萊蕪市人大常委會機關(guān)公文處理辦法

2012年11月根據(jù)《山東省人大常委會機關(guān)公文處理辦法》、《山東省<黨政機關(guān)公文處理工作條例>實施辦法（試行）》修訂。

第一章  總則

　　　　第一條  為了使市人大常委會機關(guān)的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理質(zhì)量和效率，更好地為市人大及其常委會依法行使職權(quán)服務(wù)，根據(jù)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》，結(jié)合機關(guān)實際，制訂本辦法。
　　　　第二條   市人大常委會機關(guān)的公文，是市人大及其常委會在依法行使各項職權(quán)過程中形成的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是發(fā)布決定、決議、公告，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告和交流情況的工具。
　　　　第三條  市人大常委會機關(guān)的公文處理，是包括公文擬制、審核、辦理、管理、整理歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作。
　　　　第四條  公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時、安全、保密。
　　　　第五條  市人大常委會辦公室人秘科是機關(guān)公文管理的工作機構(gòu)，負責(zé)機關(guān)公文的處理，協(xié)調(diào)并指導(dǎo)本機關(guān)各部門的公文處理工作。機關(guān)各委室應(yīng)當(dāng)配備專職人員負責(zé)本委室公文的處理工作，并逐步改善辦公條件，努力提高工作效率和質(zhì)量。
　　　　公文處理工作人員應(yīng)當(dāng)具有較高的政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)，恪盡職守、嚴(yán)守機密、作風(fēng)嚴(yán)謹、廉潔正派、遵紀(jì)守法。

