IT成就設(shè)計(jì)價(jià)值

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如何從海量的、結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化信息中迅速精確地獲取本企業(yè)所需的信息和知識(shí)？如何針對(duì)不同的企業(yè)內(nèi)部員工和外部客戶的需求定制相應(yīng)的信息和知識(shí)產(chǎn)品？如何搭建一個(gè)開放、互動(dòng)、協(xié)同的信息平臺(tái)，簡(jiǎn)化企業(yè)組織結(jié)構(gòu)？如何對(duì)設(shè)計(jì)的流程進(jìn)行有效、科學(xué)的管理？如何對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度及費(fèi)用進(jìn)行有效的控制？如何利用現(xiàn)有的信息和知識(shí)為企業(yè)決策者提供決策依據(jù)？如何解決信息孤島問題？

在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益加劇的今天，如何提高設(shè)計(jì)的科技含量、提高設(shè)計(jì)的成品質(zhì)量、提高設(shè)計(jì)的工作效率，已經(jīng)成為設(shè)計(jì)類企業(yè)時(shí)時(shí)思考的問題。而在越來越復(fù)雜的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中，單純依靠手工管理已經(jīng)不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要，信息化建設(shè)必然提到了整個(gè)企業(yè)的議事日程上。

在咨詢項(xiàng)目中，我們發(fā)現(xiàn)，這些問題最終還是依賴于“以網(wǎng)絡(luò)為支撐，管理平臺(tái)與業(yè)務(wù)平臺(tái)分離，以專業(yè)技術(shù)應(yīng)用為基礎(chǔ)，以知識(shí)管理為核心，項(xiàng)目管理為主線，使設(shè)計(jì)與管理實(shí)現(xiàn)一體化的信息平臺(tái)”的建立。

“考慮其行業(yè)的特點(diǎn)，在內(nèi)部信息平臺(tái)建設(shè)方面，重點(diǎn)需要構(gòu)建兩大信息平臺(tái)：管理信息平臺(tái)和業(yè)務(wù)信息平臺(tái)。”

量身設(shè)計(jì)企業(yè)信息化

信息平臺(tái)是一個(gè)以人為主導(dǎo)，利用計(jì)算機(jī)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備以及其他辦公設(shè)備，對(duì)企業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的收集、傳輸、加工、存儲(chǔ)、更新和維護(hù)，產(chǎn)生有利于企業(yè)戰(zhàn)略競(jìng)優(yōu)、提高效益和效率為目的的信息，支持企業(yè)高層決策、中層控制、基層運(yùn)作的集成化人機(jī)系統(tǒng)。一個(gè)信息平臺(tái)由眾多子系統(tǒng)集合而成，這些子系統(tǒng)按公司內(nèi)部的功能鏈組成一體。例如一個(gè)大型企業(yè)的信息平臺(tái)包括財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)，制造管理信息系統(tǒng)，營(yíng)銷管理信息系統(tǒng)及人力資源管理信息系統(tǒng)。

對(duì)設(shè)計(jì)企業(yè)而言，考慮其行業(yè)的特點(diǎn)，在內(nèi)部信息平臺(tái)建設(shè)方面，重點(diǎn)需要構(gòu)建兩大信息平臺(tái)：管理信息平臺(tái)和業(yè)務(wù)信息平臺(tái)。

其中，管理信息平臺(tái)主要針對(duì)日常辦公、運(yùn)營(yíng)管理等企業(yè)管理方面，而業(yè)務(wù)信息平臺(tái)主要針對(duì)設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)本身。

考慮到設(shè)計(jì)企業(yè)多是項(xiàng)目類運(yùn)作的特點(diǎn)，其人員構(gòu)成主要由專業(yè)的技術(shù)人員，如設(shè)計(jì)師、專業(yè)工程師組成，因此，對(duì)于設(shè)計(jì)企業(yè)而言，“知識(shí)”、“客戶”、“員工”是企業(yè)的三大關(guān)鍵因素。針對(duì)這樣一種企業(yè)特點(diǎn)，在管理信息平臺(tái)中，主要由知識(shí)管理、項(xiàng)目管理、客戶管理三大核心系統(tǒng)組成，同時(shí)財(cái)務(wù)、人力作為日常管理系統(tǒng)也包含在管理信息平臺(tái)中。

