項目管理知識:項目采購管理4

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　　12．2．1 詢價計劃輸入(input to solicitation planning)
　　 1. 采購管理計劃。采購管理計劃在12.1.3.1部分討論

　　 2. 工作明細表（在12.1.3.2討論）

　　 .3 其他計劃輸出。其他計劃輸出（參見12.1.1.5），當(dāng)它們被考慮為采購計劃的一部分時，它們有可能被修改，當(dāng)它們被認為是詢價的一部分時，也可能再被修改。特別指出，詢價計劃應(yīng)與項目進度十分協(xié)調(diào)。

　　12．2．2 詢價計劃的工具和方法(tools and techniques for solicitation planning)
　　1． 標(biāo)準表格（standard forms）。標(biāo)準表格可包括標(biāo)準合同(standard contracts)、標(biāo)準采購項目說明(standard descriptions of procurement items)、全部或部分標(biāo)準投標(biāo)文件(standardized versions of all or part of the needed bid documents)（見12.2.3.1）。進行大量采購的組織應(yīng)使大部分單證文件標(biāo)準化。

　　 2． 專家意見。專家意見在12.1.2.2部分討論。

　　 12．2．3 詢價計劃的輸出（outputs from solicitation planning）
　　1． 采購單證文件（procurement documents）。采購單證文件被用來引誘潛在的賣方提出建議（proposals）。術(shù)語"標(biāo)書"（bid）和"報價單"(quotation)一般用在渠道選擇采用價格導(dǎo)向(price-driven)時候（如商業(yè)采購）。至于術(shù)語"意見"（proposal）一般用在技術(shù)或方法（technical skill or approach）等非資金因素(non-financial consideration)最重要的時候（如購買專業(yè)服務(wù)）。然而這些術(shù)語經(jīng)常在使用中互換，因而不要想當(dāng)然的認為術(shù)語按其暗含的意思使用。不同采購單證文件的通用名稱包括：投標(biāo)邀請函（invitation for bid）、意見請求書（request for proposal）、報價單請求書（request for quotation）、磋商邀請函（invitation for negotiation）和合同方回函（contractor initial response）等。
　　
　　采購單證文件應(yīng)使用合理的結(jié)構(gòu)，這樣做能促進從賣方得到明確和完整的答復(fù)。采購單證文件應(yīng)包括相關(guān)的工作明細表，對賣方答復(fù)形式的規(guī)定和必要的合同條款（例如格式合同，不得泄露商業(yè)秘密條款）。

　　 采購單證文件部分或全部內(nèi)容的結(jié)構(gòu)要符合法令，特別是政府機構(gòu)的合同。采購單證文件應(yīng)要有足夠的嚴謹以確保賣方的答復(fù)準確完整。但也要有一定夠的彈性從而允許賣方提出滿足需求的更好的建議。

　　 2． 評估標(biāo)準（evaluation of criteria）。評估標(biāo)準用以給建議評價和打分。標(biāo)準可是主觀的（例如，項目經(jīng)理應(yīng)具有項目管理專業(yè)證書）或客觀的（例如項目經(jīng)理應(yīng)具有管理相似項目的經(jīng)驗）評估標(biāo)準往往是采購單證文件的一部分。

　　 如果采購項目已經(jīng)存在于一些可接受的渠道中，評估標(biāo)準可限于采購價格（采購價格包括采購項目的成本和采購費用）。如采購項目還不存在，那么應(yīng)制定其他標(biāo)準以形成一個完整的評價制度。例如：
　　 對需求的理解--可由賣方建議看出。
　　 總周期成本或生命周期成本（overall or life cycle cost）--選出的賣方是否能生產(chǎn)出最低成本（采購成本加上經(jīng)營成本）？
　　 技術(shù)水平(technical capability)--賣方是否具有，或是否有理由相信賣方得獲得需要的技術(shù)和知識？
　　 管理方式(management approach)--賣方擁有，或有理由相信賣方擁有一套確保項目成功的管理程序？
　　 資金(financial capacity)--賣方是否擁有，或是否有理由相信賣方獲得所需資金。

　　3． 工作明細表的修訂(statement of work updates)。工作明細表在12.1.3.2部分討論。一份或多份工作明細表的修訂應(yīng)在詢價計劃期間確定。