項目管理過程中的知識管理初探

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 　　項目管理過程中的知識管理初探

　　摘要：進入21世紀，知識經濟時代的到來使知識管理越來越多地受到重視。文檔管理系統(tǒng)作為以創(chuàng)造性工作為主體的項目管理型企業(yè)也開始引入知識管理來提高企業(yè)的競爭力和活力。本文通過對知識管理理論、項目特點和知識管理對項目過程的作用的分析指出項目過程中進行知識管理的必要性，并提出了項目過程中進行知識管理的方法和具體的實施建議。

　　關鍵詞：項目;項目管理;知識管理

　　現(xiàn)今知識管理在企業(yè)實踐和管理理論研究中已經得到廣泛的重視。企業(yè)的知識理論出現(xiàn)揭示了：在知識經濟時代，企業(yè)的知識成為體現(xiàn)企業(yè)資源的核心要素和影響企業(yè)活力的資源基礎。知識管理中的知識的創(chuàng)造、收集、提煉和發(fā)揮作用是企業(yè)知識管理的重要步驟。項目管理作為一種管理模式，項目一次性的特點似乎和知識的積累不相干。其實不然，項目管理的成功恰恰是一個項目團隊是否成功應用企業(yè)所擁有的知識的表現(xiàn)，而一個項目的獨特經驗也正是一個企業(yè)不可多得的知識。知識管理和項目管理的完美結合可以極大地推動企業(yè)的發(fā)展，對以項目為主的企業(yè)來講，知識管理和項目管理的深入結合是優(yōu)勢之選。

　　一、知識管理理論概述

　　1、基本理論

　　項目過程中的知識管理的實施

　　1、依靠組織的知識管理平臺開展工作：知識管理離不開信息技術的支撐，但是不僅僅建立Intranet系統(tǒng)、數(shù)據庫，還要有企業(yè)文化和管理手段的比切結合，才能取得成功。具體的建立步驟為：建立企業(yè)內部網，構成企業(yè)內部的通訊和協(xié)作平臺;引入業(yè)務集成系統(tǒng)，如項目管理系統(tǒng)(PM)、企業(yè)資源計劃系統(tǒng)(ERP)，建立采購、生產、庫存、銷售、財務等各個環(huán)節(jié)的集成管理;對知識進行分類、評估、開發(fā)、共享的管理以及知識庫的建立與更新。下圖是微軟提出的知識管理平臺系統(tǒng)：

　　2、在員工層次上，營造良好的組織交流方式推動知識的創(chuàng)新和分享。

　　由于項目團隊屬于一次性的組織，成員來自企業(yè)的各個職能部門甚至企業(yè)外部的一些行業(yè)專家，他們擁有不同的背景、知識、技能和經驗。項目管理過程中對成員之間的交流尤為重要，作為創(chuàng)造性的工作性質，項目管理隨時都要面對各種不同的突發(fā)問題，如何解決這些問題并不是按照操作規(guī)程就能完全解決的，豐富的實踐經驗是妥善解決問題的關鍵。為了最完美解決問題，項目成員全部擁有這種經驗是最好的，但是實際情況顯然不可能達到這種高度，交流和分享就顯得非常重要了。所以說：對項目而言，團隊成員的知識和經驗是十分寶貴的，在項目成立后，首要的問題就是要推動成員交流，促成成員知識的共享和創(chuàng)新。

　　2.1 在項目內部創(chuàng)造適合交流的環(huán)境，推動項目成員之間的交流和技能分享。

　　知識管理理論認為成員個體上身上蘊藏的大部分是隱性知識，并且通過非正式渠道交流和分享，比如師徒的言傳身教、同事之間的閑聊比試等方式;在正式場合，人們對這些知識很少涉及。但是員工身上的這部分知識往往是他最有價值的知識和經驗。為了營造適合交流的氛圍，我們可以采取如下一些措施：集體辦公：提高團隊成員在一起的時間，使大家信息交流充分及時;多安排一些非正式交流的活動：如安排工作聚餐、集體休閑活動、企業(yè)內部網絡社區(qū)和論壇等，可以讓團隊成員在輕松的環(huán)境中說出自己的工作經驗和教訓。通過這些活動提供大家在一起交流的時間對互相的溝通交流非常有利。