第二章  公文種類

　　　　第六條  市人大常委會機關(guān)的公文種類主要有：公告，決議，決定，規(guī)則、實施辦法，議案，建議、批評和意見，請示，批復(fù)，報告，通知，通報，意見，函，紀(jì)要等。
　　　　公告  適用于發(fā)布有關(guān)人事任免決定及其他重要事項。
　　　　決議  適用于經(jīng)會議審議或討論通過的重要事項。
　　　　決定  適用于對重要事項做出的決策和安排。
　　　　規(guī)則、實施辦法  適用于市人大及其常委會審議通過的規(guī)范性文件等。
　　　　議案  適用于根據(jù)法律規(guī)定，依照法定程序，有關(guān)機構(gòu)向市人大及其常委會提請審議的事項。
　　　　建議、批評和意見  適用于人大代表向市人大及其常委會提出，由常委會的辦事機構(gòu)交由有關(guān)機關(guān)、組織研究處理并負責(zé)答復(fù)的事項。
　　　　請示  適用于請求指示、批準(zhǔn)事項。
　　　　批復(fù)  適用于答復(fù)請示事項。
　　　　報告  適用于匯報工作、反映情況，提出建議或答復(fù)詢問等。
　　　　通知  適用于傳達指示，轉(zhuǎn)發(fā)公文，傳達需要辦理、執(zhí)行或周知的事項等。
　　　　通報  適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神，交流情況等。
　　　　意見  適用于對重要問題提出見解和處理辦法等。
　　　　函  適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題；向有關(guān)主管部門提出請求等。
　　　　紀(jì)要  適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
　　　　第七條  根據(jù)工作需要，市人大常委會機關(guān)的公文分為正式文件、非正式文件和電報三類。
　　　　(一)正式文件
　　　　市人大常委會機關(guān)擬制發(fā)的正式文件，確定為《萊蕪市人大常委會文件》、《萊蕪市人大常委會黨組文件》、《萊蕪市人大常委會辦公室文件》、《萊蕪市人大常委會辦公室》（普發(fā)）文件和《萊蕪市人大常委會會議審議意見》6種。
　　　　1．《萊蕪市人大常委會文件》。市人大及其常委會向省人大常委會的請示、報告和常委會作出的需要正式行文的決議、決定、規(guī)定等；補選、罷免、任免市人大及其常委會組成人員、市人大常委會機關(guān)處級工作人員、市政府組成人員、市中級人民法院審判人員、市人民檢察院檢察人員等，均制發(fā)《萊蕪市人大常委會文件》，以“萊人發(fā)”編號行文。
　　　　2．《萊蕪市人大常委會黨組文件》。以常委會黨組名義向市委的請示、報告等，應(yīng)制發(fā)《萊蕪市人大常委會黨組文件》，以“萊人黨發(fā)”編號行文，并加印“簽發(fā)人”。
　　　　3．《萊蕪市人大常委會辦公室文件》。以辦公室名義向省人大常委會辦公廳的請示、報告，以及經(jīng)常委會和主任會議授權(quán)印發(fā)決定、規(guī)定、通知、批復(fù)等，均制發(fā)《萊蕪市人大常委會辦公室文件》，以“萊人辦發(fā)”編號行文。
　　　　4．《萊蕪市人大常委會辦公室》（普發(fā)）文件。以市人大常委會辦公室名義正式行文辦理一般政務(wù)、事務(wù)性工作，以及在辦公室職權(quán)范圍內(nèi)需要辦理的事項，如通報情況、下發(fā)通知等，以《萊蕪市人大常委會辦公室》版頭制發(fā)文件，以“萊人辦普發(fā)”編號行文。
　　　　5．《萊蕪市人大常委會會議審議意見》文件。以市人大常委會名義正式行文由市人大常委會組成人員在聽取和審議“一府兩院”某項工作匯報后提出的評價和建設(shè)性看法，經(jīng)過整理后交報告機關(guān)研究、辦理。以《萊蕪市人大常委會會議審議意見》版頭制發(fā)文件，以“萊人審字”編號行文。
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　　　　1．函。以市人大常委會或市人大常委會辦公室名義發(fā)函，使用“萊蕪市人大常委會”或“萊蕪市人大常委會辦公室”信函形式，分別以“萊人函”或“萊人辦函”編號行文。答復(fù)代表的意見、批評和建議一般以辦公室名義用“函”的形式行文。
　　　　2．請閱件。向領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)匯報、反映重要情況，制發(fā)《請閱件》。《請閱件》根據(jù)所涉及內(nèi)容由各委、室分頭起草，以辦公室名義統(tǒng)一編號印發(fā)。
　　　　3．紀(jì)要。常委會主任會議、常委會黨組會議、秘書長辦公會議、辦公室主任辦公會議印發(fā)《會議紀(jì)要》。
　　　　4．內(nèi)部文件。凡不宜以正式文件行文而又必須行文辦理的階段性、臨時性事項，可以內(nèi)部文件形式（不印版頭）行文，在文件首頁左上角標(biāo)明“內(nèi)部文件注意保存”字樣，不統(tǒng)一登記編號，但必須從嚴(yán)掌握，注意保管，防止遺失泄密。
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　　　　市人大常委會機關(guān)根據(jù)工作需要可制發(fā)密碼電報、內(nèi)部傳真電報和明傳電報，以電報規(guī)定的固定格式行文。
　　　　1．密碼電報。用于辦理機密事項或回復(fù)、辦理上級機關(guān)以密碼電報形式通知、部署的事項等。
　　　　2．內(nèi)部傳真電報。用于辦理內(nèi)部掌握、不宜對外公開的事項。
　　　　3．明傳電報。用于辦理不涉密的事項。

