溝通過程絕不僅僅是傳遞一條消息，也是需要控制的。適當(dāng)?shù)臏贤軌蚴箚T工參與到行動(dòng)中來，因?yàn)樗麄冃枰椴⒗斫?。溝通必須既傳遞消息，又進(jìn)行激勵(lì)。問題在于，究竟怎樣進(jìn)行溝通。
一、管理咨詢項(xiàng)目管理溝通遵循怎樣的原則
溝通是貫穿項(xiàng)目管理全程的事宜，項(xiàng)目組既需要與外部人員打好交道，還需要做好團(tuán)隊(duì)內(nèi)部人員的交流管理。那么下面就簡(jiǎn)單說說管理咨詢項(xiàng)目管理平臺(tái)做好溝通管理的原則。
1、簡(jiǎn)潔高效
過猶不及，過多信息同樣得不到有效傳播。相信大家越來越依賴郵件進(jìn)行交流，不少人可能有過這樣的經(jīng)歷。某人發(fā)了一封郵件到很多人注冊(cè)的留言板上，結(jié)果成百上千的人收到了這封郵件，另一君不想收到這樣的郵件，因此“回復(fù)全部”說，請(qǐng)不要用留言板，有事郵件給具體的人。”但馬上又有人“回復(fù)全部”說，“請(qǐng)你不要用回復(fù)全部。”就這樣你來我往，很多無辜的人在短時(shí)間內(nèi)會(huì)收到大量關(guān)于“回復(fù)全部”的垃圾郵件。
所以，與干系人進(jìn)行交流也需要注意“度”，避免“信息擁堵”。譬如，如果項(xiàng)目運(yùn)行良好，下次例會(huì)又不會(huì)帶來額外價(jià)值，為什么不取消這次會(huì)議呢?項(xiàng)目經(jīng)理完全可以告訴員工，“因?yàn)轫?xiàng)目運(yùn)行良好，所以本次會(huì)議取消”，這樣對(duì)員工傳遞的是滿滿的正能量。
2、主動(dòng)性
項(xiàng)目經(jīng)理需要主動(dòng)與干系人保持溝通，讓他們清楚項(xiàng)目的進(jìn)展情況以及遇到的問題。客戶關(guān)于項(xiàng)目運(yùn)行情況的第一手資料必須來自項(xiàng)目經(jīng)理。
假如有一個(gè)項(xiàng)目，設(shè)計(jì)制造一個(gè)安全閥但產(chǎn)品卻沒有通過安全測(cè)試。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該直接打電話告知客戶，比如可以說，“項(xiàng)目產(chǎn)品沒有通過安全測(cè)試，我們正在分析和解決問題。如果有進(jìn)一步的信息，我馬上向您匯報(bào)。”項(xiàng)目經(jīng)理不應(yīng)該等到問題解決了再匯報(bào)。原因很簡(jiǎn)單，如果客戶不知情，在某個(gè)會(huì)議上他們被問到了項(xiàng)目出現(xiàn)的問題時(shí)，試想他們將處于何種尷尬的境地。
3、有始有終
溝通交流始于項(xiàng)目啟動(dòng)而止于項(xiàng)目結(jié)題，與干系人進(jìn)行交流沒有一勞永逸的方法。但制訂有效的溝通交流計(jì)劃可以提高溝通交流的效率，使在這方面的管理變得簡(jiǎn)單和有章可循。
作為經(jīng)驗(yàn)，項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告一般可選擇10個(gè)。假定一個(gè)2個(gè)月(相當(dāng)于8個(gè)星期40天，假定每星期5天上班時(shí)間)的項(xiàng)目，每4天項(xiàng)目經(jīng)理就應(yīng)該提交一份報(bào)告，詳細(xì)程度以大概15~20分鐘的討論內(nèi)容為準(zhǔn)，這樣既可確保報(bào)告內(nèi)容充足又不至于過于冗長(zhǎng)。
二、泛普軟件管理咨詢項(xiàng)目管理平臺(tái)如何優(yōu)化溝通的
項(xiàng)目管理過程中本就充斥大量的溝通管理工作，而一些管理咨詢、銷售等類型的項(xiàng)目，溝通起到的作用更是重中之重。那么為了優(yōu)化項(xiàng)目組的溝通效果，提升項(xiàng)目成功率，我們可以通過管理咨詢項(xiàng)目管理平臺(tái)做出怎樣的管理操作呢?
對(duì)于項(xiàng)目中的正式化溝通，大家也是有一個(gè)利用管理咨詢項(xiàng)目管理平臺(tái)應(yīng)對(duì)流程在的。首先當(dāng)有需溝通的問題時(shí)，我們會(huì)現(xiàn)進(jìn)行分析，這個(gè)問題主要屬于個(gè)人形式還是需要團(tuán)隊(duì)解決，這就決定了我們采取的溝通形式。如果是我們個(gè)人責(zé)任內(nèi)的事情，那么要么直接和領(lǐng)導(dǎo)通過郵件、軟件或面對(duì)面溝通;若是問題涉及協(xié)作，那么，我們則可能需要選擇試都進(jìn)行小組討論或是思考是否有需進(jìn)行略正式會(huì)議的需要。
當(dāng)我們選擇了大家溝通的形式后，就需要整理清楚需要溝通討論的問題，要弄清楚疑惑或爭(zhēng)議的點(diǎn)在哪，不要讓討論偏了方向，要時(shí)刻圍著想要解決的問題而進(jìn)行。
找到溝通不好的原因并將管理規(guī)范化，是提升效果的最基本操作。溝通是一件需要靈活應(yīng)變的事，我們不可能完全死板的去要求每一步怎么做亦或固定怎么說，只需做好基本的準(zhǔn)則要求就可以對(duì)大家能力予以提升。
泛普軟件管理咨詢項(xiàng)目管理系統(tǒng)提供多層次的預(yù)算、實(shí)際收入和費(fèi)用的實(shí)時(shí)跟蹤功能，讓財(cái)務(wù)信息在機(jī)構(gòu)、合同及項(xiàng)目間保持一致，不出現(xiàn)偏差。系統(tǒng)實(shí)時(shí)同步項(xiàng)目進(jìn)展，支持資源分配及有效跟蹤其實(shí)際使用率，使資源申請(qǐng)者更努力地去估計(jì)真正的資源需求及時(shí)間。所有項(xiàng)目干系人都在同一平臺(tái)上協(xié)作，實(shí)現(xiàn)信息共享，減少誤解，促進(jìn)項(xiàng)目效率的提升。
