由于我國(guó)建筑工程單位普遍更加重視現(xiàn)場(chǎng)施工作業(yè)環(huán)節(jié)，在文檔管理工作方面意識(shí)相對(duì)較薄弱，相關(guān)制度和工作標(biāo)準(zhǔn)普遍滯后且并不十分明確，項(xiàng)目文檔管理工作在項(xiàng)目實(shí)際運(yùn)行中往往沒(méi)有得到足夠的重視，從而造成建筑工程項(xiàng)目文檔、信息等資料無(wú)法及時(shí)建檔、歸檔和與項(xiàng)目運(yùn)行保持同步，不能有效確保工程項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。泛普軟件開(kāi)發(fā)的這一使用與建筑工程項(xiàng)目實(shí)際管理工作的文檔信息管理平臺(tái)，能根據(jù)工程項(xiàng)目施工建設(shè)的實(shí)際情況和進(jìn)度隨時(shí)調(diào)整相關(guān)施工方案和進(jìn)度計(jì)劃，以此保證工程項(xiàng)目在總工期內(nèi)順利完工和通過(guò)驗(yàn)收。
泛普檔案管理流程設(shè)計(jì)
(一)歸檔文件管理流程設(shè)計(jì)
對(duì)建筑工程項(xiàng)目通常需要?dú)w檔的多種文件類(lèi)型、名稱(chēng)等基本信息進(jìn)行添加、修改、查詢等操作是歸檔文件管理的主要功能。
其中，添加歸檔文件的步驟為：用戶點(diǎn)擊檔案管理界面中的“添加文件名稱(chēng)”按鈕后，系統(tǒng)會(huì)檢查當(dāng)前登錄用戶的角色是否為系統(tǒng)檔案管理員，如果當(dāng)前登錄用戶的角色不是系統(tǒng)檔案管理員則系統(tǒng)會(huì)給出“無(wú)權(quán)進(jìn)行操作”的提示信息。
接著，用戶在選擇欲歸檔文件類(lèi)型并填寫(xiě)正確的文件名稱(chēng)后，系統(tǒng)會(huì)先在前臺(tái)通過(guò)JS對(duì)必填文件信息進(jìn)行校驗(yàn)，若校驗(yàn)未通過(guò)，程序界面將以高亮顯示未填寫(xiě)或格式填寫(xiě)錯(cuò)誤的表單，要求用戶進(jìn)行補(bǔ)充填寫(xiě)或進(jìn)行修改，若通過(guò)前臺(tái)校驗(yàn)，則系統(tǒng)會(huì)連接到后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)重復(fù)記錄進(jìn)行篩查，若數(shù)據(jù)庫(kù)中已存在重復(fù)的文件，則提示該歸檔文件已經(jīng)被添加過(guò)，否則保存該文件的相關(guān)信息到數(shù)據(jù)庫(kù)。
(二)項(xiàng)目歸檔計(jì)劃流程設(shè)計(jì)
系統(tǒng)針對(duì)某一具體建筑工程項(xiàng)目選擇須歸檔的文件、落實(shí)責(zé)任單位并確定完成歸檔的日期是項(xiàng)目歸檔計(jì)劃的主要功能。
當(dāng)用戶點(diǎn)擊檔案管理界面中的“歸檔責(zé)任單位”按鈕后，系統(tǒng)首先會(huì)對(duì)當(dāng)前登錄用戶的權(quán)限及角色進(jìn)行審查，判斷該用戶是不是系統(tǒng)檔案管理員。
如果當(dāng)前登錄用戶不是系統(tǒng)檔案管理員，則系統(tǒng)會(huì)提示“無(wú)權(quán)進(jìn)行操作”，如果系統(tǒng)判斷該用戶的角色確為系統(tǒng)檔案管理員，則該用戶可繼續(xù)對(duì)項(xiàng)目名稱(chēng)、責(zé)任單位、文件類(lèi)型和文件名稱(chēng)的選擇操作。