第三章  公文格式

　　　　第八條  市人大常委會機關(guān)的公文，一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等部分組成。
　　　?。ㄒ唬┓萏?nbsp; 公文印制份數(shù)的順序號，涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。
　　　　（二）密級和保密期限  涉密公文分別標(biāo)明“絕密”、“機密”、“秘密”。
　　　?。ㄈ┚o急程度  緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“加急”；緊急電報應(yīng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
　　　?。ㄋ模┌l(fā)文機關(guān)標(biāo)志  由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱組成，也可以由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”組成。聯(lián)合行文，主辦機關(guān)應(yīng)當(dāng)排列在前，或者按照規(guī)范順序排列。
　　　?。ㄎ澹┌l(fā)文字號  應(yīng)當(dāng)包括機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號。聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦機關(guān)發(fā)文字號。外事公文按照外交部門的要求辦理。
　　　　（六）簽發(fā)人  上報公文應(yīng)當(dāng)在發(fā)文字號右側(cè)標(biāo)注“簽發(fā)人”，由發(fā)文機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。
　　　?。ㄆ撸?biāo)題  應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明公文種類。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。
　　　?。ò耍┲魉蜋C關(guān)  指公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱。
　　　?。ň牛┱?nbsp; 公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。
　　　　（十）附件說明  公文附件的順序號和名稱，位于正文之后，發(fā)文機關(guān)署名之前。
　　　?。ㄊ唬┌l(fā)文機關(guān)署名  發(fā)文機關(guān)應(yīng)當(dāng)寫全稱或規(guī)范化簡稱。
　　　?。ㄊ┏晌娜掌?nbsp; 應(yīng)當(dāng)以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)日期為準(zhǔn)（經(jīng)市人大及其常委會審議通過、批準(zhǔn)或正式公布實施的決議、決定等法規(guī)性文件，應(yīng)在標(biāo)題下方正中位置標(biāo)注通過、批準(zhǔn)或公布實施的時間）。電報應(yīng)當(dāng)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。
　　　?。ㄊ┯≌?nbsp; 公文中有發(fā)文機關(guān)署名的（含聯(lián)合發(fā)文），應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機關(guān)印章。印章必須與署名相符。加蓋印章頁必須有正文，不得采取“此頁無正文”的方法處理。聯(lián)合行文，聯(lián)合發(fā)文機關(guān)均應(yīng)加蓋印章。
　　　?。ㄊ模└阶?nbsp; 公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。
　　　　（十五）附件  公文正文的說明、補充或者參考資料。
　　　?。ㄊ┏蜋C關(guān)  指除主送機關(guān)外需要告知的上下級、同級或不相隸屬機關(guān)。同級機關(guān)依黨、政、群、軍次序排列。
　　　　（十七）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期  公文的送印機關(guān)和送印日期。
　　　?。ㄊ耍╉摯a  公文頁數(shù)順序號。
　　　　第九條  公文的版式按照《黨政機關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
　　　　第十條  公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標(biāo)點符號等，按照有關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。
　　　　第十一條  公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。

第四章  行文規(guī)則

　　　　第十二條  市人大常委會機關(guān)的行文關(guān)系，應(yīng)根據(jù)各部門的職權(quán)范圍確定，不得超越本部門的職權(quán)范圍行文。
　　　?。ㄒ唬┓彩腥舜蠹捌涑Ｎ瘯渴鸹驒z查工作、決定或通知有關(guān)事項、請示和答復(fù)問題、報告和交流情況等，均以常委會名義行文，或以辦公室名義代常委會行文。
　　　　（二）向市“一府兩院”反饋意見、通報情況或告知有關(guān)事項等，由機關(guān)有關(guān)部門根據(jù)其職責(zé)范圍代擬文稿，以常委會或辦公室名義行文。
　　　?。ㄈ贆C關(guān)各部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的事情，可以部門名義向上級人大常委會機關(guān)和下一級人大常委會機關(guān)的有關(guān)業(yè)務(wù)部門行文。
　　　?。ㄋ模C關(guān)各部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自對上或?qū)ο滦形摹?/span>
　　　?。ㄎ澹┐_因工作需要，市人大常委會及機關(guān)各部門可與同級黨委、政府及其他部門聯(lián)合行文。聯(lián)合行文單位不宜過多。
　　　　（六）不相隸屬機關(guān)之間一般用函行文。
　　　?。ㄆ撸膰?yán)控制公文制發(fā)數(shù)量。凡國家法律法規(guī)和黨內(nèi)法規(guī)有明確規(guī)定的，不再制發(fā)公文。現(xiàn)行公文規(guī)定仍然適用的，不再重復(fù)發(fā)文，通過媒體發(fā)布的公文，不再下發(fā)紙質(zhì)公文。貫徹落實上級指示精神的公文要結(jié)合實際，不得照抄照轉(zhuǎn)，不得以印發(fā)文件作為檢驗工作是否落實的標(biāo)準(zhǔn)，從嚴(yán)控制以會議名義突擊發(fā)文。

