對于項目經理，尤其是年輕的項目經理，最深的感受就是項目難做，因為項目時間緊、施工周期長，需求多，很難協(xié)調團隊問題使用項目管理軟件可以實現(xiàn)員工之間的交流與合作、提高項目管理的效率。
一、泛普項目管理軟件應該具備哪些功能
1.任務管理
這是一個基本功能，會涉及到項目的方方面面。您可以使用藍圖功能繪制整個工作流程，通過看板查看任務，將目標設置為里程碑，并確定哪些關系重疊。所有這些對于在團隊中維持一個漸進且高效的工作流程都是必不可少的。
2.任務自動化
借助任務自動化，您可以花更少的時間跟蹤任務和流程，用更多的時間完成項目。使用拖放界面，您可以創(chuàng)建一個簡單的流程或一個復雜的工作流，可以為您跟蹤和批準。這不需要任何手動編碼，并允許您定制業(yè)務運營的方式，尤其是在不同的團隊成員之間和不同的階段。
3.時間追蹤
顧名思義，團隊可以從時間跟蹤功能中受益。這意味著您可以同時跟蹤計費和非計費時間，從而提高團隊領導和團隊成員的準確性和責任感。其他功能包括時間表發(fā)票生成計劃工作時間和日歷集成。
4.圖表和報告
您可以通過圖表和報告了解有關項目和工作流程的更多信息。這可以通過鉆研特定的任務或獲得整個項目的更廣闊的視角來實現(xiàn)。您還可以使用插件任務報告甘特圖和資源利用率圖表。
5.問題跟蹤和工作流程
當涉及到跟蹤潛在問題和確保高效工作流時，允許自定義函數來記錄它們、跟蹤并解決任何現(xiàn)存的問題。有了這個特性，每次創(chuàng)建、分配、當問題更新或關閉時，您也會收到通知。其他功能包括定義規(guī)則和在滿足特定操作或條件時設置觸發(fā)器。
二、泛普項目工程跟蹤管理軟件帶來的好處
1.信息實時
項目跟蹤有助于管理者及時了解項目情況，獲得準確的信息，所有項目參與者都需要了解項目的狀態(tài)和進展。使用項目管理軟件的功能，通過的甘特圖跟蹤項目的進度，可以實時查看項目的進度，可以及時發(fā)現(xiàn)項目做了多少，哪些地方耽誤了。
2.了解會員的工作
任務分配后，項目經理需要了解工作進度如果這些信息不能及時交付，項目經理將失去對項目的控制如果使用項目管理工具，項目經理可以及時了解每個成員的工作情況。
3.調整工作安排，合理利用資源
如果項目組有幾個人或者幾十個人，完成任務的早晚可能會有差別你可以如果你完成得早，就不要閑著，如果你完成得晚，就會被耽誤。你也可能會發(fā)現(xiàn)，有人更適合一份工作，有人不適合一份工作。這時候項目經理就有必要調整工作了。然后這個跟蹤結果和數據可以幫助項目經理完成這個工作。
4.及時發(fā)現(xiàn)問題
利用項目跟蹤及時發(fā)現(xiàn)問題通過項目管理工具，管理者可以看到項目中每個成員的任務完成情況如果出現(xiàn)項目超時的問題，項目經理可以及時采取措施重新控制局面。
5.增強團隊動力
協(xié)作是每個項目的關鍵因素如果每個成員都知道自己的角色，他們就能朝著團隊目標努力。隨著項目的發(fā)展，任務列表每天都在減少，團隊繼續(xù)和完成項目的動力增強了。通過合作和創(chuàng)建授權團隊，項目跟蹤使每個人都能參與并保持一致。
三、項目跟蹤中的三個常見陷阱
1.進步是無法準確衡量的
糾正這種情況的第一步是使用指標來量化每項任務的范圍和主要可交付成果。這些指標為衡量進展和顯示下降提供了明確的檢查點。接下來要做的是與團隊成員一起估計完成工作所需的時間。唐 不要僅僅使用日歷中的完成日期。跟蹤實際工作和估計工作是衡量任務完成情況的另一個標準。這兩個指標結合起來有助于更早發(fā)現(xiàn)問題。盡快解決這些問題可以在高層管理中進行、在利益相關者和團隊成員之間建立真正的信任。
2.項目檢查點模糊
項目經理和高級管理人員應該在計劃階段為項目管理跟蹤建立一個堅實的基礎。不幸的是，規(guī)劃通常不會強迫利益相關者決定他們真正想要的是什么。因此，項目的基礎是建立在無法衡量的模糊愿望之上的。這些愿望并沒有提供衡量進展的跟蹤指標，而只是截止日期。此外，該計劃可以不能決定項目包括什么和不包括什么。這些不可靠的范圍定義和可交付成果使得人們很難做出正確的決策。
3.狀態(tài)報告樂觀
不可靠的范圍定義和交付成果阻礙了項目的成功管理?？山桓冻晒?ldquo;只有不到10%的客戶等待時間超過60秒”是項目所需要的，并且是可以衡量的。然后，你可以把它分解成幾個部分，并清楚地向團隊成員解釋他們應該做什么。在一個客觀的定義之后，他們將不會被給予一個最后期限作為唯一的業(yè)績衡量標準。
項目跟蹤是項目管理的一項重要活動，貫穿于項目生命周期的全過程。通過泛普有效的項目跟蹤，我們可以更清楚地掌握項目的實際進展。
