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構建企業(yè)知識管理系統(tǒng)
施能自
企業(yè)的知識管理需要從人、資訊以及共享的文化等方面進行考慮，需要通過資訊技術來幫助進行知識的積累、創(chuàng)新和共享。
眾眾所周知，21世紀是“知識經(jīng)濟時代”。在這個時代，企業(yè)成功的關鍵在于如何創(chuàng)造、積累和使用知識。這個理念通過近幾年報章的相關報道已經(jīng)在企業(yè)老總的心目中留下了深刻的印象。“迎接知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)”、“創(chuàng)建知識型企業(yè)”等豪言壯語不斷地出現(xiàn)在各類企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃中。但是，現(xiàn)實情況中真正著手進行知識型企業(yè)創(chuàng)建的公司卻非常少。
創(chuàng)建知識型企業(yè)
那么，如何才能著實有效地創(chuàng)建知識型企業(yè)，在企業(yè)內(nèi)部進行知識管理，進而提升企業(yè)的核心競爭力呢，在知識經(jīng)濟時代里邁出堅實的第一步呢？
現(xiàn)在，我們的企業(yè)對知識管理往往采用分散管理的形式，企業(yè)知識四處散落并且難于尋找，員工跳槽離開公司將企業(yè)知識帶走，給企業(yè)帶來嚴重的損失。所以，我們在企業(yè)內(nèi)部推行知識管理，旨在將散亂的知識進行集成整合。企業(yè)的知識管理應該是通過資訊科技將人與資訊進行充分結合，創(chuàng)造知識分享的文化，從而加速人員學習、創(chuàng)造和運用知識。我們利用以下的方程式（參見圖一）來表述知識：
“人”是知識的載體，“資訊”是基礎，而“知識”的真正價值來自于“分享”，所以知識的價值是人與資訊結合后乘方“分享”。
企業(yè)推行知識管理可以構建企業(yè)知識資訊網(wǎng)，通過企業(yè)內(nèi)知識社群的運作，強化知識分享的文化與行為規(guī)范，促使員工歸集、存取、分享與應用知識（參見圖二）。
知識內(nèi)部網(wǎng)中可以存放的相關內(nèi)容包括有：
知識資源（包括業(yè)務內(nèi)容、積累的經(jīng)驗、內(nèi)部電子化培訓資料、人員資料以及業(yè)務管理用電子文擋樣式等）；
新聞公告；
社群聯(lián)系類以及討論專欄等；
知識社群（參見圖三）是由一群專業(yè)工作者所組成的正式或非正式的團體，社群因為共同的興趣或目標而結合在一起。企業(yè)設立知識社群，知識社群中的員工不斷創(chuàng)造及分享，集成彼此共同的知識，從而大大激發(fā)員工的參與感。
同時，知識分享文化和規(guī)范的建立也非常重要。知識型組織通常應具備以下的文化特征：1、尊重個人；2、鼓勵創(chuàng)新；3、鼓勵團隊精神；4、相互信任；5、員工熱于分享新知；6、持續(xù)學習與發(fā)展。當然，知識分享文化的建立無法一蹴而就，必須通過日常的轉變促成來逐步建立。
導入知識管理系統(tǒng)
一般來講，知識管理的導入推行需要經(jīng)歷認知、策略、設計、開發(fā)測試、全面導入以及維護評估等六個階段。大體來講，在認知階段需要建立企業(yè)內(nèi)部對為何需要導入知識管理，如何導入知識管理達成一致共識；在策略階段，企業(yè)需要確定知識管理系統(tǒng)建置的發(fā)展藍圖，確定組織內(nèi)適合的社群、確定對社群具有價值的知識；在設計階段，需要分析知識藍圖規(guī)劃知識分類及屬性，設計知識管理運作流程，規(guī)劃系統(tǒng)開發(fā)軟、硬件需求，規(guī)劃社群運作機制并確定資訊系統(tǒng)運作所需的能力與功能；在開發(fā)測試階段，需要開發(fā)知識管理系統(tǒng)，進行知識導入界面的開發(fā)并進行系統(tǒng)測試；在全面導入階段，需要進行相應的使用者培訓并進行已有知識的導入；在評估維護階段，企業(yè)強化各社群的運作，在系統(tǒng)中持續(xù)進行知識上傳管理、資料庫品質管理、文件內(nèi)容歸類管理、使用者登入管理以及知識分享的宣傳。
下面就一家公司構建知識管理社群及知識管理資訊系統(tǒng)作一簡介(參見圖四)：
該公司經(jīng)過所述的六各階段成功導入知識管理系統(tǒng)并獲得了以下的益處：
提供企業(yè)內(nèi)部知識的完整定義及分類規(guī)劃，大大促進公司知識的積累與發(fā)展；
節(jié)省作業(yè)時間（尋找資料、研究方法的使用、撰寫報告、避免不必要的重復工作等）；
將組織內(nèi)優(yōu)良案例分享給組織內(nèi)所有成員，促進成員間的學習；
通過知識資源中的人員資料內(nèi)容，快速找到能提供解答的專家；
通過知識資源內(nèi)容中的電子培訓資料對員工進行培訓，節(jié)省了教育訓練成本；有效深化成員與產(chǎn)業(yè)技術分析所需具備的知識與技能；
有效整合分散與各系統(tǒng)間相關知識，提供系統(tǒng)瀏覽分類搜尋的系統(tǒng)能力；
通過知識資源中的業(yè)務方面以及新聞公告等內(nèi)容，員工可即時獲取工作上所需的訊息；通過知識資源平臺有效提供員工于工作時所需的相關技術文件與經(jīng)驗心得；
通過社群與資訊系統(tǒng)協(xié)力運作有效提升知識的品質及管理成效，建立組織知識資源管理體系；
通過社群運作，協(xié)助創(chuàng)造知識分享環(huán)境，加速組織學習。
總之，企業(yè)的知識管理需要從人、資訊以及共享的文化等方面進行考慮，需要通過資訊技術來幫助進行知識的積累、創(chuàng)新和共享。資訊系統(tǒng)同樣可以幫助企業(yè)創(chuàng)造知識共享的文化，不斷提升企業(yè)知識管理的價值。我們必須認識到構建知識管理系統(tǒng)的真正難點不在技術而在于人觀念的轉變，團隊思想的準備以及在各項制度和技術的配合下創(chuàng)造共享的文化。企業(yè)知識管理系統(tǒng)的建構是企業(yè)邁入知識經(jīng)濟時代的第一步，后面的道路還很漫長，企業(yè)只有知識管理系統(tǒng)建成后能夠真正利用好它，不斷從中創(chuàng)造價值，我們才能稱這一步為堅實的第一步。
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