電商協(xié)同辦公系統(tǒng)

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 　　想必電商企業(yè)是和信息化打交道最多的行業(yè)吧，從做一家淘寶店下載淘寶助理、旺旺開(kāi)始，注定要使用各種增加訂單，提高管理效率的軟件，今天，通過(guò)我們的親身經(jīng)歷，來(lái)與大家一起分享，我們?cè)陔娚虆f(xié)同辦公中使用的心得。

　　和大多數(shù)電商企業(yè)一樣，最早做淘寶的時(shí)候，一人盯多人用，什么軟件不軟件的，先有訂單再說(shuō)，可隨著業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，對(duì)于運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)的要求越來(lái)越高，特別淘寶商城改名天貓后，其運(yùn)營(yíng)門(mén)檻的提高，必須擁有一支流程化作業(yè)的隊(duì)伍才行，所以，部門(mén)建設(shè)就開(kāi)始，設(shè)計(jì)策劃部，客服部，運(yùn)營(yíng)推廣部，物流倉(cāng)儲(chǔ)部，人事部，財(cái)務(wù)部，這些是最基本的組織機(jī)構(gòu)框架。

　　所有部門(mén)都在一個(gè)辦公室，剛開(kāi)始，業(yè)務(wù)不忙的時(shí)候，由運(yùn)營(yíng)推廣部門(mén)拿出一個(gè)活動(dòng)計(jì)劃，策劃部門(mén)收到大概要求后把頁(yè)面設(shè)計(jì)出來(lái)，傳到服務(wù)器后，頁(yè)面更新完畢，因?yàn)樵谝粋€(gè)辦公區(qū)域內(nèi)，客服和物流相關(guān)人員，用耳朵隨便聽(tīng)一下，大概就知道自己應(yīng)如何處理了，一個(gè)活動(dòng)結(jié)束，又一個(gè)活動(dòng)，就這樣在，大概3個(gè)月時(shí)間出了問(wèn)題。

　　一、電商企業(yè)的主要問(wèn)題

　　1.運(yùn)營(yíng)推廣部總是臨時(shí)出活動(dòng)計(jì)劃，經(jīng)常打亂策劃部的正常工作

　　2.策劃部經(jīng)常出現(xiàn)頁(yè)面和產(chǎn)品信息錯(cuò)誤，訂單白白損失后才彌補(bǔ)

　　3.客服部的售后問(wèn)題比售前問(wèn)題多，客戶(hù)投訴比表?yè)P(yáng)多，嚴(yán)重時(shí)出現(xiàn)惡意敲詐

　　4.物流部門(mén)要么沒(méi)貨，要么積壓很多貨，要么訂單出錯(cuò)，要么來(lái)不及出貨

　　這些表面的問(wèn)題，其實(shí)在我看來(lái)，都蘊(yùn)藏著巨大的危機(jī)，問(wèn)題不是某員工的責(zé)任心的問(wèn)題，而是整個(gè)業(yè)務(wù)流程缺乏有機(jī)的協(xié)同處理能力，怎么辦，整個(gè)團(tuán)隊(duì)中，有上手3年多經(jīng)驗(yàn)豐富的員工，有剛出大學(xué)校門(mén)的畢業(yè)生，上下10多號(hào)人，必須開(kāi)始糾正習(xí)慣，糾正不良的工作習(xí)慣。

　　二、溝通成為協(xié)同辦公的開(kāi)始

　　雖然同在一個(gè)辦公室，說(shuō)并不等于通知，知道并不等于明白，所以，開(kāi)始從一個(gè)小型的活動(dòng)開(kāi)始，由相關(guān)人員參與，互相溝通工作內(nèi)容，將工作內(nèi)的各種細(xì)節(jié)從分析問(wèn)題、判斷問(wèn)題丶提出問(wèn)題、解決問(wèn)題、執(zhí)行分工，一步一步的通告起來(lái)，這樣原來(lái)以為A大聲告訴B，C應(yīng)該知道的習(xí)慣，得以改善。

　　三、紙張化協(xié)同辦公

　　先從圍繞整個(gè)業(yè)務(wù)核心部門(mén)開(kāi)始-策劃部，由策劃部形業(yè)務(wù)交織的焦點(diǎn)，先強(qiáng)烈要求策劃部執(zhí)行任務(wù)派單開(kāi)始，一切落實(shí)紙面文字、時(shí)間、內(nèi)容、要求、關(guān)聯(lián)部門(mén)，都需要清楚的寫(xiě)在任務(wù)單中，并在傳遞的過(guò)程中，中間環(huán)節(jié)由電商總監(jiān)負(fù)責(zé)簽字確認(rèn)，做到“沒(méi)有任務(wù)單，一個(gè)圖片都不做”的嚴(yán)格程度，這樣過(guò)程持續(xù)1個(gè)多月時(shí)間，大家的通曉能力提升上來(lái)，業(yè)務(wù)效率明顯提高，但隨著訂單量和活動(dòng)量的不斷攀升，這樣的工作效率明顯滯后(特別注明：我們做的進(jìn)口食品，在淘寶、天貓、京東、一號(hào)店、亞馬遜丶當(dāng)當(dāng)丶蘇寧丶國(guó)美丶糯米團(tuán)丶大眾點(diǎn)評(píng)網(wǎng)丶順豐優(yōu)選丶交通銀行網(wǎng)上商城等國(guó)內(nèi)一流電商平臺(tái)全面開(kāi)店)

　　四、初級(jí)協(xié)同辦公系統(tǒng)

