OA辦公系統(tǒng)在貿易行業(yè)協(xié)同管理解決方案

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貿易行業(yè)協(xié)同管理解決方案
外貿企業(yè)主要通過Email的方式與客戶及潛在客戶進行業(yè)務聯(lián)系。由于一般Email系統(tǒng)的客戶端都是相對獨立的，
業(yè)務郵件都分散在各業(yè)務員的Email系統(tǒng)中，客戶資源的統(tǒng)一管理、Email的監(jiān)督、審批、歸檔管理是使外貿企業(yè)
頭疼的問題。
貿易企業(yè)在管理中面臨的挑戰(zhàn)
面臨的挑戰(zhàn)
大量來往郵件無法有效整理和分析，詢價和報價歷史信息沒有統(tǒng)一管理。
僅靠OUTLOOK無法做到按客戶、聯(lián)系人甚至按項目、報價、合同、服務請求分別歸檔，浪費客戶資源。
通過參會，外貿推廣獲取的大量詢盤和客戶資料缺乏有效和持續(xù)的跟蹤和挖掘，造成商業(yè)機會的流失 。
業(yè)務逐年增長，報價、訂單流程通過email發(fā)送卻缺乏有效合理的內部控制手段，業(yè)務風險不言而喻。
歷史沉淀下許多有用的銷售數(shù)據卻不能利用為決策參考信息，為下一年的產品開發(fā)和經營方向參考。
人員流失造成客戶資源流失和新員工接手原有工作的緩慢，有用的銷售經驗不能有效的內部傳遞。
從外貿行業(yè)日常業(yè)務的角度出發(fā)，分別對采購、倉庫、銷售、售后幾個方面進行管理。
流程應用 – 客戶寄樣申請流程
協(xié)同OA辦公系統(tǒng)根據外貿客戶的需求，生產廠家完成樣品后，業(yè)務員需要通過申請將樣品寄給客戶。
填寫時輸入樣品信息，并且在右側可了解不同階段樣品的管理制度。
外貿銷售 – 訂單管理
在客戶確認報價后，將報價轉為訂單，而銷售訂單在核價通過后即可下生產訂單。
外貿銷售 – 單證管理
泛普OA軟件對外貿業(yè)務中涉及的所有資金單據、商業(yè)單據、貨運單據、商檢單證等進行統(tǒng)一記錄與管理。
外貿銷售 – 客戶服務
在外貿銷售中，與客戶的聯(lián)系記錄是非常重要的，同時處理來自售后的投訴及退貨事宜。
外貿銷售 – 客戶卡片
在添加客戶信息時，會根據不同的客戶類型自動歸入樹形結構中，同時將不同的流程數(shù)據通過卡片形式進行關聯(lián)。
外貿銷售 – 客戶卡片
通過卡片可實時掌握一個客戶的訂單情況、聯(lián)系情況、投訴情況及退貨情況。
外貿銷售 – 電子郵件
外貿企業(yè)通常以電子郵件的形式與客戶進行交流，在系統(tǒng)中也保留了該功能，可在瀏覽客戶卡片時，通過右鍵即可
發(fā)起郵件。
外貿銷售 – 業(yè)務跟進
對每日的客戶跟進情況進行實時統(tǒng)計，不同的狀態(tài)表示當前客戶的跟進階段，同時對已下單的客戶進行標注。
報表 – 合同收款情況
通過對合同付款流程中的付款金額分析，統(tǒng)計處各類合同的收款情況。
報表 – 銷售情況總體分析
從銷售訂單流程、銷售出庫流程、客戶聯(lián)系記錄等數(shù)據中統(tǒng)計出月度下單量、出庫量及客戶客戶滿意度等信息，
供公司決策層參考。
報表 – 業(yè)務員銷售情況
OA協(xié)同辦公系統(tǒng)對公司里每一位銷售人員業(yè)績進行跟蹤，便于領導實時掌握。
任務管理
相關責任人每天都會對任務工作進行反饋，領導便可及時了解到該信息化建設事宜的推進進展情況。
工作微博
在員工之間搭建起了一個溝通平臺，具有隨時隨地、簡單易用的特點，便于領導能及時掌握下屬的工作狀態(tài)。
協(xié)作區(qū)
為了加強員工之間的業(yè)務知識分享，辦公OA可以開設各種跟業(yè)務相關的協(xié)作區(qū)，使員工有更多的渠道吸收好的經驗，
在不斷學習和探討中提升自身的業(yè)務能力。