物業(yè)OA軟件辦公自動化的形成和發(fā)展

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一、物業(yè)OA軟件辦公自動化系統(tǒng)概述
 
    當今世界已進入信息時代,浩繁信息的獲取、處理、存貯和利用已成為社會管理必要手 段。一個國家的經(jīng)濟現(xiàn)代化,取決于管理現(xiàn)代化和決策科學化。辦公自動化(Office Auto mation,OA)是構成智能大廈的重要組成部分。它是一門綜合了計算機、通信、文秘等多種 技術的新型學科,是辦公方式的一次革命,也是當代信息社會所要求的必然產(chǎn)物,它也使物業(yè)管理的手段發(fā)生了革命性的變化。
 
    (一)物業(yè)OA軟件辦公自動化的形成和發(fā)展。
 
    辦公自動化(OA)的含義很容易與工廠自動化(FA)的概念等同而造成誤解。工廠生產(chǎn)的自動化,使產(chǎn)量增加,質量得到保證,但是工人的勞動卻變得更為簡單。辦公室中的信息搜 集、資料處理盡量采用機械化,仍然有許多工作要有人參與才能最后得到確定信息的價值。因此,辦公室自動化可以認為是人們產(chǎn)生價值更高的信息的一種輔助手段。
 
    自從1950年發(fā)明計算機以來,專家們認為只有少數(shù)計算機能滿足社會需要而且只能 用于行政機關和重要部門,主要是在復雜數(shù)學分析中發(fā)揮作用,但不久人們就認識到,許多大單位既可在各業(yè)務部門內(nèi)部之間,也可在與用戶和供應商之間利用計算機優(yōu)勢提高其時效 性、精確性和信息量。
 
    辦公自動化(OA)的形成和發(fā)展,最根本的原因是社會生產(chǎn)的發(fā)展要求生產(chǎn)關系和上層建筑之間的關系。具體地說,就是由于社會生產(chǎn)自動化水平提高,生產(chǎn)活動所需信息量加大 ,企業(yè)管理人員增加,如何迅速準確地選擇信息、保存信息、檢查信息、傳輸信息就十分重要。在辦公室事務管理的信息中,有數(shù)據(jù)、文字、圖像、聲音等信息,而且處理不同信息形 式的各種辦公設備還要單獨使用。建立辦公自動化系統(tǒng),就可以有效地提高辦公效率。同時,將促進辦公體制的改革和發(fā)展,使管理系統(tǒng)更加科學、合理?？梢詫崿F(xiàn)精簡機構和改進工 作方法,并有利于辦公人員的學習和培訓,提高業(yè)務能力。由于微電子技術的發(fā)展和進步,特別是微型計算機技術應用的發(fā)展,促進和改變著人們從事工作和生活的習慣,使得辦公室 得以普遍使用計算機系統(tǒng),特別是與辦公室有關的個人計算機和工作站系統(tǒng)的發(fā)展,使辦公自動化系統(tǒng)的實現(xiàn)有了可靠的物質基礎和技術基礎?？梢哉J為,辦公自動化是一門新興的綜 合學科,是當代信息社會的產(chǎn)物。
 
    (二)物業(yè)OA軟件辦公自動化管理的概念和任務。
 
    辦公自動化的含義有多種解釋,有人認為用文字處理機進行辦公中的文字編排就是辦公 自動化,也有人認為OA就是實現(xiàn)無紙辦公,這是狹義的OA。在目前比較一致的意見是將O A定義為:辦公自動化是利用先進的科學技術,不斷使人的部分辦公業(yè)務活動物化于人以外的各種設備中,并由這些設備與辦公人員構成服務于某種目標的人機信息處理系統(tǒng),其目的 是盡可能充分地利用信息資源,提高勞動生產(chǎn)率和工作質量,輔助決策,求得更好的效果,以達到既定目標。即在辦公室工作中,以微型計算機為中心,采用傳真機、復印機、打印機 、電子信箱(E-mail)等一系列現(xiàn)代化辦公及通訊設備,全面、廣泛、迅速收集、整理、加工、使用信息,為科學管理和科學決策提供服務。
 
    辦公自動化(OA)是一種用高新技術來支撐的,輔助辦公的先進手段,從它的業(yè)務性質來看主要有三項任務:1.事務處理(EIectronic Data Processing,簡稱EDP)。處理辦 公中大量繁瑣的事務性工作,如發(fā)送通知、打印文件、匯總表格、組織會議等。將上述繁瑣的事務交給機器來完成,以達到提高工作效率,節(jié)省人力的目的。2.信息管理(Message Information System,簡稱MIS)。對信息流的控制管理是每個部門最本質的工作。OA是信 息管理的最佳手段,它把各項獨立的事務處理通過信息交換和資源共享聯(lián)系起來以獲得準確、快捷、及時、優(yōu)質的功效。3.輔助決策(簡稱DDS)。決策是根據(jù)預定目標做出的行動 決定,是高層次的管理工作。決策過程是一個提出問題、搜集資料、擬定方案、分析評價、最后選定等一系列活動環(huán)節(jié)。OA系統(tǒng)的建立,能自動地分析、采集信息、提供各種優(yōu)化方案 ,輔助決策者做出正確、