知識(shí)管理系統(tǒng)的管理重點(diǎn)在于結(jié)合以往積累的項(xiàng)目成果（如設(shè)計(jì)方案等），通過構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)共享與傳播機(jī)制，保證知識(shí)能夠在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行流轉(zhuǎn)，從而在一定程度上降低重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率。項(xiàng)目管理系統(tǒng)的管理重點(diǎn)在于結(jié)合項(xiàng)目的整體運(yùn)作，從時(shí)間、資源、風(fēng)險(xiǎn)等多角度進(jìn)行統(tǒng)一管理。設(shè)計(jì)類項(xiàng)目一般受客戶的影響比較大，如何通過內(nèi)部的規(guī)范管理從而盡可能地規(guī)避項(xiàng)目過程的風(fēng)險(xiǎn)，是需要在項(xiàng)目管理過程中考慮的又一個(gè)重要問題。因此，結(jié)合項(xiàng)目管理系統(tǒng)，通過內(nèi)部相對(duì)規(guī)范的項(xiàng)目管理制度，為保證項(xiàng)目的高效完成，需要從內(nèi)外兩個(gè)層面，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行多角度地綜合管理。由于設(shè)計(jì)企業(yè)的項(xiàng)目運(yùn)作特點(diǎn)，決定了客戶是企業(yè)的重要資源之一。為了不因公司某一位優(yōu)秀設(shè)計(jì)師的流失導(dǎo)致部分客戶資源流失的情況出現(xiàn)，需要對(duì)客戶資源在進(jìn)行分類/分級(jí)的基礎(chǔ)上，確定優(yōu)質(zhì)客戶資源，對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一管理，并在此基礎(chǔ)上，建立銷售線索的收集漏斗，有所選擇地進(jìn)行銷售機(jī)會(huì)的甄別與選擇。這也是需要借助客戶管理系統(tǒng)重點(diǎn)完成的內(nèi)容。

對(duì)于業(yè)務(wù)信息平臺(tái)而言，隨著信息化的越來越普及，以及工程項(xiàng)目的越來越復(fù)雜，單純的依靠手工及個(gè)人已經(jīng)不能順利地完成一個(gè)獨(dú)立項(xiàng)目，這也促使了業(yè)務(wù)信息平臺(tái)的兩大構(gòu)成核心的出現(xiàn)：工程文檔管理系統(tǒng)和協(xié)同設(shè)計(jì)系統(tǒng)。對(duì)于技術(shù)人員，協(xié)同設(shè)計(jì)系統(tǒng)是日常工作中最離不開的系統(tǒng)。一般來說，一個(gè)項(xiàng)目的完成需要多專業(yè)的協(xié)作，因此，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在內(nèi)部進(jìn)行協(xié)同工作，所有的工作都會(huì)基于協(xié)同設(shè)計(jì)系統(tǒng)來完成。同時(shí)，對(duì)于設(shè)計(jì)過程中出現(xiàn)的過程性文檔，通過工程文檔管理系統(tǒng)，有效地積累下來，并在此基礎(chǔ)上，進(jìn)行一定的知識(shí)抽取與篩選，并將有些知識(shí)索引、關(guān)鍵知識(shí)信息傳遞到知識(shí)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)信息平臺(tái)的內(nèi)部集成。另外，在業(yè)務(wù)信息平臺(tái)的兩個(gè)核心系統(tǒng)之外，還需要有一些輔助性的軟件配合構(gòu)成強(qiáng)大而有效的業(yè)務(wù)信息平臺(tái)，這些輔助性的軟件包括不同專業(yè)的專業(yè)軟件以及綜合的圖檔中心等。

在管理信息平臺(tái)和業(yè)務(wù)信息平臺(tái)構(gòu)建的基礎(chǔ)上，還需要考慮建立統(tǒng)一的企業(yè)信息門戶，打通企業(yè)內(nèi)外的連接通路，保證外部信息與內(nèi)部的順暢溝通與交互。

信息化建設(shè)價(jià)值分析

結(jié)合設(shè)計(jì)企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，信息化能給設(shè)計(jì)企業(yè)帶來的價(jià)值可以從以下四個(gè)方面分析：

工作效率提高。信息系統(tǒng)能使經(jīng)營(yíng)信息在價(jià)值鏈各環(huán)節(jié)的流通更加順暢，相關(guān)部門能通過統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺(tái)獲取精確、完整、實(shí)時(shí)的信息，免去了信息在各部門逐級(jí)流轉(zhuǎn)、傳遞的過程，消除了傳統(tǒng)工作方式容易引起的指令迂回和阻塞現(xiàn)象。員工能從原本頻繁、復(fù)雜的部門工作協(xié)調(diào)中解放出來，將更多的精力放在主要的價(jià)值活動(dòng)上，提高了工作效率和工作質(zhì)量。

