實現OA辦公系統價值的若干經驗

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  在很多企業(yè)，公司領導層也認為OA辦公系統人員做事務性工作，只是消耗成本的管理部門，不能創(chuàng)造效益；研發(fā)人員及項目經理常常對OA辦公系統有反感情緒，認為其不熟悉業(yè)務流程與技術、經常要求項目經理和研發(fā)人員提交形式化的材料，只審批和監(jiān)控，不能為項目提供良好的服務。OA辦公系統如果在管理中樹立服務意識，明確自己提供的產品與服務，通過建立組織級項目管理體系，可為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造較大的無形價值與效益。一方面與研發(fā)人員觀念有關，同時很重要的是OA辦公系統人員沒有樹立良好的服務意識，提供自己的產品，實現OA辦公系統的價值。

  （1）高級管理者的支持

   這一條不管怎么夸大都不過分。OA辦公系統作為高級管理層的眼睛和耳朵，必須以以總經理為核心的高級領導層作為堅實的后盾，才能實現自已的目標。OA辦公系統在一個組織中，作為一個專業(yè)項目管理團隊，其人數跟從事生產的團隊相比是比較少的，這就好比一只貓要牽著一頭大象往前走，其天平向何處傾斜是顯而易見的，但是如果加上高級管理層這個千斤墜，則會極大地加重OA辦公系統的份量。

   不過，雖然大多數組織的領導都樂于宣稱其對于OA辦公系統工作的支持，OA辦公系統也要明白：天下沒有免費的午餐，領導也不會毫無條件地支持你的工作。因此OA辦公系統要向領導層明確地展示出OA辦公系統為組織所做的不可替代的貢獻，只有這樣，OA辦公系統才能得到領導持續(xù)不懈地支持。領導的支持是爭取來的，領導不會將支持主動地送到你的手上。

  （2）建立項目管理信息系統

　  隨著企業(yè)內并行項目的增多，項目信息流數據的加大，對于項目信息統計分析、工時統計、過程管理等提出了較高的要求。尤其是多人異地開發(fā)同一項目時，急需一套分布式的項目管理信息系統進行任務的統一分發(fā)、完成情況的反饋，將信息流、資金流以項目為單位統一匯總、多項目數據分析等。目前大連百易公司的PMUP統一項目管理平臺，已在銀行業(yè)得到實踐應用。該系統集集成性，實用性，易用性，可視性，靈活性于一體，既具有大型系統的全面，又具有小系統的簡約，并且以CMMI和PMBOK為理論架構，可以說是當前市面上不可多得的一款項目管理軟件和管理平臺，甚至可以說是獨一無二的。

  （3）不打無準備之仗

OA辦公系統在和項目經理交流之前，要帶著問題去，帶著建議去，帶著思想去，而不是帶著檢查表去。這便要求OA辦公系統要對項目提供的信息做深入的分析，同時從各種渠道了解項目的真實情況，并針對項目中存在的問題，提出自已的解決方案：問題是什么，為什么會有這個問題，建議的措施是什么。

  （4）深入到項目中去

   OA辦公系統成員不是去檢查項目，而是要幫助項目組解決實際地問題。要解決問題，就要發(fā)現問題，而發(fā)現問題的重要方法就是走到項目里面去。不存在“我只要和項目組接觸2分鐘，就能發(fā)現項目中存在的所有問題?！边@種神仙級的大仙。因此OA辦公系統成員不但要與項目經理交流，還要經常和項目組工作在一起，參加項目組的重要會議，越是項目開始的時候，越是要多和項目組在一起，越是項目困難的時候，越是要和項目級在一起。

  （5）以幫助他人成功作為工作目標

   由于OA辦公系統獨立于各職能部門，可以進行跨部門的資源協調與配置，因此在人員、研發(fā)資產、設備、資金等方面，OA辦公系統可根據項目的優(yōu)先級及資源的可用性進行綜合調配，以實現組織的整體目標。OA辦公系統要充分利用自身的溝通樞紐地位，盡可能地協調各方面的關系和資源，幫助項目組、業(yè)務部門成功。

 （6）遇到問題，一跟到底

   常常會出現這樣的情況：OA辦公系統發(fā)現了項目中存在的問題，同時也與項目組一起制定