檔案管理工作的知識要點

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 　　檔案管理工作的知識要點

　　(一)檔案材料的收集：

　　1.建立，健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍，歸檔時間，保管期限;

　　2.對遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全;

　　3.及時催辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔。

　　(二)檔案的歸檔，立卷與管理。

　　1.區(qū)分全宗，確定立檔單位。

　　2.分類。依據檔案來源，時間，題目，內容，字母順序分成若干層次和類別。

　　3.歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。中華 考 試 網

　　4.案卷排列。立卷按永久，長期，短期分別組卷，卷內文件把正文，底稿，附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內目錄，并復印出四至五份。

　　5.整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應加襯邊;材料過寬應折疊整齊;字跡難辨認的，應附抄件;以每一案卷端正書寫標題。

　　6.對所有公司檔案系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制檔案目錄(卡片)，按一定次序排列和存放。

　　7.每年對檔案進行一次清理：清除不必要保存的材料;對破損和褪色的材料進行修補和復制。

　　(三)檔案的保管：

　　1.防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全;

　　2.公司設立專門地點或專用庫房或專用文件庫保存檔案;

　　3.做好檔案室的防盜，防水漬，防潮，防蟲蛀，防塵，防鼠害，防高溫，防強光等工作，門窗應結實牢固。

　　(四)檔案的鑒定：

　　1.從檔案的內容，來源，時間，可靠程度，名稱等方面鑒別檔案的價值。

　　2.確定各類檔案的中管期限表.其中財務檔案見財務檔案保存期限表。

　　公司檔案保管期限分永久，長期，短期三種.介于兩種保管期限的，保管期限從長。

　　(五)檔案的銷毀：

　　1.對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊永久保存;

　　2.辦理銷毀手續(xù)，經董事會或總經理批準，方能銷毀;

　　3.銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，關在清冊上簽字。

　　4.公司應采取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密。

　　(六)檔案借閱，利用工作

　　1.凡需使用檔案者，均須填寫文件調閱單，依據調閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能調閱

　　2.卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件，資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。

　　3.借閱期限不得超過3天。