淺談項目溝通的重要作用

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　 項目溝通管理的目的是使項目組內部成員和項目干系人能及時、準確地得到他所需要的信息，并能正確地理解相關信息，為項目的目標實現提供保證，起到協調多方關系的潤滑劑作用。項目管理的核心是項目經理，項目經理要花費75%-90%的時間用來溝通，那么溝通管理就是項目管理中的潤滑劑。

　　良好的溝通機制和溝通技巧是項目各干系人之間思想交流的重要保障。通常，有效的項目溝通管理，使全體項目組成員的思想高度統(tǒng)一、步伐協調一致、一起行動聽指揮、各項資料版本統(tǒng)一。因此，項目溝通是項目管理的一個重要組成部分，是體現項目管理溝通能力和管理能力的知識體系，也是項目管理成功與否及執(zhí)行好壞程度的一個關鍵問題。溝通建立和改善人際關系是必不可少的條件。信息溝通、意見交流，將許多獨立的個人、團體、組織貫通起來，成為一個整體。信息溝通是人的一種重要的心理需要，是人們用以表達思想、感情與態(tài)度，尋求　　同情與友誼的重要手段。暢通的信息溝通，可以減少人與人的沖突，改善人與人、人與班子之間的關系。

　　項目是以項目組為單位進行的臨時性、獨特性和漸進明細性的努力，所以，溝通分為組內溝通、組外溝通、組內與組外溝通。項目組內的溝通主要指項目組成員內部的交流溝通。為了讓項目組每個成員都能很好地領會項目的目標和下一步計劃，讓每位成員都清楚自己的任務和責任，項目經理必須保持與項目組成員的日常溝通，聽取每位成員的工作心得及其工作進展情況，激勵項目組成員的工作積極性。項目組外的溝通主要是與用戶之間的交流和溝通：此類溝通的目的是，使用戶及時了解項目進展情況，保證項目按照計劃和用戶要求的方向推進，使用戶認同項目的進度并建立預期。除了平時的口頭溝通，項目經理負責根據項目管理規(guī)范中的溝通計劃(比如雙方定期的工作進展報告、交流)，反映項目實施中出現的問題，并與用戶協商解決方案;正式提出需要用戶提供的支持或配合事項及需要用戶確定的業(yè)務流程等。在現場時，我們每周都會與用戶進行周例會總結工作、制訂計劃，并配合解決工作中遇到的相關問題。

　　溝通的具體形式和做法：

　?、匐S時的交流與溝通：對于重大的工程，會不定期地或在每天下班后進行一次針對當天工作情況的小溝通，時間較短，通常在十幾分鐘內，目的是為了及時發(fā)現項目中出現的問題，并討論解決措施。一個項目涉及到的各種未知和target=_blank>風險因素很多，需要協調的事情也多。項目經理的任務之一就是做好溝通和交流。這樣的溝通以用非正式的口頭溝通居多，有些時候也需要書面溝通和正式的口頭溝通。

　　②定期的狀態(tài)評審會議：每周項目組內部有一個定期交流會，主題是互相交流一周內的工作進展情況;分析已經出現和潛在的target=_blank>風險與問題;總結項目實施中取得好的經驗，以保證每一位項目成員在項目中都能發(fā)揮出良好的作用。特別是在項目開始和首尾階段，開會的頻率要高一些，可以是一周多次，根據具體的項目而定。在項目執(zhí)行過程中，一般一周一次就可以了。

　　每周的例會邀請用戶相關各部門的領導參加，有決定權的領導的出席，交流會才有效果。我們應積極進行協調，主動邀請用戶主持此類的會議。通過增進與用戶的溝通，分散和降低項目實施的風險，保證項目最終的順利割接和驗收。所有與用戶之間的交流溝通、項目組內部每周的例行溝通都要列入會議紀要，并統(tǒng)一作為項目管理的文檔輸出一部分。

　　③與上級主管的溝通：除了定期的周報和月報，項目經理應與上級主管保持隨時的交流與溝通。如果發(fā)生突發(fā)事件或重要情況，項目經理應立即與上級主管聯系，使問題得到