太原oa辦公系統(tǒng)

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 　　狹義的辦公自動(dòng)化即OA，是在企業(yè)中采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以計(jì)算機(jī)為中心，結(jié)合現(xiàn)代化辦公流程，通過(guò)快捷信息共享、高效協(xié)同辦公，從而提高整個(gè)企業(yè)的辦公效率。關(guān)于OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)構(gòu)架，可以分為三個(gè)邏輯層面。最上層為表示層，主要是向OA的使用者展示界面，通過(guò)辦公流程和接口完成指令，表示層包含能夠顯示數(shù)據(jù)的系統(tǒng)，比如，HTML表單、JPS、javaApplet等。中間層為應(yīng)用層，是OA的使用者通過(guò)表示層獲取數(shù)據(jù)需要調(diào)用的代碼，包括安全系統(tǒng)、應(yīng)用系統(tǒng)、技術(shù)平臺(tái)等多個(gè)部分，可以根據(jù)其邏輯的獨(dú)立性采取靈活的應(yīng)用設(shè)計(jì)方案。在技術(shù)上主要利用Java語(yǔ)言、Servlet和Beans等，以組件包的形式將抽象功能、邏輯等分別打包，并統(tǒng)一規(guī)范為核心API，為表示層的訪(fǎng)問(wèn)提供確切的接口。底層為數(shù)據(jù)層，主要用于實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)交換。

　　一、辦公自動(dòng)化在企業(yè)管理中應(yīng)用的重要性

　　21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)，對(duì)于報(bào)刊傳媒業(yè)來(lái)說(shuō)，如何在信息革命給企業(yè)帶來(lái)的全球范圍激烈的競(jìng)爭(zhēng)中，迅速把握和充分利用信息是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。報(bào)刊傳媒企業(yè)能否利用先進(jìn)技術(shù)和手段來(lái)獲取信息，識(shí)別和抓住機(jī)會(huì)是企業(yè)在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中是否取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)和實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。辦公自動(dòng)化在企業(yè)管理中的應(yīng)用，能幫助企業(yè)充分利用信息，為企業(yè)謀求最大經(jīng)濟(jì)效益?，F(xiàn)階段很多企業(yè)雖然通過(guò)計(jì)算機(jī)建立起企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，但仍然有相當(dāng)多的企業(yè)僅僅是用來(lái)打字，而未充分發(fā)揮內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的作用。因而，處于信息化的大背景下，在企業(yè)管理體系中開(kāi)發(fā)和應(yīng)用基于IT技術(shù)，操作簡(jiǎn)易的，符合企業(yè)日常辦公習(xí)慣的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)有著非常重要的意義。

　　二、企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用

　　對(duì)于廣大企業(yè)而言，引入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有助于改變傳統(tǒng)的紙介質(zhì)辦公模式，提高企業(yè)整體的工作效率。企業(yè)中辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用主要在于以下幾個(gè)方面。

　　1、信息共享

　　企業(yè)可以通過(guò)建立信息中心來(lái)提高信息傳遞與溝通的質(zhì)量，減少因企業(yè)內(nèi)部信息溝通問(wèn)題對(duì)企業(yè)發(fā)展造成的不利影響。信息中心可以包括內(nèi)部論壇、下載中心、公告管理三大部分功能。內(nèi)部論壇可以為企業(yè)內(nèi)部員工提供討論交流的平臺(tái)和新的溝通路徑。內(nèi)部論壇的欄目設(shè)置可以靈活多樣，以提高內(nèi)部溝通效率為目的。下載中心包含日常辦公中所需要的模板、軟件、報(bào)表、格式等，有助于快速準(zhǔn)確獲得標(biāo)準(zhǔn)化的辦公信息。公告管理主要用于企業(yè)內(nèi)部的通知和查詢(xún)。

