初始級 OA辦公系統(tǒng)的職能內(nèi)容

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  OA辦公系統(tǒng) 通過發(fā)揮六大職能要素：培訓(xùn)體系、咨詢和指導(dǎo)、制度流程、管理工具、過程監(jiān)控和績效評估提升內(nèi)部控制能力成熟度。但隨著內(nèi)部控制能力成熟度等級的提升，OA辦公系統(tǒng) 的職能原則和職能要素的工作細(xì)節(jié)也會(huì)隨著改變，以適應(yīng)較高成熟度等級的需求，循序漸進(jìn)，由淺入深的全面提升內(nèi)部控制能力成熟度等級。

  初始級是內(nèi)部控制能力成熟度等級的最初階段，內(nèi)部控制系統(tǒng)的實(shí)施過程混亂隨意，很多制度文件都急需計(jì)劃制定。實(shí)現(xiàn)將初始級提升到簡單級，OA辦公系統(tǒng) 的職能目標(biāo)是完成簡單級評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)鍵活動(dòng)目標(biāo)，即包括對內(nèi)部控制需求分析、內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施團(tuán)隊(duì)建設(shè)、內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施的范圍界定、內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)積累和內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施過程的文檔管理。

1.培訓(xùn)體系

  培訓(xùn)對象：內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)。首先，構(gòu)建內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)，內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)人員包括內(nèi)部控制部門人員及其他部門單位的主要負(fù)責(zé)人。

培訓(xùn)內(nèi)容：一方面培訓(xùn)內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施過程所需要的技能和知識，另一方面要介紹其他企業(yè)實(shí)施內(nèi)部控制系統(tǒng)的成功經(jīng)驗(yàn)。在內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施過程所需的技能和知識包括：內(nèi)部控制專項(xiàng)知識的培訓(xùn)和其他管理學(xué)科基礎(chǔ)知識培訓(xùn)。通過內(nèi)部控制知識的培訓(xùn)，使實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)對內(nèi)部控制要素、內(nèi)部控制層面和內(nèi)部控制目標(biāo)都有一個(gè)整體全面的認(rèn)識。最重要的是讓各協(xié)作部門認(rèn)識到，內(nèi)部控制是關(guān)乎企業(yè)各個(gè)業(yè)務(wù)部門的各個(gè)業(yè)務(wù)層面，不僅僅是內(nèi)部控制部門的職能工作，也是每個(gè)業(yè)務(wù)部門的重要職能工作。

在培訓(xùn)中加強(qiáng)內(nèi)部控制領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)對內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施工作的重視。在內(nèi)部控制系統(tǒng)的實(shí)施過程中可以充分學(xué)習(xí)借鑒其他管理學(xué)科的管理工具、方法等解決內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施過程中的問題。如管理基本知識、工作改進(jìn)、管理工作、培訓(xùn)下屬、人際關(guān)系、管理能力開發(fā)等管理專業(yè)技術(shù)、時(shí)間管理、輔導(dǎo)員工制定計(jì)劃和完成計(jì)劃、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等專業(yè)技術(shù)知識。將結(jié)合內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施過程中的需求開展重點(diǎn)培訓(xùn)。同時(shí)也要充分學(xué)習(xí)借鑒其他企業(yè)成功的內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)。分析總結(jié)本企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，對于出現(xiàn)的問題，借鑒參考其他企業(yè)的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行改進(jìn)。

  培訓(xùn)原則：激勵(lì)原則。設(shè)立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)受訓(xùn)者參與的積極性、創(chuàng)造性和主動(dòng)性。必要時(shí)可以采用將培訓(xùn)人員與人員任職、晉升、獎(jiǎng)懲、工資福利等銜接起來。

2.流程制度

  梳理內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施的流程，形成流程圖。對內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施過程中的關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行制度存檔。結(jié)合等級評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)鍵活動(dòng)目標(biāo)，著重以下幾方面的制度形成：

 （1）人員管理制度。對組建的實(shí)施團(tuán)隊(duì)人員的職責(zé)、權(quán)限、命令服從關(guān)系、協(xié)調(diào)關(guān)系等進(jìn)行明確說明的崗位職責(zé)分工制度。對實(shí)施團(tuán)隊(duì)開展相應(yīng)培訓(xùn)的培訓(xùn)原則、培訓(xùn)考核、培訓(xùn)激勵(lì)等說明的培訓(xùn)體系制度。調(diào)動(dòng)員工參與內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施積極性的人員激勵(lì)制度等。

 （2）實(shí)施制度。包括內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施范圍制度文件：對內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施范圍、實(shí)施目標(biāo)及具體的工作分解等內(nèi)容進(jìn)行明確規(guī)定的；內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施過程的文檔管理制度：對內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施過程資料文檔化、集中歸檔整理等要求；內(nèi)部控制系統(tǒng)需求分析報(bào)告：內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施過程中內(nèi)外部環(huán)境分析報(bào)告等。

  這些制度文件成為了內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施過程中的實(shí)施準(zhǔn)則，很好的從操作層面為實(shí)施人員提供給指導(dǎo)，方便實(shí)施人員對內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施現(xiàn)狀有客觀清晰掌握。

3.咨詢指導(dǎo)

  為內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)提供咨詢指導(dǎo)，相對比培訓(xùn)，咨詢指導(dǎo)的內(nèi)容更有針對性、方式更有靈活性