用戶選擇完畢后，點(diǎn)擊“提交”按鈕，此時(shí)系統(tǒng)會(huì)連接到后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)重復(fù)記錄進(jìn)行篩查，若數(shù)據(jù)庫(kù)中存在相同文件歸屬于不同單位的情況，則提示用戶該重新選擇以上信息，否則保存新增信息到數(shù)據(jù)庫(kù)。
(三)檔案日常事務(wù)流程設(shè)計(jì)
(1)檔案上傳流程設(shè)計(jì)
檔案上傳的操作必須與具體項(xiàng)目進(jìn)行關(guān)聯(lián)。當(dāng)用戶點(diǎn)擊檔案日常事務(wù)界面中的“檔案上傳”按鈕后，必須先進(jìn)行項(xiàng)目的選擇操作，接著系統(tǒng)將查詢并顯示出當(dāng)前該登錄用戶所在單位的所有應(yīng)歸檔的文件基本信息，如文件名與文件類(lèi)型等，如果以前上傳成功過(guò)的，上傳狀態(tài)會(huì)顯示為“已上傳”，否則將顯示“一”。
若要對(duì)以前已經(jīng)成功上傳的文件進(jìn)行操作，可單擊其文件名對(duì)已上傳文件的具體內(nèi)容進(jìn)行瀏覽，點(diǎn)擊“上傳”后將提示是否覆蓋系統(tǒng)中已存在的原文件，接著點(diǎn)擊“提交”后將保存新上傳的文件。
(2)檔案審核流程設(shè)計(jì)
用戶點(diǎn)擊“檔案審核”按鈕后，系統(tǒng)首先對(duì)當(dāng)前登錄用戶進(jìn)行權(quán)限審查操作，如果當(dāng)前用戶沒(méi)有進(jìn)行檔案審核的相關(guān)權(quán)限，則系統(tǒng)會(huì)給出“無(wú)權(quán)進(jìn)行操作”的提示信息。否則，在用戶成功選擇項(xiàng)目名稱(chēng)后，系統(tǒng)會(huì)查詢并顯示出該用戶當(dāng)前所在單位應(yīng)歸檔所有文件的相關(guān)信息，如文件名與文件類(lèi)型等。
對(duì)于已經(jīng)上傳成功的文件，系統(tǒng)會(huì)顯示上傳人與上傳日期信息，此時(shí)用戶點(diǎn)擊文件名稱(chēng)即可瀏覽該文件的具體內(nèi)容;對(duì)于已上傳而尚未被相關(guān)人員審核的文件，當(dāng)擁有審核權(quán)限的用戶點(diǎn)擊“同意”按鈕后，審核狀態(tài)將變?yōu)?ldquo;通過(guò)”;對(duì)于已審核過(guò)的文件，當(dāng)用戶再次點(diǎn)擊“待審核”后，審核狀態(tài)將重新變?yōu)?ldquo;待審核”;對(duì)于尚未上傳的文件則當(dāng)前用戶不能進(jìn)行任何操作。
(3)檔案歸檔流程設(shè)計(jì)
用戶點(diǎn)擊檔案日常事務(wù)界面的“檔案歸檔”按鈕后，系統(tǒng)首先會(huì)對(duì)當(dāng)前登錄用戶是否有進(jìn)行檔案歸檔操作的相關(guān)權(quán)限進(jìn)行檢測(cè)，如果該用戶沒(méi)有相應(yīng)權(quán)限則給出“無(wú)權(quán)操作”的提示信息，否則，用戶先正確進(jìn)行項(xiàng)目名稱(chēng)的選擇后，系統(tǒng)即顯示用戶所在單位所有應(yīng)該歸檔的文件名稱(chēng)與文件類(lèi)型及目前文件的上傳及審核情況的全部信息。
如果文件已經(jīng)成功上傳并由相關(guān)人員審核完畢，系統(tǒng)將顯示出上傳人及審核人的信息;如果文件已上傳但尚未被具有相關(guān)審核權(quán)限的人員進(jìn)行審核，則此時(shí)僅顯示上傳人的姓名。
對(duì)于系統(tǒng)中顯示已成功通過(guò)審核的文件，當(dāng)前用戶就可點(diǎn)擊“歸檔”按鈕，系統(tǒng)確認(rèn)歸檔成功后，頁(yè)面歸檔狀態(tài)將顯示為“Y”;對(duì)于已成功歸檔的文件，可再次點(diǎn)擊“待歸檔”，歸檔狀態(tài)此時(shí)回滾到“待歸檔”。