第五章  公文辦理

　　　　第十三條  公文的辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理主要包括：公文的簽收、登記、初審、分發(fā)、領(lǐng)取、傳閱、擬辦、批辦、承辦和催辦等程序；發(fā)文辦理是指以本機關(guān)名義制發(fā)公文的過程，主要包括：公文的草擬、校核、審簽、登記編號、印制、用印和分發(fā)等程序。
　　　　第十四條  收文辦理
　　　　（一）簽收
　　　　逐件清點來文后簽收。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向發(fā)文機關(guān)查詢并采取相應(yīng)措施。
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　　　　將公文的發(fā)文機關(guān)、發(fā)文字號、標(biāo)題、密級、份數(shù)、收到時間及處理情況等逐項填寫清楚，以利于管理、查詢和催辦。
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　　　　對收到的公文應(yīng)當(dāng)進行初審。初審的重點是：是否應(yīng)當(dāng)由本機關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求；內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及地區(qū)或部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽；是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時退回來文單位并說明理由。
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　　　　根據(jù)來文內(nèi)容或來文單位的要求，以及收文單位的有關(guān)規(guī)定，將公文及時分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。急件、電報即收即發(fā)。
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　　　　按規(guī)定程序?qū)⒐乃陀嘘P(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱，不得隨意擴大傳閱范圍。
　　　　1．需送市人大常委會領(lǐng)導(dǎo)同志、市人大常委會機關(guān)各委、室領(lǐng)導(dǎo)同志傳閱的文件、電報，由秘書部門負責(zé)，呈領(lǐng)導(dǎo)閱后及時收回。
　　　　2．需送離退休干部傳閱的文件、電報，由老干部科負責(zé)領(lǐng)取傳閱，閱后及時收回。
　　　　（六）批辦
　　　　對需要辦理的公文，應(yīng)由人秘科按規(guī)定程序分別呈送辦公室主任、秘書長批示辦理。
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　　　　有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文，應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容及時辦理。對屬于有關(guān)職能部門承辦的公文，秘書部門應(yīng)盡快交職能部門辦理。承辦部門應(yīng)盡快辦理，不得延誤、推諉。需要商請有關(guān)部門協(xié)助辦理的，主辦部門應(yīng)主動與其協(xié)商，協(xié)辦部門應(yīng)積極協(xié)助配合。如認為不屬于本部門職責(zé)或不適宜由本部門承辦的，應(yīng)及時退回交辦部門并說明理由。
　　　　對需要報請領(lǐng)導(dǎo)批示的重要公文，應(yīng)及時上報，需要承辦部門提出辦理意見或建議并代擬文稿的，應(yīng)將辦理意見和代擬文稿一并上報。緊急公文還應(yīng)提出辦理時限。
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　　　　秘書部門對公文的承辦情況進行督辦、查詢。緊急、重要的公文應(yīng)及時、重點催辦。要做到件件有結(jié)果，并隨時或定期向領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理情況。
　　　　第十五條  發(fā)文辦理
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　　　　1．草擬公文應(yīng)做到：
　　　　（1）符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。
　　　?。?）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。
　　　?。?）內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹，表述準(zhǔn)確，文字精煉，語言莊重，用詞規(guī)范。