　　紙張辦公的弊端，想必大家都由體會(huì)，我不再重復(fù)。人手一臺(tái)電腦，均保證24小時(shí)聯(lián)網(wǎng)，網(wǎng)絡(luò)這么發(fā)達(dá)，要通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)處理業(yè)務(wù)事項(xiàng)，發(fā)現(xiàn)淘寶也沒(méi)相關(guān)內(nèi)部辦公的系統(tǒng)，網(wǎng)上大部分OA系統(tǒng)過(guò)于繁瑣，不適用，從先試用的角度，我們發(fā)現(xiàn)“網(wǎng)聚寶”內(nèi)部協(xié)同辦公系統(tǒng)挺好，就像上微薄一樣方便，互相可以簡(jiǎn)單通信，并提醒對(duì)方，添加文件也很方便，廣播相關(guān)人員也是及時(shí)到達(dá)，又沒(méi)什么臃腫的機(jī)構(gòu)設(shè)置，同時(shí)手機(jī)客戶(hù)端的功能也能實(shí)現(xiàn)，歷史記錄可以長(zhǎng)期保存，這樣就滿(mǎn)足了我們從紙張到網(wǎng)上的習(xí)慣過(guò)度。

　　五、協(xié)同辦公系統(tǒng)-電商流程解決方案

　　內(nèi)部的電商流程越來(lái)越清晰，從采購(gòu)訂貨到活動(dòng)促銷(xiāo)，再到訂單統(tǒng)計(jì)分析，整個(gè)流程，部門(mén)間的工作內(nèi)容十分具體，如何將各自工作內(nèi)容優(yōu)化管理方式，就必須借助既有一定管理思想，但又不能被“綁架”和“服從”式的管理方式所束縛，這點(diǎn)，我們到目前為止一直使用的“班牛”OA，就為我們提供了解決之道。

　　該系統(tǒng)軟件基于阿里云云平臺(tái)，保證了我們網(wǎng)上辦公的基本條件，其次，組織結(jié)構(gòu)由我們自由去劃分和制定，便于修訂和完善，另外內(nèi)部的辦公應(yīng)用，像通知，考勤，備忘提醒，這些基本功能，正是目前瑣碎的需求，完全適用，主要，通過(guò)與大家分享2個(gè)主要應(yīng)用，一是主線，二式審批。

　　主線：

　　我們白話(huà)通俗點(diǎn)就是多部門(mén)長(zhǎng)時(shí)間完成的一件工作，比如雙十一大促，這項(xiàng)部門(mén)，免不了牽扯所有部門(mén)聯(lián)動(dòng)和各項(xiàng)工作內(nèi)容協(xié)調(diào)，并在執(zhí)行中，分前期籌備，中期執(zhí)行，后期監(jiān)督的過(guò)程，建立一個(gè)主線即為確定一件大事，相關(guān)人員有權(quán)限方可加入，使得項(xiàng)目有了一定的保密措施，再就是工作得到共享化，運(yùn)營(yíng)部門(mén)不用去問(wèn)策劃部的圖片有沒(méi)有做好，進(jìn)度通告會(huì)再主線內(nèi)體現(xiàn)，物流部門(mén)的某件商品斷貨，全部參與人員統(tǒng)統(tǒng)知曉，這樣就可以做到不用經(jīng)常開(kāi)會(huì)溝通，節(jié)省了時(shí)間，最關(guān)健的就是對(duì)于電商總監(jiān)把握全局提供了一個(gè)非常詳細(xì)的作戰(zhàn)執(zhí)行戰(zhàn)略圖出來(lái)，清晰明了，實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)都能知曉，這對(duì)于電商流程化梳理非常有用。

　　審批：

　　所有內(nèi)部工作中，牽連工作進(jìn)度的就屬于審批，通過(guò)網(wǎng)聚寶，一方面做到權(quán)利下方，一方面，做到網(wǎng)上審批，由于設(shè)置成了自由審批流程，完全一件獨(dú)立事件，就相關(guān)部門(mén)流轉(zhuǎn)即可，比如，原來(lái)的員工請(qǐng)假，先寫(xiě)請(qǐng)假條，然后部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字，總監(jiān)簽字，人事簽字，總經(jīng)理簽字，非常繁瑣又不合理，現(xiàn)在的請(qǐng)假，直接將請(qǐng)假條轉(zhuǎn)向部門(mén)負(fù)責(zé)人，由部門(mén)負(fù)責(zé)人流轉(zhuǎn)至人事部即可，人事在下發(fā)就很隨意了，這樣不僅審批簡(jiǎn)單，同時(shí)效率提高。這其中的審批流程用請(qǐng)假做案例說(shuō)明，日常中得每月的直通車(chē)廣告申請(qǐng)，鉆石展位費(fèi)用審批，特價(jià)促銷(xiāo)廣告等等事務(wù)，均一個(gè)道理，總之適合正在提升管理水平的中小企業(yè)。

　　以上就是我們對(duì)電商協(xié)同辦公的使用心得，一個(gè)企業(yè)，要想發(fā)展的快又穩(wěn)，內(nèi)部的管理機(jī)制的建設(shè)非常重要，都希望將內(nèi)部管理用信息化，軟件化管理起來(lái)，其實(shí)背后的執(zhí)行難度，可想而知，我個(gè)人覺(jué)得，企業(yè)的協(xié)同辦公幫助企業(yè)提升管理效率，工具的選擇很重要，一旦習(xí)慣建立的改善都基于這個(gè)平臺(tái)，輕易不要更換，比工具更重要的就是管理的意識(shí)和思想，如果想建立內(nèi)部協(xié)同辦公體系，一把手一定要親自參與，否則，執(zhí)行力度大打折扣，其次就是堅(jiān)持，我們用一年時(shí)間得以改善，不知道貴公司要花多少時(shí)間。