會(huì)議管理：告別文山文海與領(lǐng)導(dǎo)脫口秀 上

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前言：開會(huì)是現(xiàn)代人群體溝通最主要的形式。核查工作時(shí)間分配的詳細(xì)記錄不難發(fā)覺，主管們的緊俏的資源大部分是用在人際的協(xié)調(diào)溝通上，尤以開各類會(huì)議占去了最大份額。開會(huì)必然會(huì)涉及到很多利益相關(guān)者，但不是每個(gè)利益相關(guān)者都能夠很好地從會(huì)議中得到應(yīng)有的價(jià)值。因此，中國人對(duì)開會(huì)，特別是目標(biāo)不明、過程混淆、結(jié)論懸空的會(huì)議，常常是又害怕煩膩又無可奈何。
    有效率的決策者并不多見，而輕閑的管理者更少。可以毫不夸張地說：“企業(yè)中80%的開會(huì)時(shí)間是浪費(fèi)掉的”。筆者看到太多企業(yè)會(huì)議雜亂、效率低下，實(shí)在令人心痛。在相當(dāng)多的企業(yè)，其會(huì)議的效率正好與開會(huì)時(shí)間成反比，即會(huì)議時(shí)間越長效率越低。應(yīng)該三言兩語、講清要求或注意事項(xiàng)就能結(jié)束的會(huì)議，也有人能天馬行空地扯上二小時(shí)。本來三分鐘應(yīng)該講清楚的內(nèi)容，他也可以侃上半小時(shí)。往往說者信口開河，聽者心猿意馬。會(huì)議效率之低，到了企業(yè)員工“聽說開會(huì)就頭疼”的地步。如何改變這種狀況呢？我還是那句老話：加強(qiáng)會(huì)議管理！
    不知是小時(shí)候電視看得太多，還是從前“計(jì)劃經(jīng)濟(jì)”時(shí)留下的“遺毒”太深，現(xiàn)在的很多民營企業(yè)的管理者看上去幾乎與“省委書記”無二，十分有“領(lǐng)導(dǎo)派頭”，說話必打官腔，言必談“開會(huì)”。誠然，“開會(huì)”是在任何一種組織中落實(shí)“管理”工作的重要形式之一，不可或缺。但如果事物僅僅停留在“會(huì)”開了沒有，而不是“事兒”辦了沒有的程度的話，那么“會(huì)議”本身就僅僅流于了形式，成了為“開會(huì)”而“開的會(huì)”，“開會(huì)”這件事兒就會(huì)成為一種在民營企業(yè)中極為可笑的“官僚主義”的典型象征（盡管在事業(yè)機(jī)關(guān)中這樣的事情司空見慣，但人家那是吃的“皇糧”，有國家養(yǎng)著呢，而你是民企，你的“食兒”得自個(gè)兒“掙”，千萬別搞錯(cuò)了角色）。
    當(dāng)然，也許每個(gè)人都幻想著自己擁有一個(gè)“夢(mèng)幻般的團(tuán)隊(duì)”，做事兒刷刷刷，利索得不行——遇到問題趕緊開會(huì)，會(huì)開完了弟兄們立馬兒行動(dòng)，齊心協(xié)力，三下五除二就把事兒漂亮地辦了，根本不需要你操心——多爽！這種執(zhí)行力不是蓋的！問題是，你是否擁有這樣的“夢(mèng)之隊(duì)”？恐怕絕大部分時(shí)候讓你郁悶甚至痛苦的事兒是——甭管你開了多少會(huì)，基本上說的都是“重復(fù)”的話，講的都是“重復(fù)”的事兒——意味著你的“會(huì)”開得極沒效率，開了也等于白開，因?yàn)槭裁词聝憾紱]解決，什么事兒都沒辦成。也就是說，你這就叫為了“開會(huì)”而“開的會(huì)”，或者也可以稱之為典型的“官僚主義”——甭管事兒干沒干成，反正“會(huì)”我開了，“事兒”我布置了（意味著我已經(jīng)盡到了自己的職責(zé)），沒干成是“他們”的事兒，和“我”無關(guān)。
    您是否每天包裹于無數(shù)會(huì)議之中，常常分身乏術(shù)？您的公司是否因?yàn)闀?huì)議效率低下還在錯(cuò)失良機(jī)？面臨這樣的處境，您是否找到了破解的好方法？一個(gè)又一個(gè)無效的會(huì)議正在上演，無論是經(jīng)理人還是其他團(tuán)隊(duì)成員，大家都在漫長而無效的會(huì)議中飽受折磨！經(jīng)常會(huì)有人批評(píng)我們的“文山文海”現(xiàn)象，據(jù)一些學(xué)者測(cè)算，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議的時(shí)間占工作時(shí)間的1/5～1/3。如何減少會(huì)議、提高會(huì)議效率成為共同的呼聲。無效的會(huì)議不僅浪費(fèi)了有限而寶貴的時(shí)間資源，而且大大降低了組織的效率，是團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力的敵人。經(jīng)理人身為團(tuán)隊(duì)的管理者，他的會(huì)議管理能力直接決定著會(huì)議的成效。因此，經(jīng)理人必須成為一名優(yōu)秀的會(huì)議管理者。
    談到精簡會(huì)議的話題，政府部門似乎最有發(fā)言權(quán)。“文山會(huì)海”早已經(jīng)是個(gè)老話題，甚至有民謠曰：“管理就是收費(fèi)，干部就是開會(huì)”，可見大家對(duì)政府部門會(huì)議多、領(lǐng)導(dǎo)干部整天忙開會(huì)的負(fù)面印象之深。到底政府部門會(huì)議有多少呢？可以看一則新聞報(bào)道：往年的3月份，機(jī)關(guān)干部忙“跑會(huì)”那是常有的事——各個(gè)領(lǐng)域前一年的總結(jié)表彰大會(huì)、新一年的工作部署大會(huì)，基本上都集中在這個(gè)月份召開，再加上各種各樣的常規(guī)會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議，會(huì)議之多，不可勝數(shù)。有時(shí)，一天開四五個(gè)會(huì)，一個(gè)會(huì)開兩三個(gè)小時(shí)，那也不是啥稀罕事。只是個(gè)中滋味只有自己知道罷了?？上驳氖?，近年來從國家到省市區(qū)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部都開始關(guān)注精簡會(huì)議的話題，并且開始遵循“先梳理、后治理”的思路，采用多種方法來切實(shí)有效地精簡會(huì)議。下面還是回到我們的企業(yè)話題來。
    一般我們的企業(yè)所需要開的會(huì)議類型也比較多：如每周生產(chǎn)例會(huì)、每周客戶服務(wù)例會(huì)、每月銷售會(huì)議、以及董事會(huì)例行會(huì)議等常規(guī)性會(huì)議，也要舉行圍繞某一個(gè)工作事件、處理某幾項(xiàng)事情的臨時(shí)會(huì)議。然而，企管專家譚小芳老師卻在調(diào)研和培訓(xùn)中看到——無論是季度營銷會(huì)議還是年終的總結(jié)大會(huì)，現(xiàn)在越來越受到各級(jí)人員的抵制。拿他們的話講：領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言、優(yōu)秀員工發(fā)言、頒獎(jiǎng)、吃飯……不僅毫無新意、毫無實(shí)質(zhì)意義，而且對(duì)這些在市場過慣了優(yōu)哉游哉生活的營銷人來說更是一種煎熬。
    我想，會(huì)議管理效率低下的主要原因是：企業(yè)常常需要開會(huì)，在會(huì)議中討論企業(yè)的發(fā)展問題，但是如果會(huì)議管理不當(dāng)，會(huì)造成大量的無效會(huì)議，僅僅只溝通了思想，但卻產(chǎn)生不了實(shí)質(zhì)性作用。70%的會(huì)議是無效會(huì)議，會(huì)議中70%的時(shí)間是無效時(shí)間。正確的會(huì)議目的應(yīng)該是：交流信息、解決問題和作出決策，而失敗會(huì)議的目的被歪曲為：開會(huì)只是例行公事；開會(huì)成為領(lǐng)導(dǎo)或是部門負(fù)責(zé)人展示權(quán)威的手段；開會(huì)成為領(lǐng)導(dǎo)的脫口秀。

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