　　2.2 對積極貢獻自己經驗的成員進行有效激勵，提高團隊成員分享經驗的積極性。

　　鼓勵團隊成員交流分享自己的經驗教訓是取得知識的有效途徑。在項目進行中，可以制訂一些鼓勵大家提供經驗的措施，可以是鼓勵大家提供創(chuàng)造性經驗的明文規(guī)定，也可以是對在難題處理中做出突出貢獻的員工進行獎勵。各種方式不一而足，總的原則是推動成員和大家分享自己的創(chuàng)新經驗。

　　2.3 對成員貢獻經驗要進行正確評價。

　　項目對團隊成員貢獻的經驗的評估是一個很復雜的事情。很多時候大家難以認識到這些經驗的價值。一方面大部分知識的效果顯現(xiàn)不是立桿現(xiàn)影的，而是有一定的滯后;另一方面，很多團隊成員的經驗效果被表現(xiàn)為部門的結果，從而弱化個人經驗的重要性;還有就是難以判斷在一個項目中成功的經驗是否具有推廣價值。這些因素都使個人經驗的評估復雜化，錯誤的評估還有可能挫敗個人的積極性。如何正確的評估成員經驗需要慎重進行。比較穩(wěn)妥的做法應該是全面系統(tǒng)地收集經驗和處理經過;分析事件的獨特性和普遍性;尋找理論支持，升華經驗，最后對經驗進行正確評估。

　　3、在組織層次上，建立科學的流程，推動知識的收集、分析和知識傳播。

　　我們知道現(xiàn)代企業(yè)強調組織和流程，要求公司員工在工作中按照公司的規(guī)定程序進行，然而項目型公司中的工作大部分是創(chuàng)造性和處理隨機變化事務的，如果過多地偏重于流程，可能根本就無法產生新的創(chuàng)意。所以，在員工層面上，過分嚴格的流程管理與事無宜;但是在組織層面就非常適合用流程管理去規(guī)范知識的收集、分析和錄入數(shù)據庫。流程這種有組織的協(xié)調形式可以使區(qū)域性知識在更加廣泛的范圍內應用。

　　3.1 設計合理的收集、分析和整理知識的流程

　　如前所述，在項目中已經創(chuàng)造和積累的豐富的經驗和知識。如何傳播和利用它們是知識管理組織層面要解決的問題。數(shù)據庫作為基本的管理工具，已經廣泛地應用到實踐中了。但是一些企業(yè)盡管在自己數(shù)據庫中錄入了員工的經驗和知識，創(chuàng)建了員工的交流平臺，但是效果并不理想。原因就在于知識錄入標準沒有建立在統(tǒng)一規(guī)范的基礎上，也就是要設計科學合理的知識收集、分析和整理錄入的流程。因為如果大家自由把一些技巧和知識進入數(shù)據庫，往往沒有系統(tǒng)性和說服力(甚至有虛假信息)，使檢索者產生迷惑和不信任感，逐漸會抵制數(shù)據庫。數(shù)據庫中零散、個性的東西越多，數(shù)據庫的作用就越小，甚至一段時間后，組織成員會因為對數(shù)據庫失去信心而不再使用它。

　　那么如何避免這個問題呢?流程是我們的好幫手。正確的工作流程應該是：組織成立專門的經驗、知識審核與分析委員會，對從項目或者是個人申報的創(chuàng)新經驗和技巧進行審查和選擇，對有效的知識和經驗要會同公司的專家、技術骨干和知識提供者共同對經驗進行分析和提煉，從理論上證明其正確性，從試驗中證明其可操作性和可能存在的共性，如此整理后的知識再行錄入數(shù)據庫。這樣的記錄可以給檢索者提供有說服力的支持，使檢索者采納你的經驗。

　　3.2 便捷的檢索工具有利于知識的傳播和組織內部的知識分享

　　由于一個組織可能有很多項目在同時進行，各個項目產生的新工藝或者技巧在項目團隊內部可以有效傳播和應用，但很少能影響其他的項目。有可能其他項目正在煩惱的問題已經在另外一個項目上被順利解決了。作為組織的整個成員并不能了解各個項目成員所掌握的知識。這樣的矛盾可以通過建立一個組織內部數(shù)據庫檢索機制來傳播這些知識。檢索的工具可以采用關鍵字檢索和論壇標題檢索等方法。

　　當人們在遇到難題時，他們可以登陸企業(yè)的知識庫，對該難題進行搜索，如果知識庫足夠豐富，完全可以尋找到解決辦法。如果沒有搜索結果，那么項目在自我解決該問題后，可以提交該難題的解決方案給公司知識評估、錄入委員會，對公司知識庫進行豐富和完善。