　　　?。?）人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序和引文等準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計量單位和標(biāo)點符號等用法規(guī)范。
　　　?。?）引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明準(zhǔn)確、規(guī)范的中文含義。
　　　　（6）公文中使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并標(biāo)明簡稱。使用國際組織外文名稱或者其規(guī)范縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時標(biāo)明經(jīng)國家語言文字工作部門或者其他有關(guān)部門審定的中文譯名。
　　　?。?）文種正確，格式規(guī)范。
　　　?。?）深入調(diào)查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。
　　　　2．公文草擬完畢，主辦部門應(yīng)填寫“文電簽批單”，本部門領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)審核并在“審簽”欄內(nèi)簽署意見、姓名和時間。
　　　　審核的內(nèi)容是：①是否需要行文，報批程序是否符合規(guī)定。②內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。③涉及有關(guān)部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。④重要公文文稿是否按照有關(guān)規(guī)定經(jīng)有關(guān)會議審議。⑤公文文種、標(biāo)題、主送機關(guān)、密級等是否符合規(guī)定。
　　　　3．公文內(nèi)容涉及幾個部門工作職責(zé)的，由主辦部門牽頭會商并負責(zé)擬稿，文稿擬就后應(yīng)組織會簽，參與會簽的部門負責(zé)人應(yīng)簽署意見、姓名和時間。
　　　?。ǘ徍?/span>
　　　　1．審簽權(quán)限：
　　　?。?）以常委會名義發(fā)文，由主辦部門提出送簽意見，請常委會主任、分管副主任或秘書長審簽。
　　　?。?）以常委會黨組名義發(fā)文，由分管的黨組成員提出送簽意見，請常委會黨組書記或副書記審簽。
　　　?。?）以辦公室名義發(fā)文，公文內(nèi)容屬辦公室職責(zé)范圍內(nèi)的，由辦公室主任審簽；公文內(nèi)容涉及代表大會、常委會或三委、三室等機關(guān)部門的，由辦公室主任提出送簽意見，請秘書長審簽。
　　　　（4）非正式文件的審簽權(quán)限，參照正式文件的規(guī)定執(zhí)行。
　　　?。?）機關(guān)日常工作中一般性公函、介紹信等，凡以常委會名義或辦公室名義代常委會行文的，一般由秘書長審簽；凡以辦公室名義行文，信函內(nèi)容屬辦公室職責(zé)范圍內(nèi)的，一般由辦公室主任或分管副主任審簽。
　　　　2．與黨委、政府部門聯(lián)合行文，由辦公室負責(zé)會簽。
　　　　3．凡領(lǐng)導(dǎo)已簽發(fā)的文稿，其內(nèi)容不得隨意改動。確需改動的，需報請簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并說明理由。
　　　　4．領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)公文，應(yīng)明確簽署意見，并寫上姓名和時間。若圈閱，則視為同意。簽署公文請用鋼筆或毛筆，不要使用鉛筆或圓珠筆，不要在文稿左側(cè)修改或簽批，以免影響裝訂存檔。
　　　?。ㄈ┑怯浘幪?/span>
　　　　制發(fā)正式文件、電報，應(yīng)由秘書部門統(tǒng)一登記編號。
　　　?。ㄋ模┯≈?/span>
　　　　經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文，由主辦部門憑印刷通知單送印、校對。公文印制應(yīng)做到準(zhǔn)確、及時、規(guī)范、安全、保密，紙張、格式、裝訂等符合規(guī)定要求，整齊美觀。
　　　?。ㄎ澹┓职l(fā)
　　　　公文印制完畢，正式文件，凡以常委會和辦公室名義印發(fā)的文件由秘書部門加蓋印章后分發(fā)。屬主辦部門職責(zé)范圍內(nèi)的文件或材料由主辦部門分發(fā)。
　　　　（六）傳遞
　　　　公文傳遞應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、安全、保密。傳遞秘密公文，必須采取安全保密措施，不得利用無加密裝置的計算機、傳真機傳輸秘密公文，不得密電明復(fù)，或明、密電混用。凡需存檔或領(lǐng)導(dǎo)批示的傳真件，應(yīng)當(dāng)復(fù)印后再辦理。