　　2、文檔管理

　　辦公自動(dòng)化中的文檔管理并不是簡(jiǎn)單的針對(duì)工作結(jié)果的管理，而是包括工作計(jì)劃、工作過(guò)程和工作報(bào)告三大部分。尤其要強(qiáng)調(diào)對(duì)工作過(guò)程的規(guī)范管理，從而增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力、強(qiáng)化對(duì)工作過(guò)程的控制和監(jiān)督。其中，工作計(jì)劃要求辦公自動(dòng)化系統(tǒng)支持對(duì)計(jì)劃進(jìn)行進(jìn)一步再分解的操作，以便于整個(gè)團(tuán)隊(duì)中任務(wù)與責(zé)任由總到分的安排與管理。工作過(guò)程要求辦公自動(dòng)化系統(tǒng)支持對(duì)工作進(jìn)度的跟蹤，以及對(duì)工作問(wèn)題的反饋和查詢(xún)，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部精準(zhǔn)的監(jiān)控管理。工作報(bào)告要求辦公自動(dòng)化系統(tǒng)支持實(shí)時(shí)提交和反饋，并同時(shí)存檔，作為對(duì)將來(lái)工作考評(píng)的依據(jù)。

　　3、人力資源管理

　　辦公自動(dòng)化系統(tǒng)支持的人力資源管理主要包含人事管理、考勤管理和培訓(xùn)管理三部分功能。通過(guò)借助辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部人力資源的優(yōu)化配置。人事管理要求辦公自動(dòng)化系統(tǒng)支持對(duì)企業(yè)員工的檔案、崗位變動(dòng)信息、入職離職信息的查詢(xún)統(tǒng)計(jì)功能，以及對(duì)于特定事項(xiàng)的提示功能?？记诠芾硪筠k公自動(dòng)化系統(tǒng)支持對(duì)各類(lèi)考勤信息的查詢(xún)，同時(shí)有靈活的接口可以實(shí)現(xiàn)與其他考勤系統(tǒng)，比如打卡式考勤機(jī)的對(duì)接。關(guān)于培訓(xùn)管理的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)又可以進(jìn)一步分為培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)過(guò)程和培訓(xùn)結(jié)果。培訓(xùn)計(jì)劃方面需要辦公自動(dòng)化系統(tǒng)支持內(nèi)部員工的計(jì)劃提交和計(jì)劃申請(qǐng)。培訓(xùn)過(guò)程重在對(duì)培訓(xùn)的日程安排以及監(jiān)督。培訓(xùn)結(jié)果則要求辦公自動(dòng)化系統(tǒng)支持對(duì)培訓(xùn)結(jié)果的反饋，以及對(duì)新的培訓(xùn)計(jì)劃的修正。

　　4、財(cái)務(wù)管理

　　企業(yè)利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行財(cái)務(wù)管理，主要包括對(duì)資產(chǎn)的管理和對(duì)費(fèi)用的管理兩個(gè)方面。對(duì)資產(chǎn)的管理，從辦公自動(dòng)化的角度，重在對(duì)各類(lèi)資產(chǎn)建立檔案，根據(jù)不同資產(chǎn)的使用特點(diǎn)，分不同的模塊建立資產(chǎn)使用情況登記，并支持統(tǒng)計(jì)功能、查詢(xún)功能和預(yù)警功能，使各類(lèi)資產(chǎn)的使用情況公開(kāi)化、透明化，從而有效杜絕浪費(fèi)和資產(chǎn)流失的情況。對(duì)于費(fèi)用的管理，旨在使企業(yè)的各種用款規(guī)范化、高效化。因此，需要辦公自動(dòng)化系統(tǒng)支持在線(xiàn)提交申請(qǐng)、審批、用款登記的管理功能。同時(shí)提供與計(jì)劃任務(wù)模塊的接口，并支持統(tǒng)計(jì)、查詢(xún)功能，對(duì)于費(fèi)用的使用情況、是否超支便可一目了然。同時(shí)，也可以幫助降低財(cái)務(wù)部門(mén)在費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、用款申請(qǐng)方面的工作強(qiáng)度。

　　5、決策管理

　　利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)支持企業(yè)的決策管理，需要具備數(shù)據(jù)分析、情境模擬，以及決策過(guò)程記錄的功能。在數(shù)據(jù)分析，以及情境模擬方面，強(qiáng)調(diào)企業(yè)內(nèi)各相關(guān)部門(mén)的協(xié)同辦公，匯集多方面的數(shù)據(jù)、設(shè)計(jì)多因素的情境模擬。在制定決策的過(guò)程中嵌入節(jié)點(diǎn)設(shè)計(jì)，便于過(guò)程記錄，以及后期跟蹤。

