員工滿意度調查十二步下

第六步：確認最終問卷并且測試，即如何防止調查不能正常開展杜絕意外？
    在這一步的開始部分，首先是確定問卷，這里并不是簡單地檢查問卷的措辭，正確的邏輯跳轉、問題順序以及問題的格式。
    當問卷確認后，如果是紙張的問卷，去安排排版印刷；如果是網上問卷，就會通過專業(yè)的問卷設計系統(tǒng)來生成網頁問卷。
    當網頁問卷設計完成后，需要做內部的測試來確保問卷能夠正常進行并且可以生產正確的數據文件。
    第七步：向公司內部宣傳員工滿意度調查，即：如何引起內部員工的高度重視積極參與？
    應該像對待公司產品和服務那樣的態(tài)度一樣來對待員工滿意度調查。必須保證調查的高質量，讓每個相關的人員都了解到調查的重要性，這里要討論這方面的這做法。正如其他的推廣活動一樣，需要注意到以下幾個方面發(fā)事情：
    決定推廣的目標受眾；
    創(chuàng)建產品或服務的意識；
    傳遞產品或服務的益處；
    讓員工知道如何去獲得產品或服務；
    在開始以前，需要制定某個人負責這個調查過程的溝通，通常是按照項目來做的。
    員工滿意度調查需要推廣的受眾事實上包括兩類人：員工和員工的管理者。
    讓員工了解調查的原因是顯而易見的，但是經理也是必要的目標受眾。他們的支持是保證員工滿意度調查項目實施的必要保證。一個經理可以提高或者降低他所負責的員工的回復率。
    調查邀請發(fā)出前的2-3周內，應當讓員工意識到調查的意義：
    1、與經理溝通，強調調查的重要意義和保密性；
    2、經理與公司的中層管理者再進行溝通；
    3、通過最有效率的溝通途徑向員工傳播調查的信息。
    所有經理都應當立即召開所屬員工會議向他們通報調查的流程。
    在調查實施前的溝通期間，包括與員工的溝通，下面的要點應該強調：
    1、回復的重要性；
    2、調查過程和數據的保密和匿名性；
    3、調查結果將如何分發(fā)給所有員工；
    調查的信息將如何使用。
    第八步：邀請員工參加調查，即：調查前的注意事項有哪些？
    發(fā)給員工的調查邀請可以通過電子郵件或者張貼備忘錄的形式，主要傳遞以下信息：
    1、要發(fā)生什么；
    2、為什么要發(fā)生；
    3、調查是匿名和保密的；
    4、調查結果怎樣使用；
    5、調查需要花多少時間來完成；
    6、給出截止日期；
    7、感謝員工花費時間來參與；
    8、告訴員工調查可以在工作時間內完成；
    9、參加調查的人員可能有機會得到抽獎的機會。
    為了能提高問卷回復率，邀請應該以公司最高管理者的名義發(fā)出，最好能有總經理的簽名。
    第九步：解釋調查的結果，即：如何分析調查結果？
    調查可以產生多少數據是令人驚奇的。每個矩陣的問題都可能有多個答案，每個答案都會與平均分數去比較，還需要根據不同的人群進行細分，為每個群體生成獨立的報告。這些數據首先需要通過正確的圖表和統(tǒng)計方法轉換成信息。然后數據必須被正確地解釋。不同的分析人員可能會做出不同的分析結果。比如：
    1、強項和弱項分析。在這一步驟中，查看問卷內的強項和弱項，若每個問題選項和一組內其他問題的比較；不同問卷之間的強弱比較如某個調查結果與行業(yè)內其他相同公司調查結果的比較。這種比較既可以基于每個獨立問題進行，也可以基于一組問題平均的基礎上進行。
    2、查找顯著點。典型地、一般的明顯不同的方面將會在簡單分析中出現(xiàn)。例如當發(fā)現(xiàn)團隊合作的分數很低時，通?？梢园l(fā)現(xiàn)是內部溝通的問題做得不好，這些顯著特點可以提供發(fā)現(xiàn)公司內部存在問題的線索。
