建筑工程項目文件管理系統(tǒng)

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 　　加強大型建筑公司的企業(yè)信息化建設，既是當前經(jīng)濟全球化背景下企業(yè)發(fā)展的要求，也是深化建筑企業(yè)工程項目管理體制改革，轉(zhuǎn)變建筑行業(yè)整體發(fā)展方式，加快建筑企業(yè)轉(zhuǎn)型升級的迫切需要。

　　目前，建筑企業(yè)所承建工程中的項目文檔的交流與保存大部分仍沿用傳統(tǒng)紙張的方式，信息化利用率很低，尤其是將項目文檔以互聯(lián)網(wǎng)電子文檔的方式進行交換、存儲、管理的方式更少。由于一直以來對文檔信息化的管理意識較弱，往往習慣于把工作重心放在實際工程建設環(huán)節(jié)，進而忽略了對項目檔案的有效管理，這直接造成了工程項目文檔信息材料歸檔不及時，更無法保證建筑工程檔案信息的完整、準確和系統(tǒng)性。同時，建筑工程項目文檔信息化管理的環(huán)境較為復雜，這也增加了建筑工程項目文檔管理平臺建設的難度。因此，建立一個以網(wǎng)絡為基礎的建筑工程項目文檔管理平臺，對于建筑工程項目文檔的交流、存儲、管理將起到積極作用。

　　本系統(tǒng)為建筑項目管理系統(tǒng)的其他子系統(tǒng)提供了文檔管理的接口，交換的是文檔的相關數(shù)據(jù)。如合同管理系統(tǒng)的合同信息都保存到本系統(tǒng)中;材料管理系統(tǒng)的項目材料信息保存到本系統(tǒng)中;財務管理系統(tǒng)的財務文檔保存到本系統(tǒng)中。

　　根據(jù)上述分析得知，可將本系統(tǒng)分為七個功能模塊：即系統(tǒng)管理模塊、收文管理模塊、發(fā)文管理模塊、通知管理模塊、報表管理模塊、日志管理模塊、檔案管理模塊。這些模塊各自的主要功能如下所述：

　　1、系統(tǒng)管理模塊

　　主要功能包括具體在施工程項目管理、各相關單位及部門管理、系統(tǒng)用戶及權限管理、用戶密碼和登錄日志管理等。

　　管理員的分類根據(jù)分工和權限的不同分為機構或部門級管理員、企業(yè)或單位級管理員以及系統(tǒng)級管理員。機構或部門管理員可添加各機構或部門負責人及機構或部門各用戶(機構部門用戶);企業(yè)級管理員可添加本企業(yè)內(nèi)各相關部門名稱及各部門的管理員和用戶名單(部門級管理員);系統(tǒng)管理員可添加工程項目參建各企業(yè)的名稱及各企業(yè)的企業(yè)管理員和用戶名單(企業(yè)級管理員)。根據(jù)不同的工作需要和授權，各級系統(tǒng)管理員具有不同的權限范圍，機構或部門級管理員的權限僅限于操作本部門范圍內(nèi)的系統(tǒng);企業(yè)級管理員的權限限于操作本企業(yè)內(nèi)部的系統(tǒng);而系統(tǒng)級管理員的權限則可以操作整個項目系統(tǒng)。

　　2、發(fā)文管理模塊

　　主要功能包括項目相關文件、信函等資料的擬稿、審核、印制、簽批、發(fā)放、登記與歸檔等管理;

　　3、收文管理模塊

　　主要功能包括對已收到的項目相關文件進行登記、簽閱、督辦、承辦、查詢管理等;

　　4、通知管理模塊

　　主要功能包括會議通知、設計變更通知、監(jiān)理工程師通知等各類通知的定制、編輯、發(fā)放、查詢、歸檔管理等;

　　5、報表管理模塊

　　主要功能是對具體在施工程項目管理涉及的各類相關項目表格、報表的定制、填報、整理、統(tǒng)計與歸檔進行管理等;

　　6、日志管理模塊

　　主要功能是實現(xiàn)對具體在施項目相關日志進行編制、簽訂、整理、查詢和歸檔等功能;

　　7、檔案管理模塊

　　主要功能包括制訂工程項目文檔、信息資料歸檔進度計劃、及時進行各類檔案上傳、審核、審批、歸檔、歸檔跟蹤統(tǒng)計及檔案查詢等。分為：

　　(1)歸檔文件與種類

　　根據(jù)建筑工程項目文檔數(shù)量和體量龐大、格式和類型繁雜的特點，文件需按照種類歸檔

　　(2)項目檔案編碼方式

　　鑒于建筑工程項目文檔管理獨立性的特點，遵循編碼分類唯一性原則，工程項目檔案信息分類編碼采用由項目代碼、參建方代碼、文件類型代碼和流水號組成的4位編碼結(jié)構。

　　(3)歸檔責任單位及歸檔進度安排

　　筑工程項目文檔管理平臺中須歸檔的文件繁多，往往同時涉及項目眾多參建方。因此必須進一步建立健全和明確各類文件的審批流程。在工程項目施工建設的同時，工程項目檔案信息等文檔管理工作必須與其同步進行，并從項目的籌備、開工初期時就開始同步啟動，運行至項目最終竣工驗收，自始至終關聯(lián)于工程項目籌備、建設的整個生命周期，形成全程記錄、貫穿始終、首尾相接、互為因果的管理體系。亦即建筑工程項目文檔歸檔的工作應始終與工程項目施工建設保持同步，而不能總是滯后于工程項目的籌備和施工建設，相應的文檔歸檔進度計劃必須參照建筑工程項目進度的安排來建立，進而根據(jù)歸檔進度計劃將相關項目文件進行準確、及時地歸檔。