負責人等。

　　2.1　業(yè)主

　　常州工學院為該體育館項目的業(yè)主，他的授權(quán)代表為甲方代表（基建處處長）。常州工學院是與本項目有關(guān)所有工程的委托者。

　　在項目實施過程中，業(yè)主簽訂工程總包合同和所有的指定分包合同。

　　2.2　項目管理組（簡稱“項目組”）

　　項目組為常州工學院基建處直接派出機構(gòu)，其服從院基建處的領導；在與承包商、監(jiān)理部的工程交往中代表業(yè)主行使權(quán)力和義務。

　?。?）與業(yè)主一起確定項目目標及目標的協(xié)調(diào)。

　?。?）與業(yè)主各相關(guān)部門、批準機關(guān)協(xié)調(diào)合作。

　?。?）進行項目目標的控制、監(jiān)督、跟蹤項目的實施過程，保證項目順利實施，以符合業(yè)主要求。

　?。?）代表業(yè)主作現(xiàn)場管理，對監(jiān)理項目部、承包商有指令權(quán)。

　　（5）為業(yè)主決策提供各種信息、意見和建議，在選擇目標、選擇承包商、確定方案、調(diào)整計劃時提出建議和論證。

　　（6）在業(yè)主授權(quán)范圍內(nèi)做出決策，起草各種文件，如招標文件、合同、發(fā)布指令等，在工程中收集信息，建立項目文檔。

　　項目組在涉及到業(yè)主方面的利益問題時，如，合同范圍的變化、工程變更等內(nèi)容應事先與業(yè)主商量，取得一致意見，避免出現(xiàn)朝令夕改的狀況，動搖項目組在該項目上的威信。

　　該項目的鋼結(jié)構(gòu)屋面為鋼結(jié)構(gòu)張弦梁體系。針對該體系，項目組在前期市場調(diào)查中發(fā)現(xiàn)：能夠同時進行預應力纜索張拉和鋼結(jié)構(gòu)安裝制作的承包商很少，即使有，也會由于市場和技術(shù)的高度壟斷而很難降低工程報價，同時也不利于從中選擇。因此，項目組建議由預應力張拉和鋼結(jié)構(gòu)組成聯(lián)合體，對本項目進行投標，聯(lián)合體以鋼結(jié)構(gòu)為主，與我院簽訂鋼結(jié)構(gòu)分包合同。

　　2.3　設計項目負責人

　　（1）設計項目負責人應將其設計進展及時通報項目組，如出現(xiàn)阻礙、中斷和其他拖延，應直接向項目組報告，以便能采取措施。

　　（2）專業(yè)設計工程師在完成專業(yè)設計后應先交設計項目負責人（或建筑師）作相關(guān)方面的審查后交項目組。

　　（3）設計項目負責人在施工階段應與項目組一起研究工程變更決定，但施工現(xiàn)場的一切變更指令權(quán)歸業(yè)主及項目組。

　?。?）設計文件及變更文件在交業(yè)主審批前先交項目組。

　　為控制項目變更，嚴禁施工單位與設計方私下溝通，影響項目目標的實現(xiàn)，作為本項目的設計方———上海林同炎李國豪工程咨詢有限公司，在工程設計進度方面，尤其在工程變更上，盡量地滿足工程的需要。涉及的工程變更，在合同中要求：一般變更在48h內(nèi)給于明確答復，對一些大變更，在項目組提前協(xié)調(diào)的情況下也都能及時予以答復，確保變更的及時性。

　　所有的變更直接由項目組負責簽發(fā)和接收，最大限度地避免“無關(guān)”的變更流向工地。

　　2.4　監(jiān)理部

　　監(jiān)理部直接服從項目組的領導，在內(nèi)容、時間、費用等方面負責對施工過程進行具體的計劃、組織、監(jiān)督、控制。任務如下：

　?。?）依據(jù)建筑工程施工中監(jiān)理信息化管理要求從事信息工作，協(xié)調(diào)業(yè)主委托的各承包商之間的工作，各種信息化指令需經(jīng)監(jiān)理部簽字后再傳達各方。

　?。?）為項目組提供準備和建議，并執(zhí)行項目組的指令、決策等。

　　（3）依據(jù)合同對本項目的工期計劃、質(zhì)量和費用進行控制和管理。

　?。?）對承包商具有指令權(quán)，負責現(xiàn)場工程協(xié)調(diào)和總體質(zhì)量控制。

　　（5）主持監(jiān)理協(xié)調(diào)會議。

　　（6）向項目組提交經(jīng)審核的項目月報表。

　?。?）審查承包商提交的賬單并遞交給項目組。

　　（8）對承包商提出的變更作出經(jīng)濟分析，供項目組及業(yè)主參考。

　　在這些范圍內(nèi)監(jiān)理部對業(yè)主委托的承包商有指令權(quán)，特別當工期、成本與計劃相違背需采取措施時。為保證協(xié)調(diào)任務的完成，所有與項目有關(guān)的會談、會議都應在事前及時通知監(jiān)理部，由監(jiān)理部向項目組提交報告，同時應獲得設計、施工所必需的信息。

　　結(jié)合具體的社會環(huán)境，對監(jiān)理的職責事先進行分工。利用目前監(jiān)理公司在質(zhì)量控制方面的人力優(yōu)勢，重點進行工程質(zhì)量控制。在進度和投資方面，由項目組和監(jiān)理部共同把關(guān)。如，工程變更，專門增加“技術(shù)經(jīng)濟分析”一欄，要求承包商對變更內(nèi)容進行變更概算，由監(jiān)理部對變更的合理性進行判斷，簽署意見，提交項目組和業(yè)主決策。