    3、杠桿分析（Leverage Analysis）。有限的公司資源要求公司能夠快速地確認哪些領域對員工是最重要的。杠桿分析提供了一種選擇重要性領域的方法，通過計算每個領域的基于底線的杠桿—總的滿意，通過quadrant分析確定的優(yōu)先目標，分析出是哪些符合這兩個標準的領域：第一、它們需要改進；第二、并且他們的改進將會強烈地提高總體滿意分數的底線。
    查看每兩個屬性之間的統(tǒng)計關系來測量總體滿意分數。哪些高放大性質的屬性將對總體滿意分數有更強的影響力。通過畫出杠桿分數和重要性分數分別作為坐標軸的X和Y，就可以很容易地看出哪些屬性是需要立即注意的。
    第十步：分享調查結果，即：如何向員工公布調查結果？
    在第一時間分享調查結果是非常重要，因為：一是如果想通過員工滿意度調查來全面改善公司的生產力，就必須讓每個人知道公司的總體情況和員工個人對公司的影響力；二是員工應該知道其花費時間所填寫的問卷是非常有價值的。
    每個公司都有它自己的信息發(fā)布渠道，在一些情況下，特別是調查結果顯示公司內部溝通存在問題時，原有的發(fā)布渠道需要一定的調整，以便調查結果能夠暢通地傳遞到每個員工。分享調查結果的原則有：
    1、誠實。公司必須公正地發(fā)布調查結果，既要包括調查結果的有利方面，也要公布調查結果中的不利問題。員工看到隱藏在背后的潛在問題，將思考如何來改進目前情況。
    2、及時。越早公布越好，公司就能越快提出改進計劃并實施。
    3、區(qū)別對待。向不同層次的員工公布不同的調查報告。高管需要從公司整體了解和掌握調查的信息，中層需要了解不同部門之間的比較以及部門內部的詳細信息。
    4、討論下一步計劃。當調查結果公布以后，讓所有員工了解下一步將采取怎樣的行動來改進調查中發(fā)現(xiàn)的問題。
    5、保密。不要公布可能引起員工感到自己個人信息泄漏的內容。
    公布結果應該考慮到的問題：
    1、在調查完成之前就開始制定信息發(fā)布計劃；
    2、項目實施者應當向高管簡要介紹調查項目；
    3、高管應當把調查結果與部門長分享。總體結果在高層會議上分享，個人結果通過一對一方式溝通；
    4、部門長與部門內分享部門內部的調查結果；
    5、應當在每次演示會上強調調查的主要發(fā)現(xiàn)，詳細的調查結果也應該展示出來；
    6、盡可能用最好的溝通媒介給員工展示總的調查結果比如多媒體會議、e-mail、Intranet或者新聞發(fā)布會。
    7、在所有的溝通會議上，確保溝通是雙向的，鼓勵員工隨時提出問題。
    第十一步：根據調查結果采取改進行動，即：如何將調查中的問題予以改進？
    調查結果已經出來，那么將對調查數據如何做？提高員工滿意度的改進措施是什么？怎樣確認調查中發(fā)現(xiàn)的重要問題？一旦重要問題被確認，最有效的改進方法是什么？這些就是下一步應該必須做的行動計劃。
    第十二步：什么時候需要重復員工滿意度調查？
    員工滿意度調查多少時間實施一次？一般說來，一項員工滿意度調查項目在四周左右出總結報告，公司需要2-3個月的時間進行改進9個月的時間可以看到改進的結果。所以公司12個月做一次員工滿意度調查是比較科學的，相對大公司而言18個月一次則理想。如果時間太久導致的結果就是：一方面改進的效果看不到，或者中間有改進可是沒有及時評估導致回到老樣子；另一方面參與調研的人會對項目感到沒勁，不能夠集中目標，所得出的結果也就不準確。