第六章  公文立卷歸檔

　　　　第十六條  公文辦理完畢，秘書部門應(yīng)根據(jù)檔案法及機關(guān)檔案管理工作的規(guī)定，按時將成文（3份）、文稿原件和有關(guān)材料收集齊全，進行立卷歸檔，并定期向檔案部門移交。個人不得保存應(yīng)歸檔的公文。
　　　　第十七條  聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位負責(zé)立卷歸檔，相關(guān)單位如需存檔，可保存復(fù)印件。
　　　　第十八條  代表大會、常委會和主任會議形成的會議文件，由秘書部門負責(zé)立卷。公文承辦部門應(yīng)積極予以協(xié)助。
　　　　市人大常委會領(lǐng)導(dǎo)列席省人大常委會帶回的會議文件，應(yīng)交由秘書部門歸檔保存，以備查考。
　　　　第十九條  機關(guān)各部門在工作中形成的公文和有關(guān)材料，由各部門按照機關(guān)檔案管理規(guī)定，及時移送檔案室立卷歸檔。

第七章  公文管理

　　　　第二十條  市人大常委會機關(guān)的公文，由辦公室秘書部門和各委、室辦公室（綜合科）負責(zé)管理。
　　　　第二十一條  絕密公文應(yīng)當(dāng)由秘書部門指定專人管理，并采取嚴(yán)格的保密措施。
　　　　第二十二條  電報管理
　　　?。ㄒ唬┟艽a電報一律按絕密級管理。內(nèi)部傳真電報按內(nèi)部文件管理。
　　　?。ǘ┟艽a電報應(yīng)由專人管理、專冊登記、專柜存放，不得與傳真電報和一般文件混合登記、存放。
　　　?。ㄈ┟貢块T送閱密碼電報必須堅持上班送，下班前取回，經(jīng)核對無誤后存入保險柜內(nèi)。
　　　?。ㄋ模┧皖I(lǐng)導(dǎo)人和各部門傳閱的密碼電報，一律不準(zhǔn)復(fù)印，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)抄，不準(zhǔn)帶離機關(guān)。
　　　　（五）嚴(yán)格控制閱報范圍。未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得隨意擴大閱報范圍。
　　　　（六）領(lǐng)導(dǎo)同志閱報后，請簽寫姓名和閱報日期。
　　　　第二十三條  復(fù)制上級機關(guān)的秘密公文，須經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準(zhǔn)或授權(quán)。復(fù)制的公文應(yīng)當(dāng)與正式印發(fā)的公文同樣管理。
　　　　第二十四條  辦公室秘書部門應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定對秘密公文進行清理、清退和銷毀，并定期向主管機關(guān)報告公文管理情況。
　　　　第二十五條  沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可定期銷毀。銷毀秘密公文，必須嚴(yán)格履行登記、審批手續(xù)，并到指定的保密地點，由兩人以上監(jiān)銷，確保不丟失、不泄密。個人不得擅自銷毀秘密公文。
　　　　第二十六條  機關(guān)工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)將本人保管、借閱的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

第八章  附則

　　　　第二十七條  本辦法適用于市人大常委會機關(guān)。各區(qū)人大機關(guān)可參照本辦法的規(guī)定，處理辦文中的有關(guān)事宜。
　　　　第二十八條  本辦法由市人大常委會辦公室負責(zé)解釋。
　　　　
　　　　附件：山東省黨政機關(guān)公文印制版式說明
附件

