我們可以從給檔案的四個(gè)方面來理解檔案的含義

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 　　我們可以從給檔案的四個(gè)方面來理解檔案的含義

　　文檔管理系統(tǒng)解釋：產(chǎn)生檔案的主體和來源。

　　產(chǎn)生檔案的主體是各類國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人，表現(xiàn)出多元性的特點(diǎn)。由于主體不同，就產(chǎn)生了檔案的不同所有權(quán)——分別屬于國家、集體、私人(個(gè)人、家庭、家族)所有。從來源看，檔案產(chǎn)生于不同主體所從事的不同的社會(huì)活動(dòng)，反映了檔案內(nèi)容的廣泛性。

　　檔案的基本屬性——原始記錄性。

　　原始性是指檔案是當(dāng)時(shí)、當(dāng)?shù)刂苯有纬捎诹n單位職能活動(dòng)(社會(huì)實(shí)踐)過程中的歷史產(chǎn)物，而不是事后編造的。記錄性是指：從內(nèi)容上看，檔案所記載的是當(dāng)時(shí)、當(dāng)?shù)?、?dāng)事人發(fā)生、發(fā)現(xiàn)的事物和行為的過程、結(jié)果;從形式上看，檔案原件具有不可替代的辦文特征和時(shí)代特色。

　　檔案的價(jià)值性。價(jià)值性即有用性。

　　檔案有兩種基本價(jià)值：一是歷史憑證價(jià)值。從檔案的基本屬性和檔案的內(nèi)容、形式特征看，檔案是真實(shí)可靠的，具有法律效力。二是情報(bào)信息價(jià)值或稱參考價(jià)值。從檔案的信息儲(chǔ)備和所反映的內(nèi)容看，檔案信息可供各項(xiàng)工作借鑒、參考。

　　體現(xiàn)檔案基本價(jià)值的，主要體現(xiàn)在六個(gè)方面，即：機(jī)關(guān)工作的參考憑據(jù);生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù);政治斗爭的必要手段;科學(xué)研究的可靠資料;宣傳教育、文化建設(shè)的生動(dòng)素材;維護(hù)合法權(quán)益的法律證據(jù)。

　　檔案形式的多樣化。

　　從記錄方式來看，有文字書寫(刻鑄)、圖表繪制、聲像攝錄、電子數(shù)碼等;從閱讀方式來看，有直讀的、機(jī)讀的;從載體形式來看，古今中外形式多樣，如：甲骨、泥板、金屬器皿、巖石、竹木、布帛、羊皮紙、紙張、膠片、磁介質(zhì)、金屬片等。