做好協同管理軟件中的審批權限管理

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為什么要做好審批權限管理

    審批流程是OA系統(tǒng)應用的核心，有的企業(yè)每天要在OA系統(tǒng)上流轉上百個流程，這些流程涉及幾百名審批人員，保證他們審批操作的正確性，對他們的操作權限進行合理的規(guī)范，就成為了保證流程順暢運行的重要工作。

    在對審批人的操作權限進行管理的過程中，企業(yè)經常問到的問題是：

• 我能夠控制不同審批人的操作權限嗎，比如加簽、回退、上傳附件等權限，以規(guī)范流程，并防止審批人誤操作嗎？
• 我需要對個別人開放打印權限，而對其他人禁止打印以保護文檔安全，如何實現？
• 我如何能避免審批人對審批文件進行有意或無意的錯誤修改？
• 有的流程非常重要，只能由本人審批，而不允許讓代理人來審批怎么辦？

    這些需求都可以通過華天動力OA系統(tǒng)審批流程中的操作權限來進行管理。

操作權限管理的內容

    操作權限：即節(jié)點權限，節(jié)點就是每一個審批動作的名稱，如校對、會簽、分發(fā)、審批等。華天動力OA系統(tǒng)的流程管理向來以設計完善而著稱，在華天動力OA系統(tǒng)中，每個節(jié)點都包含相應的操作權限，如打印、修改、回退、蓋章、加簽、上傳附件、是否允許由委托人審批等，表示審批人在該節(jié)點可以進行哪些操作，以便對審批人的操作進行規(guī)范。

    當然，管理員可以自行設置每個節(jié)點（審批動作）所具有的權限，管理員可以根據流程的要求，或者審批人的級別，設置包含不同權限的節(jié)點。

    比如一個“校對”的節(jié)點，則審批人在審批時可以修改文件，但不可以退文和打印，也不可以另存到本地。這樣就可以保證審批文件的安全性和規(guī)范性。

    顯然，操作權限管理對審批人的操作進行了細致的管理，是一個非常重要和實用的設置，另外需要注意的是，操作權限管理只是對審批人的操作進行規(guī)范管理的一部分，另外還可以通過表單中的權限設置來進行管理，比如管理審批人的讀寫權限等，相關介紹可以參見《電子表單在協同辦公系統(tǒng)中的應用》一文。

操作權限管理的應用案例

    自從使用OA系統(tǒng)以后，集團的流程審批變得規(guī)范、便捷、高效，也不用到處追著審批人簽字了，這讓行政總監(jiān)李國天很高興。但他最近也發(fā)現，審批過程中仍存在一些不規(guī)范的操作，比如審批人隨意修改文件等。

    他希望能夠對審批人的操作權限進行一些約束，就把姜程叫到自己的辦公室。

    姜程說到：“從技術上講，這個問題很好解決，因為我們使用的華天動力OA系統(tǒng)本來就可以對審批人的操作權限進行管理。在我們的系統(tǒng)中，審批動作和審批權限是分開的，每個審批動作都含有不同的操作權限，如退文、加簽、打印、蓋章、修改文件等，審批人使用哪個動作，就要遵守相應的操作權限。但具體到使用中，我們應該如何給不同的審批人來分配權限呢？”

    李國天說：“那我們就以技術為支撐來規(guī)范管理。這樣吧，我們重新設置一下各種審批動作，把審批動作細化，這樣操作權限也就可以細化了，比如‘會簽’這個動作就可以分為‘審批會簽’和‘知會會簽’，前者可以修改文件，后者不可以修改文件，這樣不同審批人的操作權限就會更細致、更規(guī)范了。你看可以么？”

    姜程：“可以，我們先修改審批動作，然后一起梳理各流程，確定每個審批人應具有什么樣的操作權限?！?/p>

    李國天：“好，今天就開始做。”