管理功能的立體化。通過客戶關(guān)系管理系統(tǒng)，市場(chǎng)、銷售、生產(chǎn)三部門的客戶信息得到整合，將所有的客戶信息集成到同一個(gè)系統(tǒng)中，避免了信息重復(fù)和不一致的現(xiàn)象，并能使客戶信息在部門間實(shí)現(xiàn)共享。通過項(xiàng)目管理系統(tǒng)，對(duì)項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度、成本費(fèi)用進(jìn)行有效地監(jiān)控，對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行系統(tǒng)的分類和積極地防范；并對(duì)項(xiàng)目的各過程信息進(jìn)行完整地保存。通過知識(shí)管理系統(tǒng)，創(chuàng)造有利于隱性知識(shí)傳遞的環(huán)境，構(gòu)建企業(yè)知識(shí)共享的統(tǒng)一平臺(tái)。通過人力資源管理系統(tǒng)，各級(jí)管理人員能夠及時(shí)了解各個(gè)設(shè)計(jì)階段人力資源使用狀況，合理利用和及時(shí)調(diào)配，以確保各項(xiàng)設(shè)計(jì)任務(wù)順利展開和完成。

組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化。縱橫交錯(cuò)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)改變了信息傳遞的方式，使其由階梯層（等級(jí)）型逐步變成水平（自由）型，與信息傳遞方式緊密相連的管理組織結(jié)構(gòu)也就從尖頂?shù)?ldquo;金字塔”型變成了扁平的“矩陣”型，組織結(jié)構(gòu)扁平化意味著打破了部門之間的界限，有效地減少了管理層次和中建環(huán)節(jié)，使從低層到高層地信息傳遞時(shí)間大為縮短，能提高各環(huán)節(jié)的工作效率。同時(shí)，高層決策者與基層作業(yè)者直接聯(lián)系的方式增多，基層作業(yè)者根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)進(jìn)行決策的機(jī)會(huì)增多。

設(shè)計(jì)格式的標(biāo)準(zhǔn)化。通過信息系統(tǒng)的全面施行，逐步與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)際設(shè)計(jì)慣例接軌，使得設(shè)計(jì)資質(zhì)和能力得到業(yè)界內(nèi)的廣泛認(rèn)可，不僅提高了企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力，同時(shí)也提高了企業(yè)的知名度。

[信息化建設(shè)是一種管理的變革和改造，因?yàn)樗鼤?huì)涉及到企業(yè)管理的方方面面]

應(yīng)該注意哪些問題？

信息化建設(shè)是一種管理的變革和改造，由于它會(huì)涉及到企業(yè)的方方面面，所以信息化實(shí)施是一個(gè)企業(yè)全員的行動(dòng)，而不只是單個(gè)部門的行為。信息化項(xiàng)目決不僅僅是流程的自動(dòng)化，它一定是帶動(dòng)管理模式及業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，如果沒有所有部門的全力參與根本不可能取得成功。具體來說，需要做好以下四方面事情：

做好業(yè)務(wù)需求的分析與梳理工作。根據(jù)需要建設(shè)系統(tǒng)的不同特點(diǎn)，確定信息部門在建設(shè)過程中的不同角色，規(guī)范工作流程與工作模板，協(xié)調(diào)好與業(yè)務(wù)部門的關(guān)系，保證業(yè)務(wù)需求收集的準(zhǔn)確性；

做好系統(tǒng)建設(shè)前的準(zhǔn)備工作。在系統(tǒng)正式建設(shè)/實(shí)施之前，根據(jù)對(duì)業(yè)務(wù)需求的分析，進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)流程、工作模板及管理體系的建設(shè)，保證系統(tǒng)的順利建設(shè)，同時(shí)，根據(jù)需求分析，做好系統(tǒng)選型工作；

確定系統(tǒng)實(shí)施的具體計(jì)劃。在系統(tǒng)建設(shè)準(zhǔn)備工作完成之后，根據(jù)系統(tǒng)的重要性及實(shí)施的側(cè)重點(diǎn)，編制較為詳細(xì)的可操作的實(shí)施計(jì)劃，計(jì)劃確定后，盡可能嚴(yán)格按照計(jì)劃進(jìn)行工作；

系統(tǒng)建設(shè)過程中的協(xié)調(diào)。在系統(tǒng)建設(shè)/實(shí)施過程，根據(jù)具體建設(shè)階段的不同，與軟件供應(yīng)商/開發(fā)商協(xié)調(diào)好開發(fā)原型系統(tǒng)、系統(tǒng)測(cè)試及試運(yùn)行相關(guān)事宜，保證在系統(tǒng)能夠順利上線使用。

另外，信息化建設(shè)起步階段，還需要加強(qiáng)員工對(duì)企業(yè)管理系統(tǒng)的學(xué)習(xí)與深刻理解，加強(qiáng)信息化知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高自己對(duì)所管轄領(lǐng)域信息化建設(shè)的分析決策能力。信息化的實(shí)施過程是一個(gè)艱苦的、反復(fù)的過程，只有堅(jiān)定信念，持之以恒，才能取得成果，否則必然會(huì)半途而廢。