企業(yè)選型中要恪守的關(guān)鍵原則

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對(duì)于許多企業(yè)來(lái)說(shuō)，評(píng)估軟件似乎輕而易舉，直到它們不能自拔。第一次就做出正確的選擇其實(shí)并不困難，難就難在這個(gè)過(guò)程已經(jīng)耗費(fèi)了大量的時(shí)間和精力。

一提到自動(dòng)化，公司管理者腦海中出現(xiàn)的第一個(gè)念頭就是：“這會(huì)不會(huì)是一場(chǎng)代價(jià)高昂的錯(cuò)誤？”但是如果你能夠嚴(yán)格遵守一些關(guān)鍵性原則的話，這個(gè)問(wèn)題將不復(fù)存在。

在你開始權(quán)衡各種解決方案之前，先找出實(shí)際運(yùn)作中涉及到的所有文件、表格或者報(bào)告。這些文件能告訴你，過(guò)去或現(xiàn)在哪些東西是重要的。你可能用不著文件上所有的信息，但只要是你能用到的，上面都會(huì)有記載。

為公司里每個(gè)員工列示一份工作程序清單，這將是組成一個(gè)“需求文件”的起點(diǎn)，你還可以利用它去比較不同的應(yīng)用程序。如果僅將眾多文件整理歸檔是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，你應(yīng)該仔細(xì)閱讀它們。檢查每一個(gè)步驟并自問(wèn)：“這一步如何才能為顧客增加價(jià)值？”很多時(shí)候，在安裝一個(gè)全新的或升級(jí)版的技術(shù)解決方案之前，公司完全可以自行決定削減某些程序并改進(jìn)工作流。

隨后就到舉行頭腦風(fēng)暴的時(shí)候了。這將非常有意思，所有團(tuán)隊(duì)成員都集中在一起舉行一次off-site座談會(huì)，暢想未來(lái)的種種可能性。在開會(huì)的這段時(shí)間里，拋開實(shí)際操作中有關(guān)成本、時(shí)間、技術(shù)以及人員的煩惱，不要讓任何東西阻礙創(chuàng)意的涌現(xiàn)。

發(fā)揚(yáng)團(tuán)隊(duì)精神共同尋求改善企業(yè)運(yùn)作的創(chuàng)新方法。有很多創(chuàng)意的成本可能非常小，或者根本不存在邊際成本。然而，如果沒(méi)有人提出這些創(chuàng)意的話，企業(yè)將來(lái)可能就用不上它們。

下一步，將新創(chuàng)意與現(xiàn)有的流程集中起來(lái)，將它們分別歸為下列三類：

●絕對(duì)需要的。如果解決方案缺少了它們，便無(wú)法運(yùn)作。

●希望有的。這項(xiàng)功能可以幫助你改進(jìn)流程。

●感興趣的列表。如果有該功能當(dāng)然好，但它們并不會(huì)影響最終決定。

這份列表就是你的“系統(tǒng)要求”。把這張“購(gòu)物單”出示給不同的賣家，他們會(huì)向你建議各種解決方案來(lái)幫助你實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。

如果沒(méi)有一張?jiān)敿?xì)的清單，軟件銷售人員賣給你的只會(huì)是他們賣得最好的東西。他們甚至不問(wèn)你需要什么，就向你推薦所謂完美的解決方案。所以，你必須要求賣家針對(duì)你的需求做出回應(yīng)。這樣，你就可以了解每個(gè)系統(tǒng)的細(xì)節(jié)并做出比較了。實(shí)際上，每種軟件解決方案都存在著成功的可能性。同樣，如果應(yīng)用不當(dāng)，或操作它的人希望它失敗，又或者系統(tǒng)本身的性質(zhì)與組織不相容，它就有可能失敗。你必須投入一定的時(shí)間和資源來(lái)仔細(xì)評(píng)估各個(gè)系統(tǒng)之間的細(xì)微差別，因?yàn)榫褪沁@些細(xì)微的差別，可以幫助你找到更適合自己的軟件。

選擇賣家。你已經(jīng)做好了準(zhǔn)備工作，現(xiàn)在你要確定哪個(gè)賣家能向你提供滿足需求的解決方案。

雖然軟件的價(jià)格不應(yīng)成為購(gòu)買與否的決定性因素，但還是應(yīng)該在考慮范圍之內(nèi)的。如果你的預(yù)算是15萬(wàn)美元，那就完全沒(méi)必要在那些上百萬(wàn)美元的解決方案上浪費(fèi)太多時(shí)間。還有，不要理睬那些專門針對(duì)某種硬件的解決方案，除非你擁有重要的“平臺(tái)”要求。請(qǐng)記住，找到你所需要的有助于公司業(yè)務(wù)運(yùn)作的軟件功能，要比所謂最低的價(jià)格或者適合你的硬件平臺(tái)的軟件重要得多。

將解決方案的考察數(shù)量縮小到三至四種。如果方案太多，你就很難記清楚各個(gè)軟件包分別具備哪些特點(diǎn)。另外，大多數(shù)公司也沒(méi)有太多的時(shí)間或資源去評(píng)估更多的軟件。在考察的過(guò)程中，不妨將公司現(xiàn)在的賣家也考慮進(jìn)來(lái)。因?yàn)橛袝r(shí)候，某種看起來(lái)缺少的功能實(shí)際上早就在那兒了，只是公司里還沒(méi)有人學(xué)過(guò)如何使用它而已。既然更換賣家并非易事，沿用你已知的系統(tǒng)會(huì)簡(jiǎn)單容易得多。你只需付出最小的努力便可學(xué)會(huì)如何使用現(xiàn)有軟件的其他功能，并能給企業(yè)創(chuàng)造出最大的價(jià)值。

在縮小選擇范圍之后，再進(jìn)一步做些調(diào)查，以便更全面地了解你所選擇的軟件包。瀏覽每個(gè)賣家的信息頁(yè)面，并且登錄他們的網(wǎng)站。另外，你還可以要求賣家制作一個(gè)簡(jiǎn)單的表格，為你提供多種產(chǎn)品的信息，從而簡(jiǎn)化挑選軟件的過(guò)程。

實(shí)際上，每個(gè)賣家都想擁有一次向你進(jìn)行產(chǎn)品展示（demo）的機(jī)會(huì)。但是你要小心，這些展示都是精心設(shè)計(jì)用來(lái)招徠顧客的。他們只會(huì)展示軟件完美的一面。在演示過(guò)程中，銷售人員會(huì)掩蓋軟件可能造成的延誤，讓你認(rèn)為數(shù)據(jù)錄入似乎輕而易舉。所以，你必須去了解這個(gè)系統(tǒng)在你的企業(yè)中將如何運(yùn)作。把你希望得到的軟件功能列出來(lái)，如果可能的話，使用你自己的數(shù)據(jù)進(jìn)行演示。

在與賣家碰面之前，要確保：

●他們已經(jīng)詳細(xì)研究過(guò)了你的需求，并且擁有可行性解決方案。

●他們知道必須向你展示那些關(guān)鍵任務(wù)流程。

●準(zhǔn)備好一個(gè)展示計(jì)劃（demo plan）與評(píng)估程序，以備挑選軟件的人員使用。

向推薦購(gòu)買人求證。在拜訪或電話聯(lián)系推薦購(gòu)買人時(shí)，你要提前做好準(zhǔn)備。不要只問(wèn)：“你喜歡這套系統(tǒng)嗎？”或者“這套系統(tǒng)有用嗎？”請(qǐng)記住，賣家不會(huì)讓你去問(wèn)那些對(duì)他們不利的推薦人的。

要真正了解軟件的真實(shí)細(xì)節(jié)，你可以問(wèn)推薦人：“如果讓你重新應(yīng)用這套系統(tǒng)，你會(huì)做何改變？系統(tǒng)實(shí)施能否按時(shí)進(jìn)行，能否控制在預(yù)算之內(nèi)？在啟動(dòng)的過(guò)程中有沒(méi)有意外發(fā)生？”這些問(wèn)題有助于你從推薦人那里了解到真正有用的東西，獲取做出決策的有價(jià)值的信息。

制定決策的過(guò)程是成功的關(guān)鍵。如果系統(tǒng)是由一小群人——例如信息部門或公司總裁——選擇的，那么一旦實(shí)施失敗，這是他們自己的責(zé)任。如果整個(gè)團(tuán)隊(duì)都參與到了決策過(guò)程中，那么整個(gè)集體都要對(duì)此負(fù)責(zé)。團(tuán)隊(duì)中的所有人都會(huì)因此而加倍努力，以證明他們做出的選擇是正確的。

最后，高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層必須給予支持并且勇于承擔(dān)變革的責(zé)任，否則系統(tǒng)將不可避免地走向失敗。必須確保最終使用這一系統(tǒng)的員工對(duì)該項(xiàng)目持贊同態(tài)度，并且理解將由此所帶來(lái)的諸多挑戰(zhàn)。要讓他們了解項(xiàng)目最新的進(jìn)展，并征求他們的意見。

如果這些員工擔(dān)心成本問(wèn)題，要幫助他們認(rèn)識(shí)到軟件并不只是一項(xiàng)要提取折舊的資產(chǎn)，不能把一套軟件的成本與他們比較熟悉的運(yùn)貨卡車和庫(kù)存貨品來(lái)進(jìn)行比較。我們應(yīng)該把軟件投資看作一項(xiàng)運(yùn)營(yíng)費(fèi)用。以五年60個(gè)月為一個(gè)周期來(lái)計(jì)算，如果每月支出2000美元的話，你需要投入的成本約為10萬(wàn)美元。因此，如果由于引入該系統(tǒng)，你得以少雇一個(gè)新員工，那么這10萬(wàn)美元就花得非常值得。所以，把系統(tǒng)的成本當(dāng)作支付給員工的工資，大多數(shù)管理者都會(huì)接受這一觀點(diǎn)。

創(chuàng)造一種雙贏局面。選擇的最后一步是談判。有些人把談判當(dāng)作與賣家進(jìn)行的一場(chǎng)戰(zhàn)斗，但是你要記住，你的談判對(duì)手將對(duì)你的成功起到舉足輕重的作用。所以，創(chuàng)造雙贏局面才是最佳的選擇。

如果你通過(guò)談判獲得了最低價(jià)格，但是良好的商業(yè)判斷力告訴我們，產(chǎn)品價(jià)格的降低可能是由于其他方面的不合格。為了削減成本，賣家一般會(huì)在后繼的培訓(xùn)和技術(shù)支持上偷工減料，這樣，你可能永遠(yuǎn)都無(wú)法讓這套系統(tǒng)運(yùn)作起來(lái)。如果你在軟件容易出問(wèn)題的時(shí)候?qū)で筚u家的幫助，而此時(shí)他正接洽一個(gè)更好的合同，賣家肯定會(huì)把所有的注意力都投入到對(duì)方身上。大多數(shù)系統(tǒng)的價(jià)格都可以打折，但是有經(jīng)驗(yàn)的賣家會(huì)等到真正達(dá)成交易之時(shí)才做出實(shí)質(zhì)性的讓步。所以，你要明確告訴賣家你已經(jīng)選中他，以表示自己的誠(chéng)意。然后與他們協(xié)作，從而達(dá)成一個(gè)符合雙方最佳利益的交易。

即使你對(duì)改變系統(tǒng)不感興趣，上述流程對(duì)你的組織依然有所幫助。你可能會(huì)發(fā)現(xiàn)公司目前還沒(méi)有采用的其他可選方案。即使你無(wú)意投資新系統(tǒng)，每年也應(yīng)該列出一份有助于公司業(yè)務(wù)運(yùn)作的軟件特性與功能需求清單。詢問(wèn)你的賣家是否能滿足你的這些需求。同時(shí)與賣家合作，看他們是否能夠在系統(tǒng)里增加你所需要的這些功能。再次聲明，更換賣家并非易事。

最后一條建議是：計(jì)算機(jī)技術(shù)與商業(yè)世界始終處于不斷變化之中，如果你開始了一項(xiàng)挑選軟件的任務(wù)，就一定要在六個(gè)月內(nèi)做出最后決策。因?yàn)橐坏r(shí)間過(guò)長(zhǎng)，正確的決定就有可能變成錯(cuò)誤的選擇。通常，軟件供應(yīng)商每年都會(huì)升級(jí)他們的系統(tǒng)，硬件的更新是每六個(gè)月一次，而商業(yè)要求則是每月都在變化。

企業(yè)選擇軟件是個(gè)活動(dòng)靶，要擊中它，你就得在它飛出你的視線之前開槍。

來(lái)源：IT時(shí)代周刊