隨著信息技術(shù)的發(fā)展，如何有效地管理企業(yè)項目已經(jīng)成為了管理人員重點關(guān)心的問題。很多小型企業(yè)采用了傳統(tǒng)的手工管理，這種方式具有管理復(fù)雜、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確等問題，不適用于企業(yè)項目管理，因此也成為企業(yè)發(fā)展的障礙?；蛟S手工或者填表式的項目管理真的需要退出時代了。
一、手工或填表式的項目管理面臨的缺點
1.信息記錄困難，不適用于大型項目
如果項目只是牽涉少數(shù)人，且活動少時間短，那么采用手工管理是可行的，因為人腦在這種情況下，可以記錄工作安排且能追蹤項目結(jié)果。但是如果項目牽涉的人眾多，且有著數(shù)百種活動及利用資源，工期也特別長，這時候再采用人工管理，是極容易失敗。因為不僅信息記錄困難，而且容易出錯，進而導(dǎo)致項目失敗。
因此應(yīng)對大型項目，采用項目管理軟件就顯得必不可少了。它能實時記錄更新項目信息，增強了信息的可靠度與透明度，同時也大大提升了業(yè)務(wù)及項目的執(zhí)行效率。
2.變更操作麻煩，不能動態(tài)追蹤項目結(jié)果
采用人工管理項目，一旦項目某一環(huán)節(jié)發(fā)生變更，那么項目人員就要重新設(shè)計網(wǎng)絡(luò)圖，重新核算成本。此外，變更項目信息后，后續(xù)哪些工作會受到影響，又會產(chǎn)生什么樣的結(jié)果，這些都需要項目人員重新評估。可以說，人工對項目信息進行維護和修改，需要耗費很大的精力。
而采用項目管理軟件，這些問題都會迎刃而解。例如8Manage PPM這個項目管理軟件，所自帶的“變更請求功能”便能快捷有效地記錄和管理項目變更。當(dāng)項目人員需要找出某一個或一系列變更請求的變更影響，他們只需輸入變更請求的編號，系統(tǒng)就會自動顯示它的變更影響信息。
此外，項目管理軟件系統(tǒng)中最重要的一個功能就是追蹤系統(tǒng)。動態(tài)追蹤項目結(jié)果，可以讓項目人員及時發(fā)現(xiàn)問題，做出解決問題的行動。
3.項目信息欺瞞，不能明確劃分責(zé)任
一個項目管理中，有很多不同的負責(zé)方。例如工程項目管理，就包括總包、監(jiān)理、設(shè)計、施工、業(yè)主、投資方、材料設(shè)備供應(yīng)商、項目分包商等等。一個項目牽扯到很多不同的企業(yè)，利用手工管理如何做到信息公開實時透明?很明顯，這其中必定存在很大的項目信息欺瞞隱患。員工為了不讓上司知其不力或知其犯錯而去”欺騙”，承包人為了自身利益而去”欺騙”，項目經(jīng)理為了自保而利用它去”欺騙”成本付出者等等。項目各方無法得知其他人的情況，進而渾水摸魚，責(zé)任難劃分，出現(xiàn)問題也難追責(zé)。
使用項目管理軟件，我們便能很快得知項目各方的情況，實時和透明的信息使人們更容易發(fā)現(xiàn)問題，找到問題的原因及確定問題的責(zé)任人。若信息能實時準(zhǔn)確地呈現(xiàn)給企業(yè)所有利益相關(guān)者，人們將會更加認真負責(zé)，不會找借口推卸責(zé)任。
二、項目管理軟件對比手工管理的優(yōu)勢
1.綜合查詢功能
項目管理軟件可針對項目進度提供工程量清單進度查詢功能，能幫助企業(yè)隨時隨地查詢項目的進展情況。提供比照匯總功能對項目進行分級建立，以及工程經(jīng)營情況表可迅速盤查到各級別項目的成本、收款、未收款等訊息。對項目進度計劃二維圖繪制的功能并自動生成網(wǎng)絡(luò)計劃圖。提供單獨的領(lǐng)導(dǎo)查詢按鈕，領(lǐng)導(dǎo)重視的查詢都可通過該功能達成。
2.資金管理功能
項目管理軟件具有承包合同待收工程款實時計算功能，可讓企業(yè)管理人員清晰明了當(dāng)前以及近期應(yīng)收的工程款情況。提供合同提醒、付款限額提示功能，可提醒相關(guān)人員在工程到期或進度節(jié)點完成后及時進行審核結(jié)算。系統(tǒng)還提供付款計劃設(shè)置功能，可擬定每個月的付款計劃，方便財務(wù)人員付款運作，提升資本周轉(zhuǎn)的利用率。
3.可視化管理
可視化就是將項目信息透明化管理。工程項目管理軟件作為項目辦公室與實施現(xiàn)場的的溝通橋梁，對收集的信息進行整合、處理，通過系統(tǒng)精簡化及總結(jié)后及時同步給項目相關(guān)人員，確保項目負責(zé)人能夠及時了解和掌握項目的進展情況，并且分析項目數(shù)據(jù)，漸進明晰項目實際情況，及時發(fā)現(xiàn)項目潛在的問題和風(fēng)險，并將風(fēng)險落實到實際的計劃中，讓項目相關(guān)負責(zé)人了解項目潛在的風(fēng)險，并給予適當(dāng)?shù)膸椭?，確保項目運行在可控的范圍之內(nèi)。
4.圖紙管理
在項目建設(shè)過程中，作為指導(dǎo)施工和設(shè)備制造的圖紙是項目管理的重要環(huán)節(jié)，因此，圖紙的記錄、分發(fā)、審核、進度跟蹤是非常需要重視和認真對待的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。工程項目管理軟件通過對圖紙聲明周期的管理，有效的管理和控制圖紙流向，從而保證項目圖紙資料得以安全、完善的流轉(zhuǎn)和操作。
5.設(shè)備采購流程管理
設(shè)備采購管理是維持維護項目建設(shè)過程中設(shè)備信息的全程數(shù)據(jù)，項目管理軟件可從設(shè)備采購計劃、設(shè)備招標(biāo)、標(biāo)書、評標(biāo)、中標(biāo)直到合同簽訂，提供了全過程分析功能，并形成完整的設(shè)備臺帳。
項目管理軟件就是為了使項目能夠按照預(yù)定的需求、成本、進度、質(zhì)量順利完成，而對人員、產(chǎn)品、過程和項目進行分析和管理的軟件。比起手工管理，項目管理軟件更注重信息透明化實現(xiàn)責(zé)任到個人的劃分。使用泛普項目管理軟件，使企業(yè)管理實質(zhì)化、企業(yè)文化素養(yǎng)提高。