　　三、辦公自動(dòng)化在企業(yè)管理應(yīng)用的建議

　　1、提高企業(yè)對(duì)辦公自動(dòng)化的認(rèn)識(shí)，對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，保證辦公自動(dòng)化的實(shí)施

　　要使得企業(yè)員工認(rèn)識(shí)到辦公自動(dòng)化是實(shí)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化辦公、將內(nèi)外部的信息資源化、信息傳輸實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)便捷化有助于科學(xué)決策的必然選擇，是迎接信息時(shí)代巨大挑戰(zhàn)的要求，也是對(duì)企業(yè)工作模式進(jìn)行有利變革的現(xiàn)實(shí)需求。教育員工明白在當(dāng)今數(shù)字化辦公時(shí)代，辦公自動(dòng)化操作是“通用技能”，學(xué)習(xí)辦公自動(dòng)化操作是避免被時(shí)代淘汰的必要方式，促使員工轉(zhuǎn)變意識(shí)。因此，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分發(fā)揮帶頭作用，成為辦公自動(dòng)化的推行者，率先應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行辦公，成為員工的表率。首先，需要抓好企業(yè)辦公室主任、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)者、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理維護(hù)人員以及文檔管理人員的培訓(xùn)工作，以此確保實(shí)現(xiàn)全員培訓(xùn)的目的。其次，通過(guò)對(duì)辦公自動(dòng)化的培訓(xùn)和對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用知識(shí)的強(qiáng)化，實(shí)現(xiàn)員工熟練掌握辦公自動(dòng)化操作技術(shù)，并逐漸將員工掌握的技術(shù)制度化，轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)管理制度之一，將掌握的技術(shù)當(dāng)成員工的一種工作習(xí)慣和生活方式，最終做到企業(yè)每一位員工熟知辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相關(guān)技能。另外，領(lǐng)導(dǎo)者還應(yīng)積極鼓勵(lì)和指導(dǎo)員工應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，以保證員工能正確使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來(lái)處理業(yè)務(wù)，避免企業(yè)大量投入的人力、財(cái)力建立起來(lái)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)成為

　　2、強(qiáng)化制度管理，對(duì)自動(dòng)化辦公的行為進(jìn)行規(guī)范

　　強(qiáng)化制度管理，要求企業(yè)在應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)應(yīng)建立起系統(tǒng)軟件運(yùn)行相關(guān)的制度和規(guī)定，并嚴(yán)格執(zhí)行。以明確對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用、管理和維護(hù)的責(zé)任劃分，并明確界定各類(lèi)信息發(fā)布的運(yùn)行模塊，建立和完善辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行工作處理中的每一個(gè)環(huán)節(jié)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)。

　　3、注意辦公自動(dòng)化系統(tǒng)軟件應(yīng)用的技術(shù)問(wèn)題

　　辦公自動(dòng)化系統(tǒng)軟件的應(yīng)用主要有連接、溝通、協(xié)同和監(jiān)控等環(huán)節(jié)。在連接環(huán)節(jié)，需要注意將企業(yè)分散的局域網(wǎng)和機(jī)關(guān)處室的計(jì)算機(jī)進(jìn)行連接，以形成虛擬辦公的網(wǎng)絡(luò);在溝通環(huán)節(jié)，則需注意借助辦公自動(dòng)化系統(tǒng)構(gòu)建在線(xiàn)交流和信息提醒的功能;在協(xié)同環(huán)節(jié)，需要系統(tǒng)軟件支持修改痕跡的顯示;在監(jiān)控環(huán)節(jié)，需注意系統(tǒng)能夠?qū)k公事項(xiàng)處理過(guò)程和結(jié)果進(jìn)行跟蹤管理并及時(shí)反饋處理信息等。

　　隨著辦公自動(dòng)化在企業(yè)管理中的應(yīng)用和進(jìn)一步發(fā)展，當(dāng)前辦公自動(dòng)化逐步向以強(qiáng)調(diào)知識(shí)管理為核心的方向。因此，各企業(yè)應(yīng)加快辦公自動(dòng)化在企業(yè)管理中應(yīng)用的步伐，結(jié)合迅速發(fā)展的IT技術(shù)通過(guò)辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)，以為企業(yè)和社會(huì)各界提供更加先進(jìn)的信息收集、查詢(xún)等服務(wù)。