淺談OA辦公系統(tǒng)能給企業(yè)帶來(lái)的意義

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對(duì)企業(yè)內(nèi)部正在進(jìn)行的所有項(xiàng)目的狀況進(jìn)行報(bào)告是項(xiàng)目管理辦公室(OA辦公系統(tǒng))提供的一項(xiàng)特色服務(wù)。從表面上看，這種服務(wù)似乎微不足道。我們可以說(shuō)，OA辦公系統(tǒng)要對(duì)所有正在進(jìn)行的、還處于未決狀態(tài)的以及已經(jīng)完成的項(xiàng)目進(jìn)行完整、全面的追蹤和報(bào)告。畢竟，你只需要讓項(xiàng)目經(jīng)理按照一定的格式和時(shí)間要求向你發(fā)送項(xiàng)目報(bào)告就可以了。然而，如果你曾經(jīng)有過(guò)讓很多人向你發(fā)送信息的經(jīng)歷，你就會(huì)了解，接下來(lái)的事情會(huì)很浪費(fèi)時(shí)間的。

　　OA辦公系統(tǒng)還必須與管理層一起對(duì)報(bào)告的內(nèi)容進(jìn)行界定。有的企業(yè)喜歡對(duì)項(xiàng)目狀況進(jìn)行單一、直觀的描述，利用綠(良好)、黃(注意)和紅(問(wèn)題)三種顏色來(lái)從整體上顯示項(xiàng)目狀況。如果看報(bào)告的人想要了解更多的信息，那么他就要到項(xiàng)目經(jīng)理那里請(qǐng)教。

　　還有一些企業(yè)喜歡對(duì)項(xiàng)目狀況進(jìn)行全面的描述。如果看報(bào)告的人想要了解什么問(wèn)題，那么他可以直接在報(bào)告中找到答案，而不必再去項(xiàng)目經(jīng)理那里請(qǐng)教。下面讓我們來(lái)看看很多OA辦公系統(tǒng)提供的一般服務(wù)：了解項(xiàng)目狀況并制成報(bào)告。

　　1、了解項(xiàng)目狀況會(huì)遇到的問(wèn)題

　　了解企業(yè)的項(xiàng)目狀況看上去可能是很簡(jiǎn)單的一件事。OA辦公系統(tǒng)只需要收集和整理信息，然后再制成報(bào)告就可以了。然而，同所有依賴于人力進(jìn)行的活動(dòng)一樣，了解企業(yè)的項(xiàng)目狀況也是看事容易做事難。OA辦公系統(tǒng)在了解項(xiàng)目狀況時(shí)可能會(huì)遇到下面這些挑戰(zhàn)。

　　(1)時(shí)間問(wèn)題

　　沒(méi)有哪個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理能夠在你需要的第一時(shí)間向你提供項(xiàng)目狀況信息。1990年，我曾經(jīng)和一名負(fù)責(zé)Y2K項(xiàng)目的管理員進(jìn)行了交流，他告訴我說(shuō)，收集半個(gè)月的狀況信息要花費(fèi)他至少八個(gè)小時(shí)的時(shí)間。如果是你要進(jìn)行這項(xiàng)工作的話，是不是通常要把它安排在幾乎所有工作任務(wù)的最后來(lái)完成呢?

　　(2)準(zhǔn)確性問(wèn)題

　　在很多情況下，收集到的信息是不準(zhǔn)確的。例如，你可能已經(jīng)注意到了，項(xiàng)目小組下一個(gè)月的工作計(jì)劃同上一個(gè)月的工作計(jì)劃可能是相同的，這說(shuō)明報(bào)告信息的人只是把以前報(bào)告過(guò)的信息又重新報(bào)告了一遍。同樣，你可能也注意到了，項(xiàng)目經(jīng)理總是會(huì)報(bào)告說(shuō)項(xiàng)目按照預(yù)計(jì)工期進(jìn)展的很好，即使并不是所有的工作都能如期完成。通常，即使信息準(zhǔn)確及時(shí)，你也會(huì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，那就是信息不完整。例如，你所得到的信息可能非常簡(jiǎn)要，并不能讓你對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的狀況有完整的了解。

　　2、確定項(xiàng)目管理的價(jià)值

　　OA辦公系統(tǒng)面臨的最困難的一項(xiàng)工作就是確定項(xiàng)目管理的價(jià)值。這個(gè)問(wèn)題是企業(yè)所有人和高級(jí)管理層最喜歡問(wèn)的一個(gè)基本問(wèn)題，又是最難圓滿回答的一個(gè)問(wèn)題。

　  人們總是能夠通過(guò)直覺(jué)感覺(jué)到項(xiàng)目管理的價(jià)值的存在，但如果要對(duì)這種價(jià)值進(jìn)行量化，卻不是一件容易的事情。這就好象是你眼前有一樣?xùn)|西，似乎伸手就能夠到，但是你離它越近，它就變的越模糊不清。

　　當(dāng)然，這個(gè)問(wèn)題也并非完全無(wú)法解決。首先，可以依靠業(yè)內(nèi)調(diào)查，尋找與自己的企業(yè)狀況相似的公司。如果這些公司有辦法確定項(xiàng)目管理的價(jià)值的話，自己公司的項(xiàng)目管理價(jià)值應(yīng)該和它們也相似。

　　其次，按照每一個(gè)細(xì)節(jié)來(lái)計(jì)算項(xiàng)目管理的價(jià)值。例如，OA辦公系統(tǒng)可以與不同類型的項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行合作，來(lái)確定項(xiàng)目管理的價(jià)值?？梢钥紤]下面一些事項(xiàng)：合理的項(xiàng)目范圍變化帶來(lái)的價(jià)值;風(fēng)險(xiǎn)管理帶來(lái)的價(jià)值;讓客戶估計(jì)一下項(xiàng)目管理為他們節(jié)省的時(shí)間。

　　第三，尋找項(xiàng)目管理的重復(fù)利用價(jià)值。這也需要得到項(xiàng)目經(jīng)理的幫助。

　　我以前就曾經(jīng)提到過(guò)，OA辦公系統(tǒng)在很多服務(wù)領(lǐng)域還沒(méi)有足夠的經(jīng)驗(yàn)，確定項(xiàng)目管理價(jià)值就是其中之一。對(duì)于很多公司來(lái)說(shuō)，尋求有豐富經(jīng)驗(yàn)的咨詢公司的幫助不失為一個(gè)好辦法。

　　3、證明自身價(jià)值

OA辦公系統(tǒng)如果不能對(duì)項(xiàng)目管理的價(jià)值