山東省黨政機關(guān)公文印制版式說明
　　　　
　　　　一、總體要求
　　　　1．用紙：采用60g/㎡—80g/㎡膠版印刷紙或者復(fù)印紙，紙張白度80%—90%。
　　　　2．開本：采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，成品幅面尺寸為210mm×297mm。
　　　　3．版心與頁邊：版心尺寸為156mm×225mm，公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1mm，訂口（左白邊）為28mm±1mm。
　　　　4．字體與字號：如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。
　　　　5．行數(shù)與字數(shù)：一般每頁22行，每行28個字。行間距用3號漢字高度的7/8。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。
　　　　6．標(biāo)點：采用規(guī)范全角標(biāo)點，符合中文排版規(guī)范。
　　　　7．文字的顏色：如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。
　　　　8．制版：版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm。
　　　　9．印刷：雙面印刷，頁碼套正，兩頁誤差不超過2mm，印品著墨實、均勻，字面不花、不白、無斷劃。
　　　　10．裝訂：公文應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4mm，裁切后的成品尺寸允許誤差±2mm，四角成90°。采用騎馬訂或者平訂的公文，訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差±4mm；騎馬訂釘鋸均訂在折縫線上，平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm—5mm。
　　　　二、公文格式各要素編排規(guī)則
　　　　版心內(nèi)的公文格式各要素分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭，公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體，公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。
　　　　頁碼位于版心外。
　　　?。ㄒ唬┌骖^部分
　　　　11．份號：如需標(biāo)注份號，一般用6位黑體阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。
　　　　12．密級和保密期限：如需標(biāo)注密級和保密期限，一般用黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；密級和保密期限用“★”隔開。未標(biāo)明或者未通知保密期限的國家秘密事項，其保密期限按照絕密級事項30年、機密級事項20年、秘密級事項10年認定。
　　　　13．緊急程度：如需標(biāo)注緊急程度，一般用黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標(biāo)注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。
　　　　14．發(fā)文機關(guān)標(biāo)志：居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm。推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，字號應(yīng)當(dāng)不大于上級機關(guān)的發(fā)文機關(guān)標(biāo)志字號，以醒目、美觀、莊重為原則。
　　　　聯(lián)合行文時，如需同時標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機關(guān)名稱排列在前，其他機關(guān)按照黨、政、軍、群的順序排列，上下居中排布；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。
　　　　15．發(fā)文字號：年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)當(dāng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。
　　　　普發(fā)性公文的發(fā)文字號編排在發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布；上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。
　　　　16．簽發(fā)人：由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用仿宋體字，簽發(fā)人姓名用楷體字。
　　　　如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。
　　　　17．版頭中的分隔線：發(fā)文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線，其高度一般不小于0.5mm。
　　　　（二）主體部分
　　　　18．標(biāo)題：一般用2號小標(biāo)宋體字，編排在紅色分隔線下空二行位置，分一行或者多行居中排布；回行時，做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距適當(dāng)；多行標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用正梯形、倒梯形或者菱形，不采用上下長度一樣的長方形和上下長、中間短的沙漏形。四個（含）以上機關(guān)聯(lián)合行文時，標(biāo)題中發(fā)文機關(guān)名稱可以省略。
　　　　19．主送機關(guān)：編排在標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)當(dāng)將主送機關(guān)名稱移至版記部分。
　　　　20．正文：公文首頁必須顯示正文。一般用仿宋體字，編排在主送機關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注，特殊情況下可以作適當(dāng)調(diào)整；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。標(biāo)點符號應(yīng)當(dāng)符合排版規(guī)則，數(shù)字、年份不拆行。
　　　　批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文另頁編排，標(biāo)題居中編排在版心第三行。
　　　　21．附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1．×××”）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。
　　　　22．發(fā)文機關(guān)署名、成文日期和印章
　　　　（1）加蓋印章的公文
　　　　成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。
　　　　單一機關(guān)行文時，一般在成文日期之上，以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或者附件說明）一行之內(nèi)。
　　　　聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或者相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或者附件說明）一行之內(nèi)。
　　　?。?）不加蓋印章的公文
　　　　單一機關(guān)行文時，在正文（或者附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機關(guān)署名，在發(fā)文機關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機關(guān)署名右空字數(shù)。
