制約國內企業(yè)免費公文管理系統的三個因素

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　　相對于企業(yè)管理，免費公文管理系統還是一個很新的概念，并且免費公文管理系統的作用也不是立竿見影的，因此在企事業(yè)推廣時還會面臨很多阻力。通過結合多年開展免費公文管理系統工作的經驗，我們認為目前制約國內企事業(yè)單位免費公文管理系統發(fā)展的因素有以下三個方面。

　　第一，領導層思想轉變困難。

　　免費公文管理系統是一種新型的企業(yè)管理模式，領導層對它的接受程度因人而異。只有高層管理人員認識到公文資源的低效利用問題，免費公文管理系統才得以開展。簡而言之，領導層支持與否直接關系著企業(yè)免費公文管理系統的成敗?？墒敲赓M公文管理系統本身又是一項短期內只見投入不見回報的工作，短期內很難看到收獲，這就很容易失去領導層的支持。也有些領導認可了免費公文管理系統的價值，但是不了解免費公文管理系統的精髓，而只是單純地引入免費公文管理系統的概念，這樣發(fā)展到后來的免費公文管理系統更應該稱為公文共享。

　　第二，員工參與積極性低。

　　在免費公文管理系統模式下，組織內的每一名員工不僅僅是免費公文管理系統的受益者，也是參與者，免費公文管理系統過程是一個“人人為我，我為人人”的操作過程?？墒窃谂f的組織模式中，員工已經習慣了公文的不共享狀態(tài)，他們體會不到公文共享為工作帶來的便利，只把公文共享當作增加工作量的一項管理活動。而作為免費公文管理系統重要部分的隱性公文，則被很多員工認為是個人價值的集中所在，如果拿來分享會影響個人價值的體現。所以，如何讓員工心甘情愿地將個人公文拿出來共享，是一個困擾很多免費公文管理系統者的難題。

　　第三，免費公文管理系統人員定位不明確，需求不合理。

　　免費公文管理系統的開展往往是自上而下的，由組織高層提出、專門人員來實施，這就很可能導致一個問題——與業(yè)務脫節(jié)。免費公文管理系統人員從領導者要求出發(fā)去設計開發(fā)公文系統，就會忽視免費公文管理系統的真正需求。這樣的系統可能理念先進、功能齊備，但是得不到使用者的好評。究其原因，就是沒有結合本組織的實際情況做充分的需求分析。

　　事實上，領導層對免費公文管理系統的期望是免費公文管理系統的目標而不應該是需求。

　　真正能夠得以推廣使用的免費公文管理系統必須以員工、項目、部門需求為基礎，經過充分調研，從使用者角度出發(fā)，易上手、可用性和客戶感知俱佳。