OA辦公系統(tǒng)對項(xiàng)目群和項(xiàng)目組合的支持

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  許多在技術(shù)上有競爭力的OA辦公系統(tǒng)不能夠通過專注于技術(shù)、數(shù)據(jù)和過程來最大化自身對它們母組織的價(jià)值，為達(dá)到“超大規(guī)模的績效” (supersized performance),當(dāng)OA辦公系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)被管理層設(shè)計(jì)成與組織的成熟度相一致時(shí)，它是最有效的。成熟度在這個(gè)意義上是組織運(yùn)用項(xiàng)目群和項(xiàng)目把業(yè)務(wù)戰(zhàn)略變?yōu)闃I(yè)務(wù)利益和競爭優(yōu)勢的能力，對它來說，OA辦公系統(tǒng)必須認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和高級(jí)管理層對它有不同的感覺、期望和對成功的度量，并且必須定制自身溝通戰(zhàn)略來滿足他們的不同需求，通過使用恰當(dāng)?shù)墓芾砗蜏贤☉?zhàn)略，作為一個(gè)在兩個(gè)群體之間的、有效的文化翻譯并最終成為一個(gè)幫助高級(jí)管理層達(dá)到組織目標(biāo)的合作伙伴，作為一個(gè)結(jié)果，OA辦公系統(tǒng)將被認(rèn)為交付了額外的價(jià)值。 OA辦公系統(tǒng)可以更方便地獲取自身所需的信息，并使自身的報(bào)告和訊息得到理解與執(zhí)行，注重關(guān)系和OA辦公系統(tǒng)是值提項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，和高級(jí)管理層相信和依賴的。

　　在為達(dá)到“超大規(guī)模的績交”的自身動(dòng)力中，OA辦公系統(tǒng)需要注意母組織當(dāng)前的和演進(jìn)的成熟度層次，并考慮所處不同階段來平衡自身的效果，因?yàn)樗诮M織中起著一個(gè)日益重要的角色---通過自身成功地參與組織的業(yè)務(wù)幫助組織達(dá)到成功。

　　1、通過OA辦公系統(tǒng)交付戰(zhàn)略目標(biāo)在許多組織中，項(xiàng)目、項(xiàng)目群和項(xiàng)目組合這三個(gè)層次獨(dú)立地和互相依賴存在，項(xiàng)目被定義為：“為創(chuàng)造獨(dú)特的產(chǎn)品、服務(wù)或成果而采取的一個(gè)臨時(shí)的努力”(PMI 2004 368);項(xiàng)目群被定義為：“為得到利益和控制不能通過單獨(dú)的管理而只能以協(xié)調(diào)的方式管理的一組相互聯(lián)系的項(xiàng)目。項(xiàng)目群包括要素或在其單個(gè)項(xiàng)目的范圍之外的相關(guān)工作”(PMI 2004 368)項(xiàng)目組合是：“由項(xiàng)目、項(xiàng)目群或其他組合在一起的工作組成的集合，為的是利于達(dá)成戰(zhàn)略業(yè)務(wù)目標(biāo)的工作的有效管理(PMI 2004 367)”,組織生成一個(gè)愿景，然后把愿景變成一系列的戰(zhàn)略目標(biāo)，再把戰(zhàn)略目標(biāo)變?yōu)轫?xiàng)目組合。建立項(xiàng)目群來達(dá)到這些目標(biāo)，符合這些目標(biāo)的項(xiàng)目被批準(zhǔn)并被組織在項(xiàng)目群中，通常項(xiàng)目交付項(xiàng)目群的產(chǎn)品、服務(wù)或成果的一個(gè)目的或方面，這些產(chǎn)品、服務(wù)或成果是被預(yù)先定義并與組織戰(zhàn)略目標(biāo)相一致的。

　　根據(jù)PMBOK，項(xiàng)目管理辦公室(project management office,PJMO)提供在自身領(lǐng)域下的那些項(xiàng)目的、集中的和協(xié)調(diào)的管理，而項(xiàng)目群辦公室(program management office,PGMO)提供戰(zhàn)略性的和集中的支持，“因而公司利益通過共享資源、方法論、工具和技術(shù)以及相關(guān)高層次項(xiàng)目管理的關(guān)注被實(shí)現(xiàn)了”(PMI 2004 369)

　　OA辦公系統(tǒng)s被定義為連續(xù)的成熟度術(shù)語，從“項(xiàng)目辦公室”到“優(yōu)秀中心”，在不同的能力水平上，其職能包含對以下的支持：戰(zhàn)略性規(guī)劃;制定基準(zhǔn)和持續(xù)改進(jìn);課程學(xué)習(xí);估算數(shù)據(jù)庫和項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)形式的知識(shí)管理(Kerzner 2005:101).OA辦公系統(tǒng)的角色被描述為：“通過專業(yè)的項(xiàng)目管理實(shí)踐應(yīng)用以及把業(yè)務(wù)利益調(diào)整和整合到項(xiàng)目和項(xiàng)目群的管理和成功交付中，來幫助項(xiàng)目經(jīng)理和相關(guān)組織”。在探究這些和其他的定義后，很清楚OA辦公系統(tǒng)不存在一個(gè)公認(rèn)的、相同的結(jié)構(gòu)，甚至不存在一般的定義，導(dǎo)致需要采用Dai和Wells(2004)所發(fā)展的“OA辦公系統(tǒng)存在(OA辦公系統(tǒng)presence)”的定義。然而“OA辦公系統(tǒng)存在”的概念只能是暫時(shí)的度量，保持狀況直到OA辦公系統(tǒng)更精確的定義、角色陳述和結(jié)構(gòu)