　　　　聯(lián)合行文時，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機關(guān)署名，其余發(fā)文機關(guān)署名依次向下編排。
　　　　（3）加蓋簽發(fā)人簽名章的公文
　　　　單一機關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時，在正文（或者附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標(biāo)注簽發(fā)人職務(wù)，以簽名章為準(zhǔn)上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。
　　　　聯(lián)合行文時，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章，其余機關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章依次向下編排，與主辦機關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章上下對齊；每行只編排一個機關(guān)的簽發(fā)人職務(wù)、簽名章；簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)當(dāng)標(biāo)注全稱。
　　　　簽名章一般用紅色。
　　　?。?）成文日期中的數(shù)字
　　　　用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)當(dāng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。
　　　　23．特殊情況說明：當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章或者簽發(fā)人簽名章、成文日期時，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。
　　　　24．附注：如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。
　　　　25．附件：附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍煤隗w字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。
　　　　如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號。
　　　　（三）版記部分
　　　　26．版記中的分隔線：版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。
　　　　27．抄送機關(guān)：如有抄送機關(guān)，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關(guān)名稱后標(biāo)句號。
　　　　如需把主送機關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關(guān)。既有主送機關(guān)又有抄送機關(guān)時，應(yīng)當(dāng)將主送機關(guān)置于抄送機關(guān)之上一行，之間不加分隔線。
　　　　28．印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期：一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期后加“印發(fā)”二字右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)當(dāng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。
　　　　29．翻印機關(guān)和翻印日期：翻印的公文，應(yīng)當(dāng)標(biāo)注翻印機關(guān)和翻印日期。一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之下一行位置。翻印機關(guān)左空一字，翻印日期后加“翻印”二字右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)當(dāng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。
　　　　版記中如有其它要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期（或者翻印機關(guān)和翻印日期）用一條細分隔線隔開。
　　　?。ㄋ模╉摯a
　　　　30．一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。
　　　　三、公文中的橫排表格
　　　　A4紙型的表格橫排時，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。
　　　　四、公文特定格式
　　　?。ㄒ唬┬藕袷?/span>
　　　　發(fā)文機關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)標(biāo)志。
　　　　發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下4mm處印一條紅色雙線（上粗下細），距下頁邊20mm處印一條紅色雙線（上細下粗），線長均為170mm，居中排布。
　　　　如需標(biāo)注份號、密級和保密期限、緊急程度，應(yīng)當(dāng)頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個要素與該線的距離為三號漢字高度的7/8。
　　　　發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為三號漢字高度的7/8。
　　　　標(biāo)題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。
　　　　第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為三號漢字高度的7/8。
　　　　首頁不顯示頁碼。
　　　　版記不加印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方。
　　　?。ǘ┟睿睿└袷?/span>
　　　　發(fā)文機關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機關(guān)全稱加“命令”或者“令”字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。
　　　　發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下空二行居中編排令號，令號下空二行編排正文。
　　　　簽發(fā)人職務(wù)、簽名章和成文日期的編排同本附件22．（3）“加蓋簽發(fā)人簽名章的公文”。
　　　　（三）紀(jì)要格式
　　　　發(fā)文機關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“紀(jì)要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。
　　　　發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下空二行居中編排紀(jì)要編號。
　　　　紀(jì)要編號下一行編排發(fā)文機關(guān)和成文日期，發(fā)文機關(guān)居左空一字，成文日期居右空一字。
　　　　標(biāo)注出席人員名單，一般用黑體字，在正文（或者附件說明）下空一行左空二字編排“出席”二字，后標(biāo)全角冒號，冒號后用仿宋體字標(biāo)注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。
　　　　標(biāo)注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或者“列席”外，編排方法同出席人員名單。
　　　　紀(jì)要的特殊形式可以根據